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des matières de ce site è LOIS
NOTARIALES
L'auteur
fait de son mieux pour vous renseigner : pardonnez-lui ses erreurs et
surtout avertissez-le ! leon.dochy@skynet.be
Site mis à jour le
17 novembre 2007:
Les blogs dits
" notariaux" ont été supprimés
sauf celui
rénové et complété en novembre 2007 è
" CODES DE DEONTOLOGIE ET DISCIPLINE
NOTARIALE :
Doctrine, jurisprudence et textes légaux "
CHAPITRE 1. UNION EUROPEENNE + BIBLIOGRAPHIE + JURISPRUDENCE
+ Accès à la
législation notariale è 23 mai 2007
Voyez ci-après
des arrêts "récents" de la Cour de Cassation et du Conseil d 'Etat ( avec accès au texte
intégral ! )
UNION EUROPENNE:
|
SENAT : Séance plénière
du 9 novembre 2006: Demande d’explications de M.Jan Steverlynck à la
vice-première ministre et ministre de la Justice sur «l’accès de non-Belges à la
profession de notaire» (nº3-1882) |
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Mme Els Van Weert,
secrétaire d’État au Développement durable et à l’Économie sociale, adjointe
au ministre du Budget et des Entreprises publiques.
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La Commission
européenne a décidé, le 12octobre dernier, d’adresser des avertissements
motivés à plusieurs États membres, parmi lesquels la Belgique. La Commission
reproche en effet à la Belgique de réserver l’accès et l’exercice de la
profession de notaire à ses propres ressortissants. |
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|
La Commission reproche
en effet à la Belgique de réserver l’accès et l’exercice de la profession de
notaire à ses propres ressortissants. |
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|
La Commission estime
que cette condition de nationalité est contraire à la liberté d’établissement
qui est prévue par le Traité des Communautés européennes et que cette
condition n’est pas justifiée en vertu de l’article45 du traité qui permet
des restrictions à la liberté d’établissement et à la libre prestation de
services pour les activités participant même à titre occasionnel à l’exercice
de l’autorité publique. |
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La Belgique dispose de
deux mois pour réagir à cet avertissement motivé. Passé ce délai, la
Commission pourra entamer une procédure devant la Cour européenne de Justice. |
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Au total, 16 États
membres sur 25 sont concernés par cette mise en demeure, parmi lesquels
l’Autriche, la France, l’Allemagne, la Grèce le Luxembourg et les Pays-Bas. |
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J’ai rencontré à ce
sujet les représentants de la Chambre nationale des notaires et de la
Fédération royale du notariat belge. En accord avec ces instances, je suis
favorable au maintien de la condition de nationalité pour l’exercice de la profession
de notaire. |
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Conformément à
l’article45 du Traité, la profession de notaire, telle qu’elle est organisée
en Belgique, participe directement à l’exercice de l’autorité publique. |
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Ainsi que le prévoit
l’article1er de loi de ventôse an
XI, les notaires sont des fonctionnaires publics établis pour recevoir tous
les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le
caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique. |
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La loi établit très
clairement que le notaire participe effectivement à l’exercice de l’autorité
publique. Le notaire est désigné par le Roi est exerce en cette qualité,
comme d’autres fonctionnaires, un mandat dans le cadre statutaire qui lui est
imposé par la loi. Conformément à l’article10 de la Constitution, l’exercice
de l’autorité publique est réservé aux citoyens belges. |
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En outre, les diverses
missions confiées par le Code judiciaire aux notaires en qualité
d’auxiliaires de la Justice constituent un argument sérieux permettant de
conclure que le notaire participe à l’exercice de l’autorité publique. |
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Le notaire peut
également rendre une convention exécutoire. Les parties peuvent en demander
l’exécution forcée sans devoir passer par un juge, simplement parce que la
convention a été passée devant notaire. C’est également un élément
fondamental lié à l’exercice de l’autorité publique. |
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Il n’est pas question
ici de juger la qualité des diplômes étrangers mais bien de constater que la
conception et l’exercice de la profession de notaire diffèrent fortement d’un
pays à l’autre. Selon la conception belge, il s’agit d’une profession
étroitement liée à l’exercice de l’autorité publique et qui fait donc partie
des exceptions visées à l’article45 du Traité. |
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Tel est le point de vue
que je défendrai, comme d’autres États membres, dans la réponse à
l’avertissement motivé de la Commission. Celle-ci devra alors décider de
saisir ou non la Cour de Justice. |
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17
MAI 2006 : La Commission engage le dialogue sur la
création d'un marché intérieur du crédit hypothécaire
La Commission
européenne a engagé le dialogue entre le secteur du crédit hypothécaire et les
associations de consommateurs en vue de créer un marché européen intégré du
crédit hypothécaire dans l'intérêt des consommateurs. Ce dialogue a pour but de
parvenir à un consensus sur de grandes mesures de protection des consommateurs.
5 SEPTEMBRE 2005
IP/05/1089
Concurrence: la Commission presse les États
membres d’intensifier leurs efforts en vue d’ouvrir les professions libérales
à la concurrence : La Commission réaffirme son engagement
en faveur d’une réforme à grande échelle des professions libérales.
|
23
FEVRIER 2005
La Commission européenne
lance un débat
public sur les successions transnationales
"
Toutefois, la plupart des successions se règlent de manière non contentieuse,
parfois avec le concours d’autorités publiques ou de certaines professions
juridiques. Le Livre vert s’interroge enfin sur d’éventuelles règles de
compétence concernant ces autorités et professions."
BIBLIOGRAPHIE –
JURISPRUDENCE " RECENTE " :
Nouveau site – ET
agréable à consulter ! ) du Conseil d 'Etat ( septembre 2007):
Tous les arrêts
concernant les notaires http://www.raadvst-consetat.be/?lang=fr&page=caselaw_analyse_fr129
Accès général
inchangé :
http://www.raadvst-consetat.be/
FR ( 14 ARRETS
" NOTAIRE " +- 2005 +- 2007 ) : AUCUNE PERTINENCE GARANTIE !
BLOG è http://conseildetatnotaires.blogspot.com/
NL
( 23 arresten
" NOTARIS " +- 2005 +-2007 )
De Notarius
: André Michielsens, Président de la Chambre nationale : LES STAGIAIRES ET DES
MAITRES DE STAGE. De courts extraits de ses commentaires : " Personnellement,
je crois qu’il faut laisser un
stagiaire travailler de manière autonome… Les stagiaires peuvent à présent choisir entre le statut d’employé et celui
d’indépendant et beaucoup d’entre eux
opte pour ce dernier…Travailler quatre jours par semaine, un jour pour étudier.
Thibaut DENOTTE, LES COMITES D'AVIS DES NOTAIRES, à lire dans le n° d 'avril 2003 p.190 à 217
de la Revue du notariat belge. Extrait de sa conclusion: " de lege
ferenda réserver l'intervention des comités d'avis à la seule procédure de
nomination de notaires titulaires…"
R. DE VALKENEER, PRECIS DU NOTARIAT, Brussel, Bruylant, 2002, 436 p.
Du compte rendu de Carl De
Busscher dans le Rechtskundig Weekblad du
1er mars 2003.
" … Het boek is derhalve belangwekkend voor
eenieder die zich wenst in te lichten inzake de nieuwe voorwaarden voor toegang
tot het notarisambt en inzake de nieuwe diverse wettelijke vormen van
uitoefening van het notarisberoep, bijvoorbeeld al of met in associatie met een
andere notaris of met een kandidaat-notaris… ".
Ludo CORNELIS et
Maria BEERENS, à propos de la responsabilité du notaire
en matière d'information et ce après la modification de loi de ventôse,
dans le n° de juin 2003, de la Revue
du notariat belge : il y a maintenant une base légale facilitant la mise en
cause du notaire de par la jurisprudence de la Cour de Cassation…. etc.
NOTARIAAT n°5/6 de 2003 : Rutger VAN BOVEN, " De vrije
beroepsbeoefenaar en de professionele vennootschap "
" L'exercice d'une profession libérale et la société
professionnelle"
LOI
DE VENTÔSE précédé de l'accès à
la législation notariale
IMPORTANT: Ce qui suit
provient de CHRONO
è http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/index.reflex?page=chrono
Une recherche via Chrono
vous donne le dernier texte coordonné disponible même ultérieurement à la
dernière mise à jour du présent site au présent site…Si
entretemps le texte n'était plus en vigueur cela vous sera renseigné à
l'ouverture !
Date Moniteur
du + page
Sur le site du C.F. vous
avez accès à Loi
organique " actuelle " du
notariat belge
14 /11/2006 (
M.B.28/11/2006 ) Arrêté royal portant approbation des règles
applicables à la négociation
par les notaires de ventes amiables ou judiciaires de biens immeubles è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2006-11-28&numac=2006009918
Loi du 10 juillet 2006 (
M.B. 7/09/2006 ) relative à la procédure par voie électronique
Art. 38. A l'article 91 de la loi du 25 ventôse an
XI portant organisation du notariat, ajouté par la loi du 4 mai 1999, sont
apportées les modifications suivantes :
1° l'alinéa 1er est complété par un 12°,
rédigé comme suit :« 12° d'établir une liste électronique des notaires titulaires,
associés et suppléants et de veiller à sa mise à jour permanente. Sauf preuve
contraire, en cas de discordance, les mentions de cette liste l'emportent sur
celles qui figurent sur les actes de procédure.
Cette liste est publique. Le Roi détermine les modalités de création, de
conservation et de consultation de celle-ci, après avis du comité de gestion et
comité de surveillance, visés respectivement aux articles 15 et 22 de la loi du
10 août 2005 instituant un système d'information Phenix. »;
2° un alinéa 2 est inséré, rédigé comme suit :« La Chambre nationale est
autorisée à collecter auprès des seuls notaires titulaires, associés et
suppléants, leur numéro de registre national, afin de permettre la vérification
de leur identité au sein du système d'information Phénix. »
Entrée en vigueur le Roi fixe la date d'entrée en vigueur de chacune des
dispositions de la présente loi... au plus tard le 1er janvier 2009.
La LOI-PROGRAMME du 27 décembre 2004 ( M.B. du 31/12/2004 ) modifie la loi du 16 mars 1803 contenant
l’organisation du notariat
Exposé des motifs:
matériellement l’empreinte du cachet sur un
document électronique, comme le prévoit l’article 27 de la loi
contenant organisation du notariat. Le cachet a pour but d’appuyer
l’authenticité de la signature du notaire.
Dans
le cas d’une signature électronique, l’authenticité de la signature est établie
d’une manière différente si bien que le cachet est dans ce cas en fait superflu
et qu’il ne faut dès lors pas rechercher de solution au problème de
l’impossibilité d’apposer matériellement le cachet. Une expédition est
traditionnellement constituée d’une copie conforme de l’acte lui-même et de
toutes les pièces jointes. Il n’est par contre techniquement pas évident
d’intégrer systématiquement ces pièces
jointes à une expédition électronique. Cela pourrait à tout le moins
occasionner des problèmes de traitement si les pièces jointes sont annexées «
sous forme photographique » à l’expédition électronique. Par ailleurs, ces
pièces jointes n’ont pas toujours une influence directe sur le contenu de
l’acte (procurations, attestations, etc.). Pour éviter d’être confronté à des
obstacles techniques, il est prévu de limiter l’expédition au seul acte sans
les pièces jointes dans les cas où cela est possible. On pourrait alors
considérer qu’il s’agit en fait d’une expédition littérale limitée au seul
acte, mais dans ce cas, l’introduction de la technique de l’expédition électronique
nécessiterait des aménagements dans différentes législations. Il est dès lors
préférable de résoudre le problème typiquement lié à l’expédition électronique
à l’intérieur de la loi contenant organisation du notariat. Par souci d’une
information aussi complète que possible, il est recommandé de signaler dans
l’expédition l’existence de pièces jointes.
L'article 25 de la
loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, modifié par la loi
du 4 mai 1999, est complété par les alinéas suivants : » Les expéditions ou les grosses peuvent
porter une signature électronique avancée, conformément à l'article 4, § 4, de
la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique
pour les signatures électroniques et les services de certification. Dans ce
cas, l'empreinte du cachet visé à l'article 27 n'est pas requise. Sauf
disposition expresse contraire contenue dans une autre loi, l'expédition
revêtue de la signature visée à l'alinéa 3 ne doit pas s'assortir des pièces
jointes à la minute, à condition que soit précisé au bas de cette expédition
les pièces jointes à la minute. En pareil cas, l'expédition ou la grosse ne
doit pas s'assortir de la copie visée à l'alinéa 2. ».
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Vous avez ici accès facile aux lois ci-après publiés au
M.B. du 1er octobre 1999 ) via CHRONO " principe : à jour "
* à la loi du 4 MAI 1999
(M.B. 01/10/1999) modifiant la
loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat.
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=1999050403
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=1999050403
* à la loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant
organisation du notariat, par les art.38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112.
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
CHAPITRE 3. CHAMBRE
NATIONALE :
1. Directive PUBLICITE ( y compris : Site
internet ) votée le 24 janvier 2006 ( M.B. 25/07/2006)
2. Composition du Comité de Direction (:
voir e-notariat)
Lire AR 1er
juillet 2006 (M.B.25/07/2006) èRèglement
publicité et communication ( juillet 2006)
Adresser
aux Chambres des recommandations pratiques concernant l’usage de la publicité
par les études notariales.
Confirmer
le principe général énoncé à l’art. 8 du Règlement pour la publicité et la
communication.
« Art. 8. Toute information concernant le notaire,
la localisation et l’accessibilité de
l’étude indiquée sur papier à entête, tout avis,
toute publicité pour des ventes publiques ou toute autre communication faite,
via les médias ou non, doit rester limité à ce qui est strictement nécessaire
pour la prestation des services offerts par le notaire. »
Les
précédents articles du règlement ont déjà longuement traité de l’impératif pour
le notaire, officier public, de ne pas faire de la publicité pour sa personne.
Il a également toujours été précisé que l’officier public s’adresse au public
avec sobriété.
Au stade actuel, la réflexion s’est principalement portée sur la forme et le contenu du papier à en-tête et sur les sites Internet.
Ce qui suit est une
directive complémentaire au « Règlement pour la publicité et la communication »
approuvé par l’Assemblé générale de la Chambre Nationale du 18 octobre 2005.
Directive concernant
certaines formes de publicité
Art. 1. Papier à
en-tête et autres imprimés
a) Utilisation de logos.
Il faut privilégier l’utilisation des logos
notariaux les plus courants, à savoir le nouveau logo du notariat ou le sceau de
l’Etat. Tout autre graphisme doit faire preuve de sobriété.
b) Notaire et société de notaires Le nom du
notaire ou de l’association ne peut être
accompagné que de la mention du titre de
notaire, de notaire associé et éventuellement de médiateur agréé, de notaire
honoraire et de candidat notaire. La
mention de tous les autres titres et diplômes n’est pas autorisée. Les données relatives à la société sont
mentionnées avec discrétion.
c) les collaborateurs
·
la mention du nom et du diplôme universitaire (licencié
ou master en droit ou en notariat) sur le papier à en-tête est autorisée, à
l’exclusion de tout autre titre ;
·
pour les autres collaborateurs notariaux, leur nom
ne peut apparaître dans les données permanentes du papier à en-tête, mais
il est permis de mentionner le nom du collaborateur qui gère le dossier
concerné, avec éventuellement mention de sa fonction, d’un numéro de téléphone
direct et d’une adresse e-mail.
d) site Internet du notaire La mention du site
Internet du notaire est également autorisée.
Pour
tous les imprimés on évitera toute exubérance dans l’emploi des couleurs et de
la composition. En cas d’exercice de la
profession sous forme de société, les données relatives à la société figureront
de préférence au bas de la première page.
L’accent
est mis sur la fonction du notaire, et le fait qu’il exerce sa profession sous
la forme d’une société ne constitue pas une plus-value pour la clientèle.
D’une
manière générale le courrier et toute information imprimée doivent être clairs
et contribuer à l’information du client.
Les sites Internet individuels ou collectifs sont
autorisés, pour autant qu’ils répondent aux normes ciaprès et sous réserve des adaptations
ou modifications qui pourraient être ultérieurement apportées par la Chambre
nationale.
Photos du notaire et des collaborateurs : possibilité d’utiliser la couleur ; format carte d’identité ; pas de photo de groupe
Photo de l’immeuble (vues extérieures uniquement)
Mention du titre : uniquement notaire, médiateur agréé, candidatnotaire, notaire honoraire, licencié ou master en droit ou en notariat et collaborateur notarial
Lien avec les FAQ (« Frequently Asked Questions ») et les données du NR et du CF
Lien avec Notarimmo (pour les biens mis en vente par l’étude)
Lien avec des sites notariaux régionaux
Plan de ville
Liste des biens immobiliers mis en vente par l’étude Ni les données visibles ni les données invisibles (metadata) ne pourront permettre d’accéder à la mention de spécialités ou de prestations propres à l’étude.
Les Conseils communautaires devront soumettre à
l’approbation préalable de la Chambre nationale toutes modifications
significatives de leur site Internet.
Ils se conformeront toujours en tous points aux
directives actuelles et futures prises par la Chambre nationale.
Le notaire qui désire ouvrir un site autre que
celui proposé par les Conseils communautaires doit obtenir préalablement
l’autorisation de sa chambre provinciale.
Dans le cadre de l’appréciation qu’elles feront des futurs
développements, la Chambre nationale comme les Chambres provinciales auront
toujours en vue l’objectif suivant: informer les clients à l’aide d’un support
moderne et compatible avec la fonction publique du notaire. En ce qui concerne les sites notariaux
individuels, toutes informations concernant le rôle du notaire, sa fonction,
ses missions, ses attributions, sa rémunération ainsi que tous renseignements
d’ordre général ou fiscal, devront renvoyer aux sites institutionnels par des
liens hypertextes. Les offres de
services (en-ligne) via ces sites sont interdites.
Commentaire:
. L’utilisation
de sites Internet est donc autorisée mais en même temps réglementée afin
d’éviter tous débordements. Tant les sites personnels que les sites organisés
collectivement devront s’aligner sur les normes prescrites dans le présent
article. Les sites existants devront se conformer à cette norme et
éventuellement être adaptés dans un délai raisonnable.
Les
notaires qui souhaitent disposer d’un site Internet pour leur étude sans devoir
faire de gros investissements sont invités à se joindre à l’initiative du CF et
du NR afin de bénéficier de l’aide de ces institutions.
Voir e-notariat …
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
A.
OMBUDSMAN, Qualité des actes, etc.
B.
CADRE REGLEMENTAIRE GENERAL RELATIF AUX REGLES DE LA PRATIQUE NOTARIALE
A.
NOVEMBRE 2005 : Service d’ombudsman pour les clients insatisfaits, contrôle de qualité des actes et continuité en cas de cession d’une étude notariale
A consulter sur le site du C.F. : http://www.notaire.be/communique_presse_2005.11.30.htm
|
29/06/05
CHAMBRE
NATIONALE DES NOTAIRES Cadre
réglementaire général relatif aux règles de la pratique notariale (Texte
adapté aux décisions de l’assemblée générale du 24 octobre 2000) (Modifications
adaptées aux décisions de l’assemblée générale du 26 avril 2005) Consultez le texte à cette date du 26 avril 2005 è
https://www.e-notariat.be/stat/BASES/externalStatic/Algemeen_reglementair_kader.pdf |
|
01/07/2006 |
R |
Arrêté
royal du 1er juillet 2006 portant approbation du règlement (de la Chambre nationale des notaires du 18 octobre 2005)
pour la publicité et la communication
|
25/07/2006 |
36458 |
|
21/09/2005 |
R |
Arrêté
royal du 21 septembre 2005 portant approbation du code de déontologie établi
par la Chambre nationale des notaires
|
03/11/2005 |
47389 |
|
09/03/2003 |
R |
Arrêté
royal du 9 mars 2003 portant approbation des règlements de la Chambre nationale des notaires pour l'organisation de
la comptabilité notariale et pour le contrôle de la comptabilité
|
01/04/2003 |
16311 |
|
29/12/1999 |
R |
Arrêté
royal du 29 décembre 1999 déterminant les règles de l'organisation et du
fonctionnement de la Chambre nationale
des notaires
|
31/12/1999 |
50377 |
11 MARS 2003 – M.B.
17/03/2003. -Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information.
è http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2003031132
Cette loi ne s'applique pas : 3° aux activités
|
suivantes des services
de la société de l'information : a) les activités de notaire dans la mesure où elles comportent une participation
directe et spécifique à l'exercice de l'autorité publique; |
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è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
Textes légaux sur le sujet è http://www.bcn-not.be/fr/textes_legaux_notaire.php
Cette étude de Philippe
VAN EECKHOUTE a été publiée dans le n° 16 / Waardebepaling
bij overname notariskantoor 2001 de l'Institut des Experts-comptables et des
conseillers fiscaux, dont le site est
http://www.iec-iab.be/fra/ , et vous
trouverez cette étude à
http://www.iec-iab.be/fra/publicaties_info_accountancy.aspx?id=884
TEXTE LEGAL :
10 AOUT 2001. –
M.B. 18/08/2001. - Arrêté royal relatif à l'indemnité de reprise d'une étude
notariale .
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2001081038 CHRONO
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2001081038 CHRONO
|
30/07/2001 |
M |
Arrêté ministériel du 30 juillet 2001 relatif à la communication de l'indemnité de reprise d'une étude notariale |
18/08/2001 |
27845 |
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
è http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/pdf/Mbbs/2003/04/01/80691.pdf
TEXTE FR suivi du Texte NL, et
de même pour les nombreux TABLEAUX
ATTENTION: ce qui suit n'a de sens que si vous ne parveniez pas à
ouvrir le lien précédent…
Accès
aux TABLEAUX joints au texte du M.B.
1. allez sur le
site du M.B. http://www.moniteur.be/index_fr.htm
2.
ouvrez le site
3.
allez à la fin du texte
4.
en bas à gauche à coté de " Autre
Sommaire " mentionnez la date :
2003-04-01
5.
cliquez sur cet " Autre sommaire "
6.
allez au second document ( l'A.R. ci-dessus)
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tableaux... c'est-à-dire:
- en français : p.12 à 23, PUIS 39 à 54
- en néerlandais : p.23 à 35, PUIS 55 à 73
Attention : A défaut se spécifier
vous imprimerez toutes les pages de ce long M.B.
Article 1er. Le règlement de la Chambre nationale des notaires pour
l'organisation de la comptabilité notariale et le règlement de la Chambre
nationale des notaires pour le contrôle de la comptabilité, annexés au présent
arrêté, sont approuvés et ont force obligatoire.
Art. 2. Le plan comptable pour le notariat, annexé au règlement pour
l'organisation de la comptabilité notariale, doit être utilisé par les études
notariales au plus tard dès le début du premier exercice comptable prenant
cours après l'entrée en vigueur du présent arrêté.
Art. 3. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au
Moniteur belge .
Art. 4. Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent
arrêté.
Donné à Bruxelles, le 9 mars 2003.
Annexe A: CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règlement pour l'Organisation de la comptabilité notariale
Approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 9
octobre 2001 et modifié par l'assemblée générale du 22 octobre 2002
TITRE Ier. - Dispositions générales
CHAPITRE Ier. - Objet - Définitions
Objet
Article 1er. Ce règlement est édicté en application de l'article 91,
alinéa 1, 5° de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat
telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999. Il établit les
règles générales relatives à la comptabilité notariale et leurs modalités
d'application.
Ce règlement est applicable tant aux notaires exerçant leur profession en
personne physique qu'au sein d'une société.
Définitions
Art. 2. Pour l'application du présent règlement, il faut entendre par :
1° la loi organique: la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du
notariat telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999;
2° l'arrêté royal du 10 janvier 2002 : l'arrêté royal du 10 janvier 2002
relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un
notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires;
3° la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires, visée aux articles
90 et suivants de la loi organique;
4° la chambre des notaires : la chambre des notaires, visée à la section II du
titre III de la loi organique;
5° le notaire : le notaire exerçant la fonction, en personne physique ou en
société, soit en tant que titulaire, soit en tant que notaire associé, soit en
tant que suppléant;
6° la commission de contrôle : la commission de contrôle de la comptabilité des
notaires, visée au chapitre 2 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
7° la société : toutes les sociétés visées aux articles 50 et suivants de la
loi organique;
8° les comptes professionnels : tous les comptes, en ce compris les comptes
rubriqués, ouverts pour l'exercice de la profession dans un établissement de
crédit visé par la loi du 22 mars 1993 relative aux statuts et au contrôle des
établissements de crédit;
9° les comptes rubriqués : les comptes visés à l'article 34 alinéa 2 et 34bis
de la loi organique;
10° le plan comptable : le plan dont le modèle est annexé au présent règlement.
TITRE II. - Organisation de la comptabilité notariale
CHAPITRE Ier. - Gestion de la comptabilité notariale en général
Principes
Art. 3. Chaque notaire doit tenir une comptabilité régulière conformément aux
règles usuelles de la comptabilité en partie double et au plan comptable.
La comptabilité doit répondre au moins et à tout moment aux critères suivants :
- refléter la situation de l'étude, et notamment permettre de constater les
recettes et les dépenses de toute nature effectuées par le notaire soit à
l'occasion d'un acte ou d'une opération de son ministère soit pour compte de
clients ou de mandants;
- permettre d'arrêter immédiatement les sommes dues aux tiers tant de manière
globale qu'individuelle;
- permettre d'établir le solde disponible étant la différence entre les comptes
professionnels et les avoirs en caisse d'une part, et les sommes dues aux
clients, d'autre part;
- permettre de manière fiable et transparente le contrôle de la comptabilité.
Les programmes informatiques de tenue de la comptabilité doivent au minimum
répondre à ces critères. A défaut, la Chambre nationale des notaires pourra en
interdire leur usage. Le président de la commission de contrôle de la
comptabilité et l'expert chargé d'un contrôle de comptabilité doivent avertir
le Président de la Chambre nationale des notaires et le Président de la chambre
des notaires concernée de toute absence de conformité aux critères énoncés dans
l'alinéa qui précède qu'ils constateraient dans un programme informatique.
Distinction stricte entre les comptes
Art. 4. Le notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés
et ses comptes professionnels. Les comptes professionnels ne peuvent d'aucune
façon servir de garantie pour les crédits privés du notaire ni de base de calcul
pour la rémunération de ces comptes.
Le notaire ne peut tirer aucun avantage direct ou indirect des comptes
rubriqués dont il a la gestion, sauf le remboursement des frais liés à cette
gestion.
Ouverture d'un compte professionnel
Art. 5. Un notaire ne peut demander l'ouverture d'un compte professionnel dans
une institution financière que lorsqu'il dispose d'un engagement irrévocable,
en double exemplaire, qu'elle renonce à l'unicité des comptes et à la
compensation légale et conventionnelle tant entre les comptes privés et
professionnels du notaire qu'entre ces différents comptes professionnels.
Le notaire doit transmettre dans les quinze jours de sa réception, un original
de cet engagement, au Président de la commission de contrôle de la comptabilité.
Livres, registres et documents
Art. 6. Le notaire doit tenir les pièces comptables suivantes :
a. Un livre journal qui constate jour par jour et par ordre de date, article
par article, sans blanc, lacune, transport en marge, toutes les opérations
comptables de l'étude.
b. Un grand livre contenant tous les comptes généraux et particuliers.
c. Un registre des frais d'acte, contenant dans l'ordre chronologique des
actes, sous le nom du client, le numéro du répertoire et les frais perçus pour
chaque acte.
d. Un livre de caisse.
e. Un livre des dépôts des titres et valeurs visés à l'article 34bis de la loi
organique.
f. Un livre de l'enregistrement.
g. Un carnet de reçus délivré, à la demande et aux frais du notaire, par la
chambre des notaires dont il relève.
h. Un registre des balances trimestrielles des comptes généraux.
La tenue de tous les autres registres est facultative.
Tous ces livres, registres et documents peuvent être tenus sur des feuilles
volantes numérotées et classées chronologiquement, à l'exception des carnets de
reçus qui doivent être reliés.
Si la comptabilité est informatisée, un support écrit n'est pas obligatoire.
Toutefois, l'ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le
bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la
fin du mois qui suit l'exercice comptable.
Plan comptable à appliquer
Art. 7. Le plan comptable dont le modèle est annexé au présent règlement doit
être appliqué, par les notaires qui exercent leur activité soit en personne
physique, soit en société. Ce plan comptable reprend le nombre minimum de
comptes auxquels il ne peut être dérogé.
Toutefois le libellé des comptes prévus au plan comptable minimum normalisé
peut être adapté aux caractéristiques propres de l'activité, du patrimoine et
des produits et charges du notaire.
D'autre part, les comptes prévus au plan comptable minimum normalisé qui sont
sans objet pour un notaire ne doivent pas figurer dans son plan comptable.
Comptabilisation des comptes professionnels
Art. 8. Les mouvements des comptes professionnels doivent être intégrés en
ordre chronologique dans la comptabilité de l'étude.
Classement des pièces comptables
Art. 9. Toutes les pièces et documents comptables doivent être classés
chronologiquement. Toutefois, les pièces comptables relatives aux frais
généraux de l'étude peuvent être classées chronologiquement par catégories.
Les extraits bancaires de tous les comptes professionnels doivent être classés
chronologiquement par compte bancaire.
CHAPITRE II. - Provisions - Paiements
Provisions
Art. 10. Préalablement à la réception d'un acte, le notaire doit être
provisionné pour les frais d'actes.
Toutes les provisions, y compris les provisions pour acte de mainlevée, doivent
rester inscrites au compte du client concerné aussi longtemps que l'acte n'a
pas été réalisé.
Paiements par chèque
Art. 11. Pour tous paiements effectués au profit de l'étude ou d'un tiers, pour
un montant égal ou supérieur à 10.000 euros, les notaires sont tenus d'exiger
de leurs clients l'emploi de chèques directement émis ou certifiés par une
institution financière depuis moins de huit jours.
Le notaire doit indiquer dans toute lettre invitant un client à effectuer un
paiement égal ou supérieur à 10.000 euros que tous les paiements y mentionnés
devront être effectués au moyen d'un ou plusieurs chèques certifiés ou tirés
par une institution financière, ou émis par un notaire.
Si lors de la passation d'un acte authentique et après avoir été éclairée par
le notaire, une partie devant recevoir une somme, estime pouvoir accepter un
paiement par un chèque non garanti (c'est à dire autre qu'un chèque certifié ou
tiré par une institution financière ou émis par un notaire), il en sera fait
mention dans l'acte.
Toute somme payée en l'étude ou transférée ou versée sur un compte
professionnel pour compte d'un tiers dans le cadre d'une convention conclue
sous seing privé doit rester rubriquée sur un compte spécial au nom du notaire
détenteur de la minute jusqu'à la signature de l'acte authentique. [Toutefois,
dans le cas de cession sous seing privé à titre onéreux de biens immeubles, si
toutes les parties marquent leur accord à ce sujet, l'acompte ou la garantie
versée par le cessionnaire peuvent être rubriqués sur un compte spécial au nom
du notaire désigné par le cédant, jusqu'à la signature de l'acte authentique].
(Quatrième alinéa complété par l'assemblée générale du 22 octobre 2002).
Reçus
Art. 12. § 1er. Toutes les recettes professionnelles reçues par un
notaire donnent lieu à délivrance d'un reçu extrait du carnet visé à l'article
6 g) du présent règlement. Le notaire est dispensé d'établir et de délivrer ce
reçu pour les paiements effectués par versement ou virement à un compte
professionnel.
Les carnets doivent être utilisés dans l'ordre de leur numérotation, à
commencer par le carnet portant le numéro le moins élevé de l'année la plus
ancienne. Plusieurs carnets peuvent cependant être utilisés simultanément si
l'organisation du travail peut en être facilitée, à condition de ne pas
s'écarter plus qu'il n'est nécessaire de l'ordre fixé à l'alinéa qui précède.
§ 2. Le notaire doit exiger un reçu pour toutes sommes qu'il remet à un client,
sauf si le paiement a été effectué au moyen d'un chèque nominatif, d'un
virement ou d'un versement.
CHAPITRE III. - Individualisation
Dépôts
Art. 13. Pour individualiser un compte où figurent les dépôts de sommes ou de
titres, le notaire est obligé d'indiquer le nom du ou des déposants.
CHAPITRE IV : Garanties
Solde disponible
Art. 14. Le notaire doit posséder un solde disponible lui permettant de faire
face immédiatement à ses obligations, tant vis-à-vis des clients que des autres
créanciers de l'étude disposant d'une créance exigible. Ce solde disponible
résulte de la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse
plafonnés à 5.000 euros, d'une part, et les sommes dues aux clients ou aux
créanciers susdits, d'autre part.
Ce solde doit au minimum s'élever à 25 euros multipliés par le nombre d'actes
reçus l'année précédente avec un minimum de 10.000 euros par étude sauf accord
écrit du Président de la commission de contrôle ou du Président de la chambre
des notaires.
Sûretés
Art. 15. Un compte professionnel ne peut être donné en garantie de quelque
nature que ce soit, à une institution financière ou à toute autre organisme ou
personne.
Ouvertures de crédit
Art. 16. Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou
du Président de la Chambre des notaires, une ouverture de crédit conclue dans
le cadre de sa profession du notaire ou une reprise d'encours d'une telle
ouverture de crédit n'est permise que pour l'acquisition d'un actif immobilisé
servant à l'organisation de l'étude. Le remboursement du capital doit se faire
de la même manière que l'amortissement de l'actif immobilisé financé par cette
ouverture de crédit ou cette reprise d'encours.
Documents à déposer trimestriellement
Art. 17. Tous les trois mois, le notaire doit établir un relevé de la situation
comptable, dont le modèle est annexé au présent règlement, ainsi qu'une balance
des comptes généraux.
Doivent être annexés au relevé de la situation comptable, outre la balance des
comptes généraux :
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués;
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.
Ces documents sont arrêtés au 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de
chaque année et seront transmis au Président de la commission de contrôle dans
le mois qui suit.
Le notaire doit parapher chaque feuille du relevé et de ses annexes, et signer
la dernière page du relevé et de la balance.
La balance doit répondre aux critères de l'article 3 du présent règlement et
indiquer que les montants figurant aux différents comptes sont ceux arrêtés
définitivement à la date de sa clôture.
CHAPITRE V. - Assurance responsabilité professionnelle
Obligation d'assurer sa responsabilité
Art. 18. Chaque notaire a l'obligation d'assurer sa responsabilité civile
professionnelle pour un montant minimum de 2.500.000 euros.
Il devra justifier de cette couverture d'assurance par la production de la
preuve de paiement des primes lors du contrôle de sa comptabilité.
CHAPITRE VI. - Association de notaires
Signature conjointe
Art. 19. Dans le cas visé à l'article 33, alinéa 2, de la loi organique, tous
les associés doivent signer conjointement les documents, formulaires et
questionnaires dont question au présent règlement.
TITRE III. - Dispositions transitoires
Comptes professionnels
Art. 20. Pour les comptes professionnels existant à la date de l'entrée en
vigueur du présent règlement, un exemplaire de l'engagement visé à l'article 5
du présent règlement devra être transmis au Président de la Commission de
contrôle de la comptabilité dans les trois mois à compter de cette date.
Ouvertures de crédit
Art. 21. L'article 16 du présent règlement n'est pas applicable aux ouvertures
de crédit en cours lors de l'entrée en vigueur du présent règlement durant une
période de trois ans à compter du premier jour du mois qui suit l'entrée en
vigueur du présent règlement. Pour ces crédits, aucune reprise d'encours n'est
autorisée.
Le notaire bénéficiant d'une ouverture de crédit visée à l'alinéa qui précède
doit mentionner dans ses relevés trimestriels si le montant du crédit figure
dans le solde disponible : dans l'affirmative, le montant du crédit devra être
déduit de ce solde.
Plan comptable
Art. 22. Par dérogation à l'article 7 du présent règlement,
le plan comptable n'est applicable qu'à compter du premier exercice comptable
de l'étude, qui commence après l'entrée en vigueur du présent règlement.
TITRE IV. - Entrée en vigueur
Principe
Art. 23. Le présent règlement entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal
contenant son approbation.
Annexe B :CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règlement pour le contrôle de la comptabilité
Approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 29
janvier 2002
TITRE Ier. - Dispositions générales
Article 1er : Objet
Ce règlement est édicté en application des articles 91, alinéa 1er,
1° et 76, 5°de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat,
telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999. Il établit les
règles générales relatives au contrôle de la comptabilité notariale et leurs
modalités d'application.
Ce règlement est applicable tant aux notaires exerçant leur profession en
personne physique qu'au sein d'une société.
Article 2 : Définitions
Pour l'application du présent règlement, il faut entendre par :
1° la loi contenant organisation du notariat: la loi du 25 ventôse an XI
contenant organisation du notariat, telle que modifiée en dernier lieu par les
lois du 4 mai 1999;
2° l'arrêté royal du 10 janvier 2002: l'arrêté royal du 10 janvier 2002 relatif
à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et
au contrôle de la comptabilité des notaires;
3° la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires, visée aux articles
90 et suivants de la loi contenant organisation du notariat;
4° la Chambre des notaires : la Chambre des notaires, visée à la section II du
titre III de la loi contenant organisation du notariat;
5° le notaire : le notaire exerçant la fonction, en personne physique ou en
société, soit en tant que titulaire, soit en tant que notaire associé, soit en
tant que suppléant;
6° la commission de contrôle : la commission de contrôle de la comptabilité des
notaires, visée au chapitre III de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
7° la société : toutes les sociétés visées aux articles 50 et suivants de la
loi contenant organisation du notariat;
8° les comptes professionnels : tous les comptes, en ce compris les comptes
rubriqués, ouverts pour l'exercice de la profession dans un établissement de
crédit visé par la loi du 22 mars 1993 relative aux statuts et au contrôle des
établissements de crédit;
9° les comptes rubriqués : les comptes visés aux articles 34, deuxième alinéa
et 34bis de la loi contenant organisation du notariat;
10° l'expert : le réviseur d'entreprises ou l'expert comptable chargé d'un
contrôle de comptabilité conformément aux articles 12 et suivants de l'arrêté
royal du 10 janvier 2002;
11° le règlement pour la comptabilité : le règlement pour l'organisation de la
comptabilité des notaires, approuvé par l'assemblée générale de la Chambre
nationale des notaires le 9 octobre 2001.
TITRE II. - Organisation du contrôle de la comptabilité
CHAPITRE Ier. - Principes
Article 3 : Contrôle sur base des pièces comptables
Le contrôle de la comptabilité des notaires s'effectue suivant les règles
fixées par l'arrêté royal du 10 janvier 2002, sur base des pièces comptables
visées à l'article 6 du règlement pour l'organisation de la comptabilité, et
des documents annexés à ce règlement.
Article 4 : Renseignements et documents complémentaires
§ 1er. L'expert peut, lors de chaque contrôle, exiger la production
de toutes les pièces comptables ou autres documents lui permettant d'exécuter
sa mission visée par l'article 15 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002.
En outre, dans le cadre du contrôle visé par l'article 21 du même arrêté royal,
le notaire doit fournir à l'expert tous les renseignements et documents
complémentaires que ce dernier juge indispensables pour l'exécution de sa
mission.
En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire, l'expert en avisera
par écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la commission de
contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
§ 2. Les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article
16 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 peuvent, dans le cadre de leur mission,
exiger la production de toutes pièces comptables ou autres documents leur
permettant d'exécuter leur mission visée à l'article 18 dudit arrêté royal.
En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire, ils en aviseront par
écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la commission de
contrôle, qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
CHAPITRE II. - Procédure pour les contrôles
Article 5 : Fixation des dates
§ 1er. Le Président de la commission de contrôle ou le membre de la
commission qu'il délègue informent par écrit le notaire, de la date à laquelle
la situation comptable de l'étude doit être arrêtée pour le prochain contrôle,
que ce contrôle ait lieu sur base de documents ou en l'étude du notaire.
Dans les quinze jours de la réception de cet écrit, le notaire adresse au
Président de la commission de contrôle, les documents visés à l'article 17 du
règlement pour l'organisation de la comptabilité, et les attestations prévues
au formulaire dont le modèle est annexé au présent règlement. Les 4ème et 5ème
alinéas dudit article 17 sont d'application.
§ 2. Le cas échéant, la date d'un contrôle en l'étude est ensuite communiquée
au notaire concerné par le Président de la commission de contrôle ou le membre
de la commission qu'il délègue. En cas d'empêchement motivé, le notaire peut
demander que le contrôle ait lieu à une autre date.
Article 6 : Indications obligatoires
§ 1er. Lorsque le contrôle est fait sur base des documents et
attestations visés à l'article 3 du présent règlement, ceux-ci sont paraphés et
signés par l'expert.
§ 2. Lorsque le contrôle est fait en l'étude, la date du contrôle figure sur
chacun des documents et formulaires.
Article 7 : Contrôle de l'application des règles relatives au Fonds notarial
Les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article 16
de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 doivent, lorsqu'ils en sont requis par le
Président de la commission de contrôle, vérifier si le notaire a appliqué les
règles relatives au Fonds notarial, institué par l'article 117 de la loi
contenant organisation du notariat.
Ils mentionnent le résultat de leurs vérifications sur un formulaire ad hoc
établi par le comité de direction de la Chambre nationale. Le Président de la
commission de contrôle fait parvenir ce formulaire au Fonds notarial.
CHAPITRE III. - Les relevés trimestriels de la situation comptable
Article 8 : Vérification
Les relevés trimestriels de la situation comptable, visés à l'article 17 du
règlement pour l'organisation de la comptabilité, font l'objet d'une
vérification effectuée par un ou plusieurs membres de la commission de
contrôle, désignés à cette fin par le Président de ladite commission.
CHAPITRE IV. - Contrôles en cas de cession d'une étude
Article 9: Contrôle avant la cession d'une étude
Lorsque, conformément à l'article 55, § 3, c) , de la loi contenant
organisation du notariat, le montant de l'indemnité de reprise d'une étude
notariale doit être déterminé, un contrôle supplémentaire de la comptabilité du
notaire cédant a lieu, selon le cas :
1° dans le mois suivant le décès, la destitution ou l'annulation de la
nomination du notaire;
2° dans le courant du deuxième mois qui précède la date à laquelle le notaire
est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l'article 2,
alinéa 1er, de la loi contenant organisation du notariat;
3° dans le mois après que la Chambre des notaires ait été avisée de l'intention
du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l'article 2, alinéa 2, de
la loi contenant organisation du notariat.
Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à
l'article 20 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 a eu lieu :
1° dans les trois mois précédant le décès, la destitution ou l'annulation de la
nomination du notaire;
2° dans le courant du cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date
à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des
dispositions de l'article 2, alinéa 1er, de la loi contentant
organisation du notariat;
3° dans les trois mois précédant la date à laquelle la Chambre des notaires a
été avisée de l'intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à
l'article 2, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat.
Article 10 : Contrôle après la prestation de serment du successeur d'un notaire
remplacé
§ 1er. Dans les cas où un notaire titulaire est remplacé, un
contrôle supplémentaire de la comptabilité du cédant a lieu dans un délai d'un
mois suivant la prestation de serment du cessionnaire.
Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à
l'article 20 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 a eu lieu dans les trois mois
précédant la prestation de serment du cessionnaire.
§ 2. Tout paiement fait par ou pour compte du cessionnaire et relatif à
l'indemnité visée à l'article 55, § 3, c) , de la loi contenant organisation du
notariat doit être effectué sur un compte spécial ouvert au nom du cédant
auprès d'un établissement visé à l'article 3, deuxième alinéa, premier tiret,
de l'arrêté royal du 10 janvier 2002, désigné par le cédant. Le cessionnaire
devra obtenir de cet établissement un engagement d'aviser par écrit la Chambre
des notaires du ressort où est située l'étude, lors de chaque paiement.
L'établissement ne pourra mettre l'avoir de ce compte à la disposition du
titulaire dudit compte que sur présentation d'une autorisation écrite de
libérer les fonds en tout ou en partie, délivrée par la Chambre des notaires du
ressort où est située l'étude.
La Chambre des notaires ne délivrera autorisation de libérer la totalité des
fonds qu'après qu'elle soit mise en possession par le cédant du certificat visé
à l'article 442bis du Code des impôts sur les revenus 1992 et après qu'elle se
soit assurée qu'il résulte d'un contrôle de la comptabilité du cédant, tel que
prévu au § 1er, que toutes les sommes exigibles qui sont dues par le
cédant ou son étude ont été payées :
- aux clients de l'étude;
- aux créanciers de l'étude;
- à l'autorité compétente du chef de droits d'enregistrement ou d'hypothèque
relatifs aux actes passés par ou pour compte du cédant;
- à l'autorité compétente du chef de toutes taxes (p.ex. T.V.A.) dues par suite
de l'activité professionnelle;
- à l'Etat belge du chef du précompte professionnel retenu sur les appointements;
- à l'Office National de Sécurité Sociale tant du chef du cédant que de son
personnel salarié.
TITRE III. - Dispositions finales
Article 11 : Adaptation des documents-modèles
Le comité de direction de la Chambre nationale peut, en cas de nécessité,
apporter des modifications aux modèles de documents relatifs au contrôle de la
comptabilité.
Article 12 : Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal du 10
janvier 2002.
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
Sous réserve du
chapitre 6…
10 JANVIER
2002 .- A.R. publié au M.B. le 12 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes,
titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au CONTROLE de la
COMPTABILITE DES NOTAIRES.
Accès facile au texte via
CHRONO
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2002011030
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2002011030
è LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
1.
Adoption par la Chambre Nationale d'un CODE
DE DEONTOLOGIE
Code de deontologie - avec commentaire: doctrine,jurisprudence…
- 2005
2.
STAGE
Nihil…
3.
Association
des notaires ( extrait de e-notariat du 12/05/05)
Deux notaires associés
peuvent-ils être désignés dans le même dossier de liquidation-partage
judiciaire, l'un comme notaire-liquidateur et l'autre comme notaire
représentant les parties défaillantes et récalcitrantes ? En l'occurrence, il
s'agit de deux notaires titulaires et un de ces notaires poursuit la
désignation de son prédécesseur conformément à l'art. 54 Loi de Ventôse.
R.: Sauf le cas particulier prévu à l'art. 9§2 de la Loi de Ventôse, pas ici d'application ) rien n'interdit pour
deux notaires associés, de se voir l'un et l'autre confié un mandat judiciaire
dans une liquidation-partage judiciaire, soit comme notaire liquidateur, soit
comme notaire représentant les parties défaillantes et récalcitrantes.
L'article 50 de la dite loi prévoit explicitement que chaque notaire associé
reste personnellement titulaire de la fonction de notaire.
Un
notaire doit recevoir un acte pour lequel une procuration a été signée en 2000
( il n'était pas encore notaire (associé).
Or dans cette procuration on a désigné deux
clercs de l'étude lesquels sont entre temps devenus notaire (les deux faisant
partie actuellement de l'association).La question est de savoir si la personne
devenue notaire associé peut ou pas représenter la personne qui a donné
procuration à l'époque.
REPONSES ( M.L. ALN 19/08/2006) :
1. Un notaire associé ne peut recevoir d’acte auquel un de ses associés est
partie… (art. 51 §7 L. ventôse).Cas où une partie résidant à l’étranger avait
désigné (par procuration devant le Consul belge à Washington) un notaire
associé de l’étude. Impossible de faire passer l’acte par un des associés donc.
Le Centre de Consultation a confirmé l’impasse. Solution: nouvelle procuration.
2. J'ai lu l'article qui est le pendant de l'article 9 mais ici le notaire
représentant n'est, sauf erreur de ma part,pas partie puisqu'il ne fait que
représenter la personne en question...la notion de partie étant définie par
'parties à l'acte instrumentaire aussi bien que celle qui sont parties à la
convention...3. MAIS: La notion de partie à l'acte concerne aussi bien les
personnes engagées dans la convention que leurs représentants !
4.La substitution de mandataire n’est pas une solution car le premier
mandataire reste partie à l’acte en ce sens (si je me souviens bien) qu’il est
toujours le représentant du mandant et continue à répondre de l’accomplissement
de son mandat à ce dernier…
CONCLUSION : soit nouvelle procuration soit prêt de ministère
4.
Chambre des Représentants :
Bulletin B127 Question et réponse B 528 du 23/01/ 2002
QUESTION p.13008 de M.
Servais Verherstraeten, CD&V au Ministre de la Justice
Conformément à l'article
52, § 1er, de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, tel
que modifié par l'article 29 de la loi du 4 mai 1999, dénommée ci-après la «loi
sur le notariat», un notaire peut exercer sa profession avec un ou plusieurs
notaires de résidence différente à condition de remplir un certain nombre de
formalités légales. Dans la loi, il a été tenu compte du fait qu'une société de
notaires peut faire faillite et, par conséquent, il a été prévu un délai de cinq ans dans lequel un notaire
peut réintégrer sa résidence originale. Le législateur a voulu ainsi
encourager les notaires à constituer des sociétés. Dans ce cadre, je
souhaiterais poser quelques questions qui concernent toutes une association
hypothétique entre un notaire A d'une commune A et un notaire B d'une commune
B, cette société étant établie dans la commune B et les notaires A et B étant
membres de l'association A-B depuis au moins cinq ans. 1. Lorsqu'il a repris
l'étude A située dans la commune A, le notaire A a payé une indemnité de
reprise conformément à l'article 55 de la loi sur le notariat. Dans le cadre de
la société constituée avec le notaire B, les éléments meubles corporels et
incorporels liés à l'organisation de l'étude ainsi que les honoraires dus pour
les expéditions et les honoraires d'exécution sont rémunérés par la cession de
parts dans la société. Les statuts de la société précisent les conditions dans
lesquelles un associé peut quitter la société ainsi que les droits et les
devoirs des anciens associés. A, qui après la fin de la société a une résidence
en surnombre dans la commune B et qui du fait de son appartenance à la société
depuis au moins cinq ans ne peut plus retourner dans la commune A, peut-il
prétendre, lorsque son successeur est nommé dans la commune B, à une indemnité,
tout comme un notaire qui a été nommé à une résidence dans la commune B et n'a
jamais participé à une société? 2. Le fait que le notaire A ait une résidence
en surnombre dans la commune B entraîne-t-il, au moment où il est admis à la
retraite, la suppression de la résidence en surnombre de telle sorte que le
notaire A ne pourra plus avoir de successeur? 3. A reste-t-il le gardien des
minutes de la résidence A (qui sont antérieures à la société) pendant les cinq
premières années de la société ayant son siège dans la commune B? 4. A
reste-t-il le gardien des mêmes minutes après ces cinq ans? 5. Le reste-t-il
même après la fin de la société A-B, ceci impliquant que le notaire A aurait
alors une résidence en surnombre dans la commune B? 6. L'article 52, § 1er,
septième alinéa, de la loi sur le notariat prévoit que ce septième alinéa ne
s'applique pas lorsque l'association a lieu entre des notaires dont la
résidence est située dans une même commune. a) Ne craignez-vous pas qu'il y ait
violation du principe d'égalité entre les sociétés situées dans les limites
d'une même commune et les sociétés situées en dehors? Si ce n'est pas le cas,
quels sont la ratio legis et le fondement objectif de cette distinction? b)
Avez-vous connaissance d'éventuelles procédures à suivre?
REPONSE NORMALE p.13600
L'article 52, § 1er,
dernier alinéa, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du
notariat, entraîne la création d'une résidence en surnombre. A l'occasion de
l'admission à la retraite du notaire A, l'avis de la chambre compétente et du
président du tribunal de première instance quant au maintien éventuel de la
résidence est demandé, conformément à l'article 31, alinéa 2, de cette loi
(comme c'est le cas pour toute résidence devenant vacante). Aux termes de ce
même alinéa, une résidence ne peut être supprimée que pour autant que les deux
avis s'expriment unanimement en ce sens. Dans le cas évoqué, il est donc
possible que le notaire A en question n'ait pas de successeur. Ceci peut
également être le cas pour tout autre notaire dès lors que le nombre de places
par arrondissement est supérieur au nombre de places fixé en application de
l'article 31, alinéa 1er, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation
du notariat, moins une. 6. a) Il me semble qu'il n'est pas porté atteinte au
principe d'égalité. Dans le cas où des notaires d'une même commune s'associent,
ils conservent tous leur résidence attribuée initialement. Si l'association,
pour quelque raison que ce soit, est dissoute après plus de 5 ans, chaque
notaire concerné peut reprendre sans autres formalités le cours de ses
affaires. Lorsqu'une association de notaires de différentes communes est
dissoute après plus de 5 ans, pour quelque raison que ce soit, le notaire qui a
transféré son étude vers une autre commune ne peut plus retourner vers la
commune où il avait initialement sa résidence. Ensuite de la loi, sa résidence
à cet endroit est en effet déclarée vacante après 5 ans. L'intéressé
deviendrait donc un notaire sans résidence et ne pourrait plus exercer sa
profession. Ceci ne peut en aucun cas être la conséquence d'une dissolution
d'une association. Le fait de prévoir une place en surnombre dans la commune de
sa dernière activité permet de remédier à ce problème. b) Je n'ai pour l'heure,
pas plus que mes services, connaissance d'une quelconque procédure en la
matière.
REPONSE COMPLEMENTAIRE p.15960
En complément à la réponse donnée aux points 2 et 6 de la présente
question (Questions et Réponses, Chambre, 2000-2001, nos 50-114, p. 13600), je
peux communiquer ci-après à l'honorable Membre la réponse aux points 1, 3, 4 et
5. 1. Chaque notaire titulaire, associé ou non, a droit, lors de la cession de
son étude ou des parts qu'il possède dans une société, à une indemnité calculée
conformément à l'article 55 de la loi contenant organisation du notariat et à
l'arrêté royal du 10 août 2001 relatif à l'indemnité de reprise d'une étude
notariale. Dans la pratique, l'indemnité de reprise est calculée par un expert
- à savoir un réviseur d'entreprise ou un comptable désigné par la Chambre
nationale des notaires - sur la base du revenu net de l'étude au cours des cinq
années civiles précédant l'estimation, ce moyennant quelques adaptations,
l'expert pourra se baser sur le revenu de la société au cours des cinq
dernières années et calculer la part de ce revenu revenant au notaire
intéressé. Lorsque après dissolution de la société, un notaire associé se
rétablit, en surnombre, dans sa propre résidence dans la commune où est établi
le siège de la société, l'expert qui procède à l'estimation devra établir une
distinction entre le temps où le notaire cédant a travaillé en association et
le temps où il a travaillé seul. Pour la période d'activité en association,
l'expert se basera sur la part de l'intéressé dans le revenu net annuel de la
société, pro rata temporis, pour les années qui entrent en ligne de compte. Pour
la période où l'intéressé a travaillé seul, il va de soi que les règles
ordinaires sont d'application. En fonction de la situation de fait, l'expert
est libre de corriger à la baisse le revenu moyen sur la base de raisons
économiques ou d'équité (article 13 dudit arrêté royal du 10 août 2001). 3.
Dans le cadre d'une association entre deux titulaires, les actes sont inscrits
dans un seul répertoire ouvert au nom de la société. Ce répertoire est détenu
par le notaire titulaire qui est désigné dans le contrat d'association et reste
déposé auprès de ce dernier, même après la dissolution éventuelle de la
société. Ce répertoire contient exclusivement les minutes rédigées au cours de
l'association. En ce qui concerne les minutes et les répertoires antérieurs à l'association
et conservés par chacun des associés, l'article 51, § 5, alinéa 2, de la loi
contenant organisation du notariat prévoit uniquement que les notaires associés
ont chacun le droit de délivrer des grosses et expéditions des actes reçus par
les autres associés ou détenus par eux. Chaque notaire titulaire associé reste
donc le gardien des minutes et des répertoires antérieurs au début de
l'association. 4. Même à l'expiration du délai des cinq premières années
d'association, les minutes et les répertoires antérieurs à l'association
continuent d'être conservés par leur gardien initial. 5. Les minutes et les
répertoires suivent le titulaire qui est le gardien initial, même lorsque
celui-ci réintègre sa résidence à la suite de la dissolution éventuelle de la
société après cinq ans d'association, et ce dans la commune où est établi le
siège de la société.
5.
DROIT FISCAL
|
|||||
|
La demande vise à
obtenir une décision anticipée, sur le fait que la scission partielle de la
SPRL X, par laquelle cette dernière transfère une partie de ses actifs,
à savoir ceux relatifs à l’activité notariale, à une société de droit belge nouvellement
constituée, la SPRL Z, peut être réalisée en neutralité fiscale conformément
à l’article 211 du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92)…. Le SPF
Finances décide que l’opération de scission partielle… ne peut être réalisée
en neutralité fiscale conformément à l’article 211, CIR 92 |
|
|
|||
6. Le modèle d'acte d'association – probablement
dépassé - a été supprimé de ce site… Si vous en avez un récent..
è LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
© 0RGANISATION ET CONTROLE DE LA COMPTABILITE NOTARIALE
(Tous droits de
reproduction, même partiellement, réservés à l'auteur )
Etude actualisée
au 20 mars 2004 rédigée par Me Robert MEUNIER, notaire à Seraing , ancien
Vice-Président Fédération Royale du notariat belge, et destinée à comprendre
les interactions entre les différents textes votés et les obligations de
chacun.
Cet outil de
travail pour ceux font partie des commissions de contrôles des
comptabilités est ici reproduit avec l'autorisation de l'auteur.
Avertissement :
La présente note est un document de travail personnel et n’a d’autre prétention
que de faciliter la lecture des dispositions légales et réglementaires,
dispersées dans de nombreux textes. Certains commentaires n’engagent que
l’auteur .Toutes les observations sont les bienvenues robert.meunier@notaire.be
Table des Matières
1. Les sources légales et réglementaires.............................................................. 4
1.1.
Loi organique du notariat, du 25 ventôse an XI, modifiée par la loi du
4 mai 1999.. 4
1.2.
Arrêté Royal du 10 janvier 2002................................................................ 4
1.3.
Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9
octobre 2001 modifié le 22 octobre 2002
1.4.
Règlement de la Chambre nationale des notaires
du 29 janvier 2002................... 4
1.5.
Arrêté Royal du 9 mars 2003......................................................................... 4
2.
L’entrée en vigueur des dispositions légales et
réglementaires.................................. 4-5
3.
Les obligations imposées aux notaires
3.1.
Les textes.............................................................................................. 5-6
3.2.
Les obligations
imposées aux notaires..................................................... 6
3.2.1.
Obligation de tenir une comptabilité à partie
double et de respecter un plan
comptable
….……………………………………………………………………...6-7-8
3.2.2.
Obligation d’adopter un programme informatique
répondant aux critères sub 3.2.1 8
3.2.3.
Interdiction d’ouvrir des comptes dans un
établissement de crédit « non agréé » 8-9
3.2.4.
Obligation d’individualisation...................................................... 9
3.2.5.
Obligation de consigner ........................................................... 10
3.2.6.
Distinction comptes privés et professionnels –
Ouvertures de crédit.. 10-11
3.2.7.
Obligation de classement chronologique....................................... 12
3.2.8.
Obligation de provisionner et Interdiction de
transférer les provisions pour frais avant réalisation d’un acte
3.2.9.
Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié
ou « chèque agence » 12
3.2.10.
Obligation de rubriquer les acomptes chez le
notaire détenteur de la minute 12-13
3.2.11.
Obligation de délivrer reçu....................................................... 13
3.2.12.
Obligation permanente de maintenir un volant de
sécurité............. 13-14
3.2.13.
Obligation de déposer un relevé trimestriel de la
situation comptable... 14
3.2.14.
Obligation en matière d’assurance professionnelle........................... 14
3.2.15.
Cas spécial d’une association.............................................................. 14
4.
Les contrôles de comptabilité........................................................................... 15
4.1.Les
sources légales et réglementaires.............................................................. 15
4.1.1. Loi du 25 ventôse an XI
4.1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002
4.1.3. Règlement de la
Chambre Nationale du 29 janvier 2002..................... 15
4.2. Entrée en vigueur : Arrêté Royal du 9
mars 2003 (MB du 1 avril 2003).................... 16
4.3.
Les acteurs et leurs rôles.
4.3.1. La Chambre nationale
des notaires .............................................. 16
4.3.2. La Chambre Provinciale
des notaires........................................ 16-17
4.3.3. La commission de contrôle
des comptabilités.................................. 17
4.3.4. Le Président de la
commission de contrôle des comptabilités............... 17
4.3.5. Les membres de la
commission de contrôle des comptabilités.......... 18-19
4.3.6. Les experts....................................................................... 19-20
4.3.7. Les notaires contrôlés.......................................................... 20-21
4.3.8. Les cédants et cessionnaires d’une étude. 21
4.4. Les procédures
de contrôles
4.4.1. Contrôle trimestriel................................................................. 22
4.4.2. Contrôle annuel............................................................. 22-23-24
4.4.3. Contrôle trisannuel................................................................. 24
4.4.4. Contrôle
supplémentaire ponctuel............................................... 24
4.4.5. Contrôle
supplémentaire en cas de cession d’ étude......................... 24
4.4.6. Contrôle pour le fonds
notarial................................................... 25
4.5. Production des documents comptables................................................ 25
4.6. Communication de renseignements particuliers à l'expert ........................ 25
4.7. Les
rapports :
4.7.1. Missions
différentes = rapports différents.................................... 26
4.7.2. Responsabilité de
l’expert......................................................... 26
4.7.3. Responsabilité du
membre de la commission de contrôle.................... 26
4.7.4. Rapport de l’expert ................................................................ 26
4.7.5. Rapport de la
commission de contrôle des comptabilités................ 26-27
4.8. Le secrétariat et les frais des contrôles ............................................... 27
4.9. Le secret professionnel .................................................................. 27
4.10. Les sociétés professionnelles de notaires : application
par analogie. ........... 27
1.
LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES
La matière relative à
l’organisation de la comptabilité notariale et à son contrôle est disséminée
dans plusieurs dispositions légales et réglementaires :
1.1.
La loi du 25 ventôse an XI, modifié par la loi du 4
mai 1999, publiée au Moniteur belge du 1 octobre 1999, entrée en vigueur le 1 janvier 2000
1.2.
Arrêté Royal du 10 janvier 2002 relatif à la
gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus par le notaire et au
contrôle de la comptabilité des notaires, publié au Moniteur belge du 12
janvier 2002, entrée en vigueur le 12 janvier 2002.
1.3.
Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9
octobre 2001, pour l’organisation de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale
du 9 octobre 2001, modifié par l’assemblé générale du 22 octobre 2002,
approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003 publié au Moniteur belge du 1 avril
2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003 (article 3).
1.4.
Règlement de la Chambre nationale des notaires du
29 janvier 2002, pour le contrôle de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale du 29 janvier 2002, approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003
publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003
(article 3)
1.5.
Arrêté Royal du 9 mars 2003 portant approbation des
Règlements sub 1.3 et 1.4. de la Chambre nationale des notaires, publié au
Moniteur belge du 1 avril 2003, entré en vigueur le 1 avril 2003.
En outre, on trouve dans
certains textes ayant d’autres objectifs que la comptabilité notariale, des
dispositions la concernant. Ainsi :
·
Arrêté Royal organisant le contrôle du fonds
notarial du 29 décembre 1999, publié au Moniteur belge le 31.12.1999 et entré
en vigueur le 1 janvier 2000.
·
Arrêté Royal déterminant le calcul de la
contribution, au Fonds Notarial, des sociétés professionnelles, du 29 décembre
1999, publiée au Moniteur le 29 décembre 1999 entré en vigueur le 1 janvier
2000.
·
Arrêté Royal
établissant les règles de calcul et l’indexation du revenu moyen de l’
étude lors d’une cession, publié au Moniteur belge du 10 août 2001, entré en vigueur le 18 août 2001.
2.
L’entrée en vigueur des dispositions légales et
réglementaires.
Outre les dates d’entrée
en vigueur indiquées ci-avant, les précisions suivantes doivent être
faites :
2.1.
Le règlement adopté le 9 octobre 2001 par la
Chambre Nationale en matière
d’organisation de la
comptabilité notariale, porte qu’il entrera en vigueur le même jour que
l’ arrêté royal contenant son approbation (article 23) , soit en l’occurrence
le 1 avril 2003 (article 3 de l’ Arrêté Royal du 9 mars 2003, publié au
Moniteur belge le 1 avril 2003)
2.2.
Cependant, une disposition transitoire retarde
l’entrée en vigueur des plans comptables, lequel ne seront obligatoires qu’à
compter du premier exercice comptable de l’étude, qui commence après l’entrée
en vigueur du règlement. Il s’agira donc :
2.2.1. pour les
notaire exerçant en personne physique, du 1 janvier 2004.
2.2.2.
pour les notaires exerçant en société,
du premier jour de l’exercice comptable qui suivra le 1 avril 2003.
2.3.
Il faut ajouter que le Roi, lorsqu’il a pris l’arrêté
d’approbation du règlement du 9 octobre 2001 , était autorisé à procéder à des
modifications au règlement lui-même, et notamment aux plan comptables, ce en vertu du pouvoir lui octroyé par la
loi de ventôse (article 91 alinéa 2). Lors des discussions préparatoires à
l’adoption de l’Arrêté Royal, certaines modifications ont été apportées aux
plans comptables tels qu’ils avaient été adoptés par l’assemblée générale de la
Chambre nationale.
2.4.
Le règlement adopté le 29 janvier 2002 par la
Chambre Nationale en matière de
procédure de contrôle de la comptabilité notariale, stipule qu’il
entrera en vigueur le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002. Pour
rappel, il s’agit ici du premier Arrêté Royal pris en exécution de la loi de
ventôse, relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus
par le notaire et au contrôle de la comptabilité, publié au Moniteur le 12
janvier 2002 et entré en vigueur le 12 janvier 2002.
Ce Règlement du 29 janvier 2002 a été approuvé par un Arrêté Royal du 9 mars
2003 (Arrêté Royal qui est entré en vigueur le 1 avril 2003), et n’est donc entré en vigueur que le 1
avril 2003.
2.5.
La Chambre Nationale avait décidé, lors de
l’assemblée générale du 9 octobre 2001, que les dispositions réglementaires
qu’elle prenait, étaient d’application immédiatement dans les rapports entre
notaires, sans attendre l’Arrêté Royal d’approbation.
3.
Les obligations imposées aux notaires.
3.1.- Le texte de base : La loi de ventôse,
modifiée par la loi du 4 mai 1999.
L’ensemble des règles relatives à l’organisation de la
comptabilité notariale et son contrôle, repose sur trois articles de la loi de
ventôse , les articles 33, 34 et 34 bis.
L’article 33 précise l’obligation pour le notaire de
tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et les dépenses de
toute nature, effectuées par lui, soit à l’occasion d’un acte ou d’une
opération de son ministère, soit pour le compte de clients ou de mandants,
cette comptabilité devant permettre à tout moment la constatation immédiate de
la situation de l’ Etude.
La Chambre nationale des notaires, sur base de ce texte, a
prescrit l’obligation pour chaque notaire de respecter un plan comptable
particulier, tant lorsqu’il exerce son activité en personne physique qu’en
société. Ces plans comptables (il y en a 2, l’un pour les personnes physiques,
le second pour les sociétés) sont annexés au Règlement approuvé le 9 octobre
2001, entré en vigueur le 1 avril 2003. (voir supra 3.2.1.)
L’article 33 de la loi de ventôse invite également le Roi à
organiser le contrôle de la comptabilité, ce qui a été fait par l’Arrêté Royal
du 10 janvier 2002, publié au Moniteur et entré en vigueur le même jour, soit
le 12 janvier 2002. Ce dernier précise dans ses attendus que ce contrôle
renouvelé et renforcé doit s’appliquer à partir du 1 janvier 2002.
Un nouvel alinéa a été ajouté à l’article 33 qui prévoit que
lorsque des notaires exercent leur profession en association au sein d’une
société, une seule comptabilité doit être tenue.
L’article 34 organise l’individualisation des sommes
détenues par un notaire pour compte d’autrui au-delà d’un délai d’un mois. Le délai d’individualisation qui était de
trois mois a été ramené à un mois. Les règles d’individualisation sont
obligatoires pour les sommes supérieures à 2.500 euros[1] .
