A empresa tem obrigação de elaborar a folha de pagamento aos segurados a seu serviço. Deve contabilizar,discriminadamente, os valores descontados e pagos a título de contribuição à Seguridade Social.
Os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações devidas à Seguridade Social devem ser guardados por 10 anos para efeito de fiscalização. Os benefícios reembolsados pela empresa devem também ser guardados pelo mesmo prazo.
São dispensados da escrituração contábil o pequeno comerciante, a microempresa, a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a legislação do imposto de renda (§ 7º do art. 47 do Decreto nº 612 não mais faz essa exigência ilegal.
Na falta de prova regular e formalizada, o montante dos salários pagos pela execução de obra de construção civil pode ser obtido mediante cálculo da mão-de-obra empregada, proporcional à área construída e ao padrão de execução da obra, de acordo com critérios estabelecidos pelo INSS, cabendo ao proprietário, dono da obra, incorporador, condômino da unidade imobiliária ou empresa co-responsável o ônus da prova em contrário.
As empresas devem fornecer ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados cópia da guia de recolhimento das contribuições devidas à seguridade social arrecadas pelo INSS. Nesse conceito de empresa inclui-se a cooperativa, a associação ou entidade de qualquer natureza ou finalidade, a missão diplomática e a repartição consular de carreira estrangeira. Na hipótese de a empresa possuir mais de uma unidade, os sindicatos terão acesso apenas às guias referentes ás unidades situadas em sua base territorial.
O art. 10 do Decreto nº 1.197, de 14-7-1994, obriga as empresas a enviarem até o dia 10 de cada mês cópia da GRPS ao sindicato. Tendo a empresa mais de um estabelecimento, com bases geográficas diversas, deverá ser encaminhada ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre os empregados de cada unidade. A empresa que recolher mais de uma GRPS deverá encaminhar todas as guias.
Ficam as empresas obrigadas, igualmente, a afixar cópia da GRPS no quadro de horário dos empregados (art. 4º da Lei nº 8.870/94), por um período de 1 mês (art. 11 do Decreto nº 1.197/94, com a redação do Decreto nº 1.843/96).
É facultada aos sindicatos a apresentação de denúncia contra a empresa, junto ao INSS, no caso de:
A improcedência da denúncia feita pelo sindicato importará na suspensão de direito do sindicato ao fornecimento das informações anteriormente mencionadas pelo prazo de: