EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración
comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta
disciplina, correctamente.
En
su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la
administración en acción, o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan
y forman un proceso integral.
Cuando se administra
cualquier empresa, existen dos
fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la
mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de
estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para
este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración
en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo
manejar el organismo social.
ADMINISTRACION
Dinámica
|
Planeación |
Organización |
Dirección |
Control |
|
- ¿Qué es lo que
se quiere hacer? - ¿Qué se va a
hacer? |
- ¿Cómo se
va a hacer? |
- Verificar
que se haga |
- ¿Cómo se
ha hecho? |
Metas establecidas de la
organización
La
administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de
otras disciplinas.
Administración:
Universalidad.
Existe en cualquier
grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en
una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento
deportivo, etc.
Valor instrumental.
Dado
que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un
medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener
determinados resultados.
Unidad
temporal. Aunque para fines
didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo,
esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso
dinámico en el que todas sus partes existen
simultáneamente.
Amplitud del
ejercicio. Se aplica en todos los
niveles o subsistemas de una organización formal.
Especificidad.
Aunque la
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico. es
decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha
sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.
Interdisciplinariedad.
La
administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la
eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad.
Los
principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican. La rigidez en la administración es
inoperante.
Su
Importancia.
CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA
ADMINISTRACIÓN
La
administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con
diversas ciencias y técnicas.
Ciencias
sociales
Son
aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los
fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social,
relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales
como:
Sociología.
Ciencia que estudia el
fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos de los
principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología
industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio
sobre la estructura social de la empresa, sociogramas,
etc.
Psicología. Estudia los fenómenos
de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. La psicología
industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo.
Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones
humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal,
pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de
motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de
orientación, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho.
Es el
conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina
delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los
derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los
principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se
desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en
las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin
de poder manejar adecuadamente la empresa.
Economía. Ciencia que estudia
las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y
consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la
administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado,
mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos,
etc.
Antropología.
Es la
ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el
comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc.,
influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de
conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro
de las organizaciones.
Ciencias
exactas
Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente
demostrables:
Matemáticas. No existe una
definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes
avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y
control. sus aportaciones más importantes se encuentran
en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones,
estadística, etc.
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CIENCIAS
SOCIALES |
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Derecho |
Economía |
Psicología |
Sociología |
Antropología | ||
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CIENCIAS
EXACTAS |
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Matemáticas |
EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la
organización.
Un
proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la
administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes,
sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas
actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que
desean.
PLANIFICACIÓN
Planificar
implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones,
y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas.
La
planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes para coordinar las
actividades.
Se
ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe
hacerse?).
La
planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza
el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para
controlar.
Da
dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a
donde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo,
pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en
equipos.
Sin la
planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos
encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera
eficiente.
Los
planes presentan los objetivos de la organización y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Además son guía
para:
- Que la organización consiga y dedique
los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las
actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtención de los
objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser
insatisfactorio.
El primer
paso para planificar es seleccionar las metas de la organización. A continuación
se establecen metas para cada una de las subunidades
de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las
metas de manera sistemática.
Las
relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
etc.
Los
planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la
organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez
años.
Planes
estratégicos y operativos
Los planes que tienen
aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la
empresa y buscan Posicionar a la organización en términos de su entorno
son
llamados planes
estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo serán
logrados
los planes generales se denominan planes
operativos.
Se han identificado tres
diferencias entre los planes estratégicos y los
operativos.
Marco
Temporal: Corto
Plazo
(menos de 1 año) y Largo Plazo
(Más allá de 5 años)
Especificidad:
Específicos
(claramente
definidos), Direccional (flexibles, establecen guías
generales).
Frecuencia
de uso: Uso único (son generados para una
situación Única), Permanente
(planes continuos para actividades repetidas)
Objetivos
Son
los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras.
Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el
cual los logros pueden ser medidos.
Estableciendo
OBJETIVOS
Tipos
de objetivos requeridos
Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la
compañía.
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a largo
plazo.
ORGANIZACIÓN
El significado de este
concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a)
Partes y funciones diversas:
ningún
organismo tiene partes idénticas, ni de igual
funcionamiento.
b)
Unidad funcional: esas diversas, con
todo tienen un fin común o identico.
c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin,
cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en
vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a
una teología específica.
Nosotros
la definimos: "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".
Organizar
es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar
las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes
estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben
adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseño organizacional.
La
organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y
estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes
futuros.
a)
La
organización se refiere a estructurar quizás la parte más tipica de los elementos que corresponden a mecánica
administrativa.
b) Por lo mismo, se
refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y
actividades".
c)
Por
idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están
por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o
remoto.
d)
La
organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el
sentido de qué puesto y no cuál persona.
Su
importancia
1. La organización, por
ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus
últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser
una empresa.
2.
Tan
grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho
perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración,
dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara
lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es
inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3.
Tiene
también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos
teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y
los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de
dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
DIRECCIÓN
Es
el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de
lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones.
Se
trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado.
Existen dos estratos para obtener éstos resultados:
a)
En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer
"ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser
productivas.
b) En
el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en
cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no
ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este
consiste precisamente en dirigir.
Dirigir
implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con
ellos.
Los
gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr
el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización.
Los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo.
CONTROL
Se puede definir como
el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como
fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los
gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades
estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad
si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se
han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un
sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera
que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que
determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el
logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su
organización, mejor será el sistema de control.
El
gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta
de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas
de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del
desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no
se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques
diferentes par diseñar sistemas de control: de mercado, burocrático y de
clan.
El
control de mercado es un enfoque
par controlar que se centra en el empleo de mecanismos de mercado externos, como
la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para
establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea
generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma están
claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de
mercado.
El control burocrático se
concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos,
procedimientos y políticas administrativas.
El control de clan, el
comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones,
rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son
compartidos.
El control es
importante, por que es el enclace final en la cadena
funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los
gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué
sí o por qué no.
Este proceso permite que la
organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.
Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del
proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la
práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados
mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.
BIBLIOGRAFIA
STONER J.,
WANKEL C. Administración. Prentice-Hall. México,
1990.
Elaboró: Reyes Cano
Liz de Montserrat