L’article 34 bis fait de même pour les
titres et valeurs aux porteurs, mais maintient le délai à trois mois.
On
trouvera également dans la loi de ventôse, des indications relatives à la comptabilité
notariale et/ou à son contrôle, notamment aux articles 54 à 62 relatif à
la cession d’une étude notariale et à l’article 117 traitant du Fonds notarial.
L’arrêté royal et l’arrêté ministériel du 14 décembre 1935
sont abrogés depuis le 12 janvier 2002 ([2])
de même que l’arrêté du 2 Nivôse an XII repris dans l’arrêté royal du 18 mars
1987 et l’article 34 ter de la loi de Ventôse.
3.2.- Les obligations imposées aux
notaires.
Outre
le respect du plan comptable arrêté par la Chambre Nationale et les règles
nouvelles en matière d’individualisation, nous trouvons dans les textes, de
nouvelles obligations imposées aux
notaires depuis le 9 octobre 2001, 12 janvier 2002, et 1 avril 2003 selon
l’origine du texte.
Toutes
ces dispositions sont applicables tant aux notaires exerçant leur profession en
personne physique qu’au sein d’une société.
Ces
règles sont :
La loi de Ventôse, organique du notariat, et l’ Arrêté Royal
du 10 janvier 2002 étant muets sur le
sujet, mais imposant un objectif précis à la Chambre nationale, celle-ci a
décidé d’imposer l’obligation de tenir
une comptabilité à partie double, comptabilité qui devra en outre respecter au
minimum les prescriptions d’un plan comptable qu’elle a arrêté (articles 3 , 7
et 22 du Règlement de la Chambre nationale du
9 octobre 2001).
Le notaire a donc l’obligation de tenir une
comptabilité :
i.
à partie double
ii.
respectant le plan comptable minimum. [3]
Les plans comptables (il y en a deux, l’un pour les
notaires exerçant en personne physique et le second pour les notaires en société) ne sont applicables qu’à compter du
premier exercice comptable débutant après le 1 avril 2003, soit l’exercice
2004. [4]
Ces plans comptables énoncent le nombre minimum de comptes
auxquels le notaire ne peut déroger. Toutefois le libellé des comptes prévus au
plan comptable minimum normalisé peut être adapté aux caractéristiques propres
de l’activité, du patrimoine et des produits et charges du notaire. D’autre
part, les comptes prévus au plan comptable minimum normalisé qui sont sans
objet pour un notaire, ne doivent pas figurer dans son plan comptable. (article
7 du Règlement adopté par la Chambre nationale le 9 octobre 2001).
Cette comptabilité doit, dit le texte, permettre au
moins et à tout moment de répondre aux critères suivants :
Ø
refléter la situation de l’étude, et notamment
permettre de constater les recettes et les dépenses de toute nature effectuées par
le notaire, soit à l’occasion d’un acte ou d’une opération de son ministère,
soit pour compte de clients ou de mandants,
Ø
permettre d’arrêter immédiatement les sommes dues
aux tiers tant de manière globale qu’individuelle, (c’est à dire permettre de
dresser à tout moment la balance de tous les comptes clients créditeurs et
débiteurs).
Ø
permettre d’établir le solde disponible étant la
différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse d’une part,
et les sommes dues aux clients d’autre part,
Ø
permettre de manière fiable et transparente le
contrôle de la comptabilité.
Les programmes
informatiques doivent « au minimum » répondre à ces critères sous
peine de voir leur usage interdit par la Chambre Nationale. (cf supra 3.2.2.)
L’article 6 du règlement
de la Chambre nationale du 9 octobre 2001 précise également les pièces
comptables dont la tenue est obligatoire :
Ø
livre journal qui constate jour par jour et par
ordre de date, article par article, sans blanc, lacune, transport en marge,
toutes les opérations comptables de l’étude.
Ø
grand livre des comptes généraux et particuliers
Ø
registre des frais d’acte, contenant dans l’ordre
chonologique des actes, sous le nom du client, le numéro du répertoire et les
frais perçus pour chaque acte.
Ø
livre de caisse.
Ø
livre des dépôts des titres et valeurs visés à
l’article 34 bis de la loi de ventôse.
Ø
livre de l’enregistrement
Ø
carnet de reçus délivrés par la Chambre
provinciale, à la demande et aux frais du notaire.
Ø
registre des balances trimestrielles des comptes généraux.
[5]
Les livres comptables
doivent être conservés jusqu’à l’expiration de la dixième année suivant la date
de clôture. (article 33 alinéa 4 de la loi de ventôse). Ils peuvent être tenus sur des feuilles
volantes numérotées et classées chronologiquement, à l’exception des carnets de
reçus qui doivent être reliés. (article 6 du
Règlement de la Chambre nationale du 9.10.2001)
Si la comptabilisée est
informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ensemble des
journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances
doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit
l’exercice comptable. (article 6 alinéa 4 du Règlement Chambre nationale
du 9.10.2001).
3.2.2. Obligation, si comptabilité informatique, d’adopter un
programme répondant aux critères sub
3.2.1. (article 3 alinéa 3 du règlement Chambre
nationale du 9.10.2001)
Les
textes n’imposent pas l’obligation d’avoir recours à une comptabilité
informatique, mais il sera pratiquement impossible de prétendre respecter les
obligations imposées tant pour l’organisation de la comptabilité que pour le
contrôle de celle-ci, en conservant une comptabilité manuelle.
Lorsqu’il
sera fait usage d’une comptabilité informatique, le programme doit respecter
les critères ci-dessus repris sub 3.2.1.. A défaut, la Chambre Nationale,
dûment informée par le Président de la commission de contrôle et l’expert
chargé d’un contrôle de comptabilité, pourra en interdire l’usage.
Si
la comptabilisée est informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire.
Toutefois, l’ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le
bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la
fin du mois qui suit la clôture de l’exercice comptable.[6]
3.2.3. Interdiction d’ouvrir des comptes
dans un établissement de crédit « non agréé ».
L’article 2 de l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002 prescrit à
chaque notaire l’interdiction d’ouvrir dans le cadre de l’exercice de sa
profession, un compte professionnel dans un établissement de crédit qui
n’aurait pas renoncé :
Ø
au principe de l’unicité des comptes.
Ø
A la compensation légale et conventionnelle,
et ce tant entre les
comptes privés et professionnels du notaire qu’entre ses différents comptes
professionnels.
Le notaire devra, lors de
l’ouverture d’un compte, adresser, par pli recommandé, dans les quinze jours de
sa réception, à la commission de contrôle des comptabilités, un engagement
écrit irrévocable, de l’établissement
de crédit établissant cette renonciation. (article 5 du règlement Chambre
nationale du 9 octobre 2001).
Pour les comptes
professionnels existant lors de l’entrée en vigueur de cette disposition, un
exemplaire de l’engagement bancaire (à réclamer à l’établissement
financier) doit être transmis au
Président de la commission de comptabilité dans les trois mois à dater de
l’entrée en vigueur fixée le 1 avril 2003, soit en l’occurrence, le 30 juin
2003 (article 20 du règlement chambre
nationale du 9 octobre 2001).
Le texte d’une convention
entre le notaire et l’organisme financier a été arrêté par la Chambre Nationale
des notaires et publié dans le bulletin de la Chambre Nationale des notaires du
mois d’avril 2002.
3.2.4. Obligation d’individualisation.
Le texte précise cette
obligation aux articles 3 et 4, pour les sommes, 6 pour les titres, de l’ AR du 10 janvier 2002. En résumé,
les sommes visées à l’article 34 de la
loi portant organisation du notariat, soit toute somme dépassant 2.500 euros doit être, dans le mois de sa
réception, rubriquée dans un établissement de crédit inscrit sur une liste visée aux articles 13 et 65 de la loi du 22
mars 1993 (loi relative au statut et contrôle des établissement de crédit) ou à
la Caisse de dépôt et consignation.
Pour les titres, (article
6 de l’ AR du 10 janvier 2002), il n’y a pas de montant minimum précisé, mais
le délai est de trois mois, aux termes desquels, ils doivent être déposés à
découvert, auprès d’un établissement de crédit répondant aux mêmes conditions
que dit ci-avant, sous une rubrique spéciale, pour le compte du propriétaire.
Il résulte de ce texte que le dépôt de titres aux porteurs dans le coffre de
l’étude ou dans le coffre bancaire loué par le notaire, n’est plus permis au
delà d’un délai de trois mois.
L’établissement de crédit
est choisi par le notaire, sauf accord de tous les ayants droits. Les ayants
droits peuvent choisir un établissement qui ne figure pas sur la liste susdite
(article 4 de l’ AR du 10 janvier 2002). La gestion du compte incombe au notaire.
Pour individualiser un
compte, le notaire est obligé d’indiquer le nom du ou des déposants (article 13
du Règlement du 9 octobre 2001).
Monsieur Robert Bourseau,
notaire honoraire et Président honoraire du Tribunal de première instance de
Liège, a consacré un article sur le
sujet des "comptes rubriqués du notaire et ses lacunes" dans la
livraison de février 2004, numéro 2972 de la Revue du notariat belge, page 54 à
87.
Par ailleurs, il y a lieu
d’observer la situation particulière des sommes versées par un tiers dans la
comptabilité d’un notaire. C’est le cas notamment de l’acompte dans le cadre
d’une vente. Comme indiqué ci-après (cf 3.2.10.), dorénavant, l’obligation de
rubriquer les sommes versées en l’étude pour compte de tiers dans le cadre
d’une convention sous seing privé, a été adaptée comme suit :
1.
La totalité de l’acompte doit être rubriquée dans
la comptabilité du notaire qui sera détenteur de la minute.
2.
Jusqu’au moment de la signature de l’acte
authentique.
Exception en matière de
cession sous seing privé :
La Chambre nationale,
lors de son assemblée générale du 22 octobre 2002, a complété le texte par un
quatrième alinéa libellé comme suit : « Toutefois, dans le cas de
cession sous seing privé à titre onéreux de biens immeubles, si toutes les
parties marquent leur accord à ce sujet, l’acompte ou la garantie versée par le
cessionnaire, peuvent être rubriqués sur un compte spécial au nom du notaire
désigné par le cédant, jusqu’à la signature de l’acte authentique ».
3.2.5.
Obligation
de consigner
A la suite de contrôles
fiscaux organisés dans la profession, il a été relevé par l’administration que
des sommes parfois importantes figuraient sur des comptes clients depuis très
longtemps. L’administration fiscale a souhaité les traiter comme des revenus
professionnels du notaire, ce qui a entraîné dans certains cas un débat délicat
sur le sujet.
L’article 5 de l’AR du 10
janvier 2002 précise dorénavant qu’au terme d’un délai de 2 ans après la clôture
du dossier[7],
les sommes détenues par un notaire pour compte d’un ayant droit qui ne les
réclame pas ou à qui elles ne sont pas remises, doivent être consignées au nom
de l’ayant droit désigné par le notaire, à la Caisse des dépôts et
consignations, qui les tient à la disposition de l’ayant droit pendant le délai
prévu par l’article 25 de l’ Arrêté Royal 150 du 18 mars 1935.
3.2.6.
Séparation
des patrimoines - Distinction comptes privés et comptes professionnels
–Ouvertures de crédit.
Le
notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés et
professionnels (les comptes professionnels sont les comptes ordinaires de l’étude et les comptes
rubriqués), les comptes professionnels
ne pouvant servir de garantie pour des opérations privées, ni permettre
d’obtenir une meilleur rémunération pour des comptes privés.[8]
.Cela implique que :
·
Le notaire ne peut obtenir d’avantages direct ou
indirect par le biais des comptes rubriqués dont il a la gestion. Ainsi, il est
interdit d’obtenir une rémunération
plus importante pour des comptes privés en fonction des avoirs rubriqués ou
non, auprès d’un établissement bancaire en particulier. Ainsi également les
comptes professionnels de l’étude ne peuvent se voir octroyer un intérêt plus
élevé que les comptes rubriqués.
Les comptes privés du
notaire peuvent recevoir un intérêt plus élevé que les comptes professionnels,
mais cette rémunération avantageuse ne peut avoir pour origine l’existence ou
le montant de comptes rubriquées auprès d’un organisme financier .[9]
·
Un compte professionnel ne peut être donné en
garantie de quelque nature que ce soit, à une institution financière ou tout
autre organisme ou personne (article 15 du règlement CNN du 9.10.2001).
·
Le notaire est autorisé à ouvrir un compte professionnel
dans une institution financière, si celle-ci a expressément renoncé à l’unicité
des comptes et à la compensation légale et conventionnelle (article 2 al. 2
AR.10/01/2002). L’engagement de l’institution financière doit être établi par
écrit, mentionné son irrévocabilité et fourni en deux exemplaires. Le notaire a
l’obligation de transmettre un exemplaire dans les quinze jours de sa
réception, un original de cet engagement par pli recommandé à la commission de
contrôle des comptabilités de sa province [10]. Pour les comptes
existant au 12 janvier 2002, le notaire a l’obligation de transmettre cette
renonciation au Président de la commission de contrôle de comptabilité pour le
12 avril 2002 au plus tard (article 20 du Règlement ).
Sauf autorisation écrite
du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre
provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours professionnelle
( c’est à dire, dit le texte , « conclue dans le cadre de sa profession du
notaire ») n’est permise que pour l’acquisition d’un actif immobilisé
servant à l’organisation de l’étude.[11] On citera comme exemple d’acquisition d’un
actif immobilisé, l’achat de matériel informatique, des travaux de rénovation
de l’étude, d’achat de mobilier … en bref tout ce qui est amortissable dans la
comptabilité de l’étude .
Le remboursement du
capital doit se faire de la même manière que l’amortissement de l’actif
immobilisé en question.
Une disposition
transitoire (article 21 du règlement CNN du 9 octobre 2001) accorde un délai de
trois ans à dater de l’entrée en vigueur du règlement pour régulariser les
ouvertures de crédit en cours. Le délai pour régulariser expire donc le 1 avril
2006. Aucune reprise d’encours n’est toutefois encore autorisée à l’avenir. [12]
Toute ouverture de crédit
visée par la disposition transitoire ci-avant doit être mentionnée dans les
relevés trimestriels du notaire, et en outre, il y a lieu d’indiquer si le
montant du crédit figure dans le solde disponible ; le cas échéant, ce
montant devra être déduit du solde (article 21 du règlement Chambre nationale
du 9 octobre 2001) pour le calcul du volant de sécurité.[13]
·
La comptabilité du notaire ne pourrait présenter,
par exemple, un compte de gestion d’un immeuble personnel au notaire.[14]
3.2.7.
Obligation
de classer chronologiquement.
Le
règlement prévoit l’obligation de respecter la chronologie des dates tant pour
chaque mouvement de compte professionnel, que pour le classement des pièces et
documents comptables.Deux exceptions :Les pièces relatives aux
frais généraux peuvent cependant être classées chronologiquement mais par
catégorie. Cette règle a été prévue pour faciliter les contrôles fiscaux du
notaire. Il sera plus simple pour lui de trouver les pièces dont la production
est requise par l’administration.Les extraits bancaires doivent être classés
chronologiquement, par compte bancaire (articles 8 et 9 du règlement Chambre
nationale du 9 octobre 2001).
3.2.8.
Obligation
d’être provisionné et interdiction de transférer les provisions pour frais
avant réalisation d’un acte.
Si le
règlement confirme bien l’obligation pour un notaire d’être provisionné avant
la réception d’un acte, elle lui interdit de transférer du compte du client
vers ses comptes de résultats, les provisions en question, avant la réalisation
de l’acte (en ce compris les provisions pour actes de mainlevée). Certains abus
avaient été constatés, ce transfert anticipé permettant à certains de rétablir
un volant de sécurité défaillant lors d’un contrôle ! (article 10 du
Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).
3.2.9. Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié ou
« chèque agence ».
·
Principe : Tout paiement au notaire ou au
profit d’un tiers mais constaté par le notaire, égal ou supérieur à 10.000
euros doit être effectué par chèque certifié ou émis directement par la banque
ou par un notaire, et daté de moins de 8 jours. Toute lettre du notaire
invitant un client à effectuer un paiement de ce montant doit exiger ce type de
paiement. (article 11 alinéas 1 et 2 du règlement Chambre nationale du 9
octobre 2001).
·
Exception admise: Le règlement exige un
avertissement du notaire et une mention dans l’acte si un client créancier
accepte de déroger à cette procédure (cf article 11 alinéa 3) et de recevoir un
chèque non garanti.
3.2.10. Obligation de rubriquer les acomptes chez le notaire
détenteur de la minute.
Pour
éviter toutes discussions ou recherche de l’acompte lors de la signature des
actes, le règlement prévoit maintenant que toute somme payée en l’étude pour
compte d’un tiers lors d’une convention sous seing privée est à rubriquer chez
le notaire détenteur de la minute jusqu’à signature de l’acte. (article 11
règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Il y a toutefois une exception
prévue par une décision de l’assemblée générale de la Chambre nationale du 22
octobre 2002, relative à l’acompte versé lors d’un compromis de cession (cf
infra 3.2.4.)L’objectif du texte est essentiellement de désigner le notaire dans la comptabilité duquel ces acomptes
doivent se trouver, éventuellement rubriqués si les conditions sont remplies à cet égard.
Le choix de l’institution
financière appartient au notaire sauf accord de tous les ayants droits quant à
la désignation d’une autre institution. Le compte est géré exclusivement par le
notaire.
Ce
texte ne crée pas le droit d’exiger que l’acompte soit bloqué chez un notaire.
Les parties sont libres d’en convenir autrement. Mais si un acompte est versé
entre les mains d’un notaire, et sauf convention contraire des parties, le
texte du Règlement fait un sort à la destination de cet acompte jusqu’au moment
de l’acte.
Le texte n'interdit pas
et ne peut pas interdire aux parties de
libérer l’acompte avant la signature de l’acte.
Le texte ne précise pas, en cas de vente, au
nom de qui l’acompte doit être rubriqué. Il est prudent de le rubriquer au nom du déposant pour
éviter le risque de saisie dans le chef du vendeur, partant en outre du
principe que le transfert de propriété et de jouissance se réalise généralement
lors de la signature de l’ acte, le tout sauf convention contraire des parties.
3.2.11.. Obligation de
délivrer reçu( Art. 12).
Toutes recettes
professionnelles en numéraire ou chèque doit donner lieu à délivrance
d’un reçu spécial par le notaire, à l’exception du versement ou virement direct
à son compte. (article 12 § 1 Règlement
Chambre nationale du 9.10.2001). Le type de reçu et de carnet est imposé et
délivré par le Chambre provinciale des notaires (article 6 règlement Chambre
nationale du 9.10.2001). Il n’est donc plus possible, comme auparavant, de
commander directement les carnets de reçus auprès d’une imprimerie agréée par
le Ministères des finances. Les carnets sont à utiliser dans un ordre décrit,
en commençant par celui dont le numéro est le moins élevé de l’année la plus
ancienne. Il est permis d’utiliser plusieurs carnets, mais en respectant
l’ordre autant que faire se peut.A l’inverse, un notaire doit exiger un reçu
pour toute somme qu’il remet à un client, sauf s’il la remet par chèque
nominatif, virement ou versement. (article 12 § 2 règlement Chambre nationale
du 9.10.2001)
3.2.12.. Obligation
permanente de maintenir un volant de sécurité (Art. 14)
Le
volant de sécurité est la différence entre d’une part les comptes
professionnels et les avoirs en caisse plafonnés à 5.000 euros et , d’autre
part, les sommes dues aux clients et aux créanciers de l’étude disposant d’une
créance exigible.
Dans
les avoirs professionnels visés ici, il
n’y a pas lieu de comprendre les soldes des avoirs en compte courant
hypothèques, cadastre, enregistrement, crédoc service, crt, etc…
Dans
les sommes dues aux clients et créanciers, il y a lieu de comprendre notamment
les sommes dues au bureau de l’enregistrement (notamment lorsqu’une provision a
été perçue pour un client, qu’un chèque est déposé à l’enregistrement, mais non
encore encaissé par le Receveur et donc non encore débité dans la
comptabilité).
La
comptabilité doit révéler en permanence l’existence de ce solde minimum
disponible immédiatement, qui a été fixé au nombre d’acte reçus l’année
précédente multipliés par 25 euros, avec minimum 10.000 euros par étude et sauf
dérogation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de
la Chambre des notaires.
Les associations de notaires ayant une
comptabilité unique seront considérés comme formant une seule entité. [15]
3.2.13. Obligation de déposer un relevé trimestriel de la
situation comptable.
Trimestriellement, dans
le mois de la fin de chaque trimestre, le notaire doit adresser, (en paraphant chaque
feuille et signant la dernière page du relevé et de la balance) au Président de
la commission de contrôle des comptabilités, sur base des comptes arrêtés
définitivement au 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque
année :
Ø
un relevé de la situation comptable de l’étude
selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre
2001).
Ø
la balance des comptes généraux, conforme aux
critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention
que les comptes sont définitifs.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes non rubriqués.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes rubriqués.
Le notaire (ou les
notaires associés le cas échéant) a l’obligation de parapher chaque page et de
signer la dernière, ainsi que les pages reprenant la balance des comptes
généraux.
3.2.14. Obligation en matière d’assurance professionnelle (article 18 Règlement Chambre nationale du 9
octobre 2001)
Chaque notaire doit
couvrir sa responsabilité civile
professionnelle à concurrence de 2.500.000 euros minimum et justifier du
paiement des primes lors du contrôle annuel de sa comptabilité.
3.2.15. Cas spécial d’une association
Selon l’article 33 alinéa
2 de la loi de ventôse, si deux ou plusieurs notaires exercent leur profession
en association au sein d’une société, une seule comptabilité est tenue au nom
de la société. Dans ce cas, tous les
associés doivent signer conjointement toutes les pièces comptables dont
question aux chapitres V et VI du titre II du règlement Chambre nationale du 9
octobre 2001. Le renvoi aux chapitres V et VI est certainement erroné. En
réalité, il s’agit des documents à produire lors des contrôles et lors de
l’envoi trimestriel des relevés comptables. (article 17 du Règlement de la
Chambre nationale du 9 octobre 2001).
4.
Les contrôles de comptabilité.
4.1.
Les sources légales et réglementaires.
4.1.1. La Loi du 25 Ventôse an XI.
L’article 33 de la loi de
ventôse précise que le contrôle de la comptabilité est organisé par arrêté
royal.
4.1.2. Arrêté
Royal du 10 janvier 2002
L’ Arrêté Royal en
question est daté du 10 janvier 2002 , publié au Moniteur le 12 janvier 2002 et
est entré en vigueur le même jour.
Il réglemente :
·
La désignation des membres de la commission de
contrôle des comptabilités.
·
La désignation des experts et la définition de leur
mission.
·
Le rôle des membres de la commission de contrôle.
·
Les possibilités de récusation des experts et
membres de la commission de contrôles des comptabilités.
·
La périodicité des différents contrôles
·
L’examen des pièces comptables
·
Les rapports des experts et membres de la
Commission de contrôle des comptabilités.
·
Secrétariat et frais
·
Secret professionnel
4.1.3. Règlement de la Chambre Nationale des notaires du
29 janvier 2002:
Le texte de ce règlement
précise que la Chambre Nationale édicte ce règlement en application des
articles 91, alinéa 1er, 1° et 76, 5° de la loi du 25 ventôse an XI.
Conformément à ces
dispositions, en arrêtant le règlement relatif à la procédure de contrôle, la
Chambre Nationale définit (article 91) le cadre réglementaire général pour
l’exercice par les Chambres provinciales de leur compétence (article 76)
relative au contrôle de la comptabilité des notaires.
Les procédures de
contrôle de comptabilité ont fait l’objet d’un règlement particulier arrêté par
la Chambre Nationale le 29 janvier 2002. Ce
règlement complète l’arrêté royal du 10 janvier 2002 relativement :
·
Aux pièces comptables à examiner
·
Aux autres renseignements et documents utiles aux
contrôles.
·
A la date à laquelle la situation comptable
contrôlée doit être arrêtée.
·
Aux indications obligatoires sur les rapports,
documents, formulaires.
·
Au contrôle relatif à l’application des règles
relatives au fonds notarial.
·
Aux contrôles trimestriels
·
Aux contrôles avant la cession d’étude.
·
Aux contrôles après la prestation de serment du
successeur.
·
A l’adaptation des documents-modèles.
4.2.
Entrée en vigueur.
La loi de ventôse est en
vigueur depuis le 1 janvier 2002.
L’arrêté royal du 10
janvier 2002 est entré en vigueur le 12 janvier 2002
Le
règlement du 29 janvier 2002 précise en son article 12 qu’il entre en vigueur
le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002, soit, en l’occurrence le 12
janvier 2002.
Ce
Règlement n’a cependant été approuvé que le 9 mars 2003, par Arrêté Royal
publié le 1 avril 2003, entré en vigueur à la même date.
4.3.
Les acteurs du contrôle comptable et leur
rôle respectif.
Les intervenants dans le
contrôle des comptabilités notariales sont nombreux. On citera, avec
l’indication de leurs rôles :
-
La
Chambre Nationale des Notaires
-
La
Chambre Provinciale des Notaires
-
La
Commission de contrôle des comptabilités
-
Le
Président de la Commission de contrôle des comptabilités
-
Les
membres de la Commission de contrôle des comptabilités
-
Les
experts
-
Les
notaires contrôlés
-
Les
cédants et cessionnaires d’études notariales.
4.3.1. La Chambre Nationale des Notaires.
La Chambre nationale établit chaque année, d’initiative ou sur
présentation de la Commission provinciale de contrôle des comptabilités (cf
supra 4.3.3), en novembre, la liste des experts chargés des contrôles
pendant l’année qui suit. Elle envoie cette liste à la Commission de contrôle
des comptabilités au plus tard le 15 décembre. Elle peut modifier cette liste à
tout moment. (article 12 de l’ AR du 29.1.2002).
La Chambre nationale a
le pouvoir d’interdire l’usage d’un programme informatique
comptable qui ne répond pas aux critères définis (cf infra 3.2.1.).
La Chambre nationale établit les modèles de documents
relatifs au contrôle ; le Comité de direction de la Chambre nationale est
autorisé à les modifier (règlement du 29 janvier 2002 article 11)
4.3.2. La Chambre Provinciale des notaires.
La Chambre provinciale des notaires désigne chaque année en
janvier le président et les membres de la Commission de contrôle des
comptabilités, selon une procédure décrite ci-après au point 4.3.3. (articles 9
et 10 de l’ AR du 10 janvier 2002) [16].
Les autres interventions de la Chambre provinciale sont
évoquées ailleurs dans la présente analyse. Nous les rappelons brièvement :
·
autorisation de maintenir certaines ouvertures de
crédit : Sauf autorisation écrite
du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre
provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours
« professionnelle » n’est permise que pour l’acquisition d’un actif
immobilisé servant à l’organisation de l’étude. (cf infra 3.2.6)
·
établir le modèle de carnet de reçu conformément à
la loi (cf infra 3.2.1.) .
·
accorder une dérogation pour le minimum du volant
de sécurité (infra 3.2.12)
·
requérir un contrôle supplémentaire (infra 4.4.4.)
·
Intervenir en cas de refus de transfert de documents
ou renseignements par un notaire contrôlé. (infra 4.5 et 4.6.)
·
Responsabilité de l’expert : Si l’expert
constate lors d’un contrôle, une infraction aux obligations légales ou
réglementaires, il doit en aviser le syndic de la Chambre provinciale. (cf
supra 4.7.) et le Président de la commission de contrôle.
·
Responsabilités des membres de la commission de
contrôle des comptabilités : si un membre de la CCC, lors d’un contrôle,
constate une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer le syndic
de la chambre provinciale (cf supra 4.8)
·
Rapports (cf infra 4.7.5.) : La Commission de
contrôles des comptabilités doit dresser, avant fin mars de chaque année, un
rapport des contrôles effectués au courant de l’année précédente. Elle doit y
formuler les propositions jugées convenables. Ce rapport est transmis à la
Chambre provinciales des notaires dans les plus brefs délais (donc pas
nécessairement pour fin mars). La Chambre des notaires dresse alors un rapport
de synthèse. Le rapport de synthèse est transmis par la Chambre
provinciale :
a)
Intégralement à la Chambre nationale.
b)
Par extrait, pour les contrôles qui le concerne eu
égard à sa compétence territoriale, au Procureur du Roi de chaque
arrondissement.
4.3.3. La Commission de contrôle des comptabilités.
La Commission de contrôle des comptabilités, installée dans
chaque province, est composée d’un Président et d’autant de membres que la
chambre provinciale, désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque
année en janvier. La moitié des membres doit être en fonction et avoir au moins
dix ans d’ancienneté, l’autre moitié peut comprendre des notaires plus
récemment nommés ou honoraires, ayant
en dernier lieu exercé la fonction notariale dans la Province, la région de
Bruxelles Capitale étant considérée comme une province (art. 10 AR et 38 bis
alinéa 2 de la loi de ventôse)
Les
notaires ne peuvent refuser cette désignation, sauf s’ils sont honoraires.
Les
principales fonctions de la Commission sont :
·
Etablir, chaque année, un calendrier des contrôles
de la comptabilité de chaque notaire (En conséquence, chaque notaire ou
association sera contrôlé au moins une fois par an).
·
Dresser le rapport annuel avant fin mars de chaque
année, relatif aux contrôles de l’année écoulée et l’envoyer dans les plus
brefs délais à la Chambre des notaires. (cf 4.7.5.)
·
Veiller à l’organisation pratique des contrôles
(article 5 du Règlement du 29 janvier 2002)
·
Désigner l’expert qui se chargera du contrôle d’une
étude, sur base d’une liste établie par la Chambre nationale des notaires.
4.3.4. Le Président de la commission de contrôle
des comptabilités.
Désigné
en janvier de chaque année par la Chambre provinciale, il intervient
personnellement pour organiser le travail de la commission de contrôle des
comptabilités.
Il
assure personnellement les tâches suivantes (décrites plus longuement aux
passages de cette note où il est renvoyé) :
·
Informer le Président de la Chambre Nationale et le
Président de la Chambre provinciale concernée de l’existence d’un programme de
comptabilité informatique non conforme (cf 3.2.2. )
·
Recevoir les engagements bancaires concernant
l’unicité des comptes (cf 3.2.3. )
·
Autoriser certaines ouvertures de crédit (cf
3.2.6. )
·
Accorder des dérogations au volant de sécurité
minimum (cf 3.2.12.)
·
Recevoir les demandes de récusation des experts
et/ou membres contrôleurs (cf 4.3.5.4. et 4.3.6.4.)
·
Recevoir des notaires les relevés trimestriels (cf
4.3.7.)
·
Convenir avec les notaires contrôlés des dates de
visite sur place (cf 4.4.2.)
·
Informer les notaires de la date d’un contrôle
supplémentaire (cf 4.3.7.)
·
Recevoir les relevés et documents préalables à un
contrôle annuel (cf 4.4.2.)
·
Requérir un éventuel contrôle supplémentaire (cf
4.4.4.)
·
Recevoir l’information en cas de refus de remise de
pièces aux experts ou membres de la Commission de contrôle des comptabilités ou
en cas de refus de communication de renseignements (cf 4.5. et 4.6)
·
Exiger du notaire contrôlé la remise des pièces
documents et/ou renseignements (cf 4.5. et 4.6.)
·
Recevoir les avis de l’expert (cf 4.7.2.)
·
Recevoir le rapport de l’expert (cf 4.7.4.)
·
Requérir, lorsqu’il l’estime utile, la vérification
de l’application des règles du Fonds notarial et, dans ce cas, envoyer au dit
Fonds, le formulaire (cf 4.4.2.) (article 7 du Règlement Chambre nationale du
12.01.2002)
4.3.5.
Les membres de la commission de contrôle
des comptabilités.
4.3.5.1.
Désignation (article 16 AR du
10.01.2002)
Ils
sont désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque année en janvier,
et ne peuvent refuser , sauf s’ils sont honoraires.
4.3.5.2.
Incompatibilités (article 17 AR
du 10 janvier 2002)
Lorsqu’ils
sont désignés pour assister un expert lors d’un contrôle, les membres ne
peuvent avoir ou avoir eu leur domicile, leur résidence ou leur étude dans la
commune où est située la résidence du notaire dont la comptabilité est
contrôlée, ou dans une commune limitrophe. (sauf exception pour les cantons de
justice de paix de la Région de Bruxelles-Capitale ( cf article 17 AR DU
10.01.2002 et article 38 bis alinéa 2
de la loi de ventôse).
4.3.5.3.
Missions :
Les
membres de la commission de contrôle ont pour mission :
·
Sur désignation du Président de la CCC, l’examen
des situations trimestrielles pour lesquelles ils sont désignés comme
vérificateur.
·
Communiquer au syndic de la Chambre provinciale
toutes les infractions aux règles déontologiques se rapportant à la
comptabilité et à la situation de l’étude,
qu’ils estiment avoir constatées.
·
En cas de refus ou de manque de collaboration d’un
notaire contrôlé, le notaire contrôleur doit en aviser par écrit dans les
quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle qui en
avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
·
Lors d’un contrôle annuel ou supplémentaire ou en
cas de cession d’étude, d’assister
l’expert lors du contrôle, après désignation par la Commission de contrôle des
comptabilités, qui agit soit
d’initiative, soit si le notaire contrôlé ou l’expert en fait la demande, afin
de :
a)
vérifier que les règles de déontologies ont été
respectées dans la mesure où elles se rapportent à la comptabilité et à la
situation de l’étude.
b)
Assister
l’expert par leur avis, à l’occasion d’un contrôle. (art. 18 AR 10.01.02)
4.3.5.4. Récusation : Le notaire contrôlé
dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et
des membres de la Commission de contrôle qui participent au contrôle, pour
récuser l’un d’eux nommé dans son courrier (écrit, daté et signé) avec le motif
invoqué. Le Président de la CCC décide souverainement, nomme éventuellement
d’autre expert et/ou membre, qui ne peuvent être récusés. (article 19 AR
10.01.02)
4.3.6. Les experts.
4.3.6.1.
Désignation :
Ils sont nommés chaque année en novembre par la
Chambre nationale, pour exercer, après désignation par la Commission de contrôle des
comptabilités, les contrôles l’année
suivante. Ils sont nommés sur présentation de la Commission de contrôle ou
d’initiative par la Chambre nationale. La liste des experts est établie pour
trois ans sans préjudice aux modifications que peut apporter la Chambre
nationale. Ils doivent être membres :
Ø
soit de l’Institut des réviseurs d’entreprises.
Ø
Soit de l’institut des experts comptables et des
conseils fiscaux inscrits à la sous-liste des experts comptables externes (
articles 3 et 36 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables
et fiscales).
4.3.6.2. Incompétence.
L’expert
doit soulever son incompatibilité dans certains cas :
Ø
celui qui se trouve dans des conditions
susceptibles de mettre en cause l’indépendance de l’exercice de sa fonction,
conformément aux règles de sa profession. Il doit veiller à ne pas se trouver
placé, postérieurement à sa désignation, dans de telles condition.
Ø
Pas de « liens » pendant l’année du
contrôle et l’année qui précède. (« liens » = ni l’expert, ni une
personne avec laquelle l’expert a conclu un contrat de travail ou avec laquelle
il se trouve, sous l’angle professionnel, dans des liens de collaboration, ne peut
accomplir ou avoir accompli une tâche ou mission pour le notaire contrôlé.)
4.3.6.3. Mission générale.
L’expert a pour mission générale :
·
de contrôler la situation financière de l’étude,
après avoir été désigné par la Commission de contrôle.
·
De vérifier que les règles d’usage régissant la
tenue de la comptabilité et les obligations légales et réglementaires en la
matière ont été respectées.
·
De vérifier que les bilans présentés correspondent
aux opérations qui figurent dans la comptabilité.
·
D’examiner, au moins une fois tous les trois ans,
conformément à l’article 21 de l’ AR du 10.01.2002, dans quelle mesure le
fonctionnement et l’organisation de l’étude notariale influencent la situation
comptable de l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de
celle-ci.
·
De dresser le rapport de ses activités et
constatations après chaque contrôle (article 25 de l’AR du 10 janvier 2002)
Lors
d’un contrôle sur place, l’expert peut demander à être assisté d’un ou deux
membres de la commission de contrôle si celle ci le juge utile ou à la demande
de l’expert ou du notaire concerné (article 16 de l’Arrêté Royal du 10 janvier
2002)
En
cas de refus ou de manque de collaboration du notaire contrôlé, l’expert en
avise par écrit dans les quatre jours ouvrables, le Président de la Commission
de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des
notaires (article 4 §1 de l’ AR du 29 janvier 2002)
L’expert
chargé d’un contrôle de comptabilité doit avertir le Président de la Chambre
nationale des notaires et le Président de la Chambre provinciale concernée de
toute absence de conformité aux critères énoncés à l’article 3 du Règlement de
la Chambre nationale du 9 octobre 2001, qu’ils constateraient dans un programme
informatique (article 3 Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001)
L’expert
peut recevoir des missions particulières lors de certains contrôles (Cf supra).
4.3.6.4. Récusation : Le notaire contrôlé dispose d’un
délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert, pour le récuser
dans un courrier qu’il adresse au Président de la Commission de contrôle des
comptabilités, avec le motif invoqué. Le Président décide souverainement, nomme éventuellement un autre expert, qui
ne peut être récusé. (article 19 AR du 10.01.2002)
4.3.7.
Les notaires contrôlés.
·
Le notaire contrôlé a comme obligation d’arrêter sa
comptabilité définitivement chaque fin de trimestre et de transmettre par
courrier, dans le mois suivant la fin du trimestre, au Président de la
commission de contrôle des comptabilités les documents suivants :
-
un relevé de la situation comptable de l’étude
selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre
2001).
-
la balance des comptes généraux, conforme aux
critères de l’article 3 du règlement du
9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.
-
la liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes non rubriqués.
-
la liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes rubriqués
Le notaire a l’obligation
de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que celle de la
balance.
·
Le notaire contrôlé doit fournir à l’expert, qui
peut en exiger la production, toutes les pièces comptables ou autres documents
permettant à l’expert d’exécuter sa mission (« surveillance comptable »)
conformément à l’article 15 de l’ AR DU 10.01.2002 (article 4 § 1 du règlement
Chambre nationale du 29.1.2002).
·
Il a la même obligation à l’égard des membres de la
commission de contrôle, pour leur permettre d’exécuter leur mission
(« surveillance déontologique ») décrite à l’article 16 de l’ AR DU
10.01.2002 (article 4 § 2 du règlement Chambre nationale du 29 janvier 2002).
·
Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de
l’arrêté royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré
par l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation
comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements
qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.
·
Le notaire contrôlé peut récuser l’expert et/ou le
ou les membres de la Commission de contrôle : Le notaire contrôlé dispose d’un
délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et des membres de
la Commission de contrôle, pour récuser l’un d’eux, nommé dans son courrier avec le motif invoqué. Le Président
décide souverainement, nomme éventuellement d’autre expert et/ou membre, qui ne
peuvent être récusés. (article 19 AR DU 10.01.2002)
·
En cas de contrôle sur place, le Président de la
Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué doit prendre les
convenance du notaire concerné pour fixer la date de la visite de l’expert.
4.3.8. Les acteurs
particuliers : les cédants et cessionnaires d’étude. (article 10 § 2 du
règlement du 29 janvier 2002).
L’indemnité de cession d’une étude ne peut, dorénavant, être
versée directement par le cessionnaire ou sa banque, au cédant. L’indemnité
doit être versée sur un compte spécial, ouvert au nom du cédant, et n’est
libérable au profit de celui ci qu’après autorisation écrite de la Chambre provinciale.
La Chambre ne délivre l’autorisation de paiement qu’après
avoir reçu du cédant le certificat visé par l’article 442 bis CIR et après
s’être assurée du paiement par le cédant des sommes exigibles par :
-
les clients de l’étude
-
les créanciers de l’étude
-
l’ autorité compétente du chef des droits
d’enregistrement et d’hypothèque relatifs aux actes passés par ou pour compte
du cédant.
-
l’autorité compétente du chef de toutes taxes (par
exemple TVA) dues par suite de l’activité professionnelle.
-
l’Etat belge (précompte professionnel retenu sur
les appointements
-
ONSS (tant du chef du cédant que de son personnel
salarié)
4.4.
Les procédures de contrôles.
4.4.1. Contrôle trimestriel.
Les situations comptables trimestrielles envoyées par chaque
notaire au Président de la Commission de contrôle des comptabilités font l’objet d’une vérification effectuée
par un ou plusieurs membres de la commission, désignés par le Président de la
commission. (article 8 du règlement du 29 janvier 2002).
Les documents envoyés par le notaire trimestriellement
sont :
Ø
un relevé de la situation comptable de l’étude
selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre
2001), modèle que le Comité de direction de la Chambre nationale est autorisée
à adapter en cas de nécessité (article 11 du Règlement du 29 janvier 2002)
Ø
la balance des comptes généraux, conforme aux
critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention
que les montants figurant aux différents comptes sont ceux arrêtés
définitivement à la date de clôