Las universidades virtuales, debido a las características propias de la educación no presencial, necesitan de una organización peculiar. Al igual que cualquier otra organización educativa, la universidad virtual debe gestionar tanto los procesos que afectan a los estudiantes (gestión académica) como los que afectan a la docencia (gestión docente). Pero la forma de hacerlo será diferente. Además, las organizaciones no presenciales, según cual sea su modelo pedagógico, deberán gestionar también la producción o edición de materiales educativos.

La gestión de las organizaciones virtuales deberá actuar en función de los siguiente parámetros:

No Presencialidad

Según lo expuesto anteriormente, la organización virtual deberá definir en qué ámbito de actuación de los cuatro expuestos en el cuadro de coincidencia espacio y tiempo actúa. Una universidad que actúe en la no coincidencia en el espacio ni en el tiempo condiciona su modelo organizativo. De ahí la importancia de definir el modelo de actuación y de organizar y gestionar en consecuencia.

Transversalidad

Es importante que exista un nivel de transversalidad en la gestión

de toda la universidad virtual o de cualquier organización virtual. La virtualidad facilita los procesos transversales y los optimiza. Lo que es válido para una carrera, para un grupo de personas, puede ser válido también para otros muchos. Tener en cuenta este principio y trabajarlo de forma coherente con el modelo educativo ayuda a homogeneizar o a armonizar todos los procesos de gestión, tanto académica como docente. Esta transversalidad, además, favorece el trabajo multidisciplinar entre las diferentes áreas o ámbitos de actuación.

Cohesión

Los procesos de gestión deben actuar de forma sistémica en el marco de la organización. Los procesos deben ser coherentes entre sí y de esta forma garantizar la cohesión organizativa de toda la universidad u organización.

Globalidad

No se gestiona únicamente desde una perspectiva (estudiante, profesor, organización, etc.) si no que la organización virtual permite y favorece los procesos de gestión global, desde todas las perspectivas. Un mismo proceso organizativo puede - debe - ser afrontado desde diversas perspectivas según quienes sean sus usuarios, pero el resultado será siempre un proceso global.

Las funciones básicas de la organización educativa virtual, a grandes rasgos, pueden ser las siguientes:

Planificación Curricular

Organización de los aprendizajes que se imparten así como las metodologías a usar. Materiales educativos: diseño formativo y producción de materiales educativos adecuados a la tipología de estudiantes y coherente con el modelo educativo de la organización.

Comunicación

Facilitar todos los procesos de comunicación multidireccionales entre todos los miembros de la comunidad educativa.

Información

Facilitar los procesos de información institucional.

Apoyo

Organizar los diferentes apoyos al estudiante, al profesorado, a los autores de materiales educativos, etc.

Evaluación

Potenciar y facilitar los procesos institucionales de evaluación.

Está claro que no existe una única forma de organizar una institución educativa, ni convencional ni virtual, pero sí que parece evidente que el modelo organizativo que se adopte para la gestión y administración tiene claras consecuencias en el funcionamiento de la organización y por tanto, en el facilitar o no el logro de sus objetivos. De ahí la importancia de organizar a partir del modelo educativo, es decir, de situar la gestión al servicio de la aplicación del sistema educativo.

Por tanto, la organización de la universidad virtual debe fundamentarse en:

Un modelo pedagógico elaborado para dar respuesta a las necesidades de aprendizaje de los estudiantes. Este modelo debe ser integrado y debe pautar toda la dinámica organizativa de la institución. Una estructura académica que permita la gestión integrada de los recursos y que garantice la transversalidad de las acciones educativas. Una organización de servicios que permita la realización, la producción y la distribución de las acciones formativas propias de la institución.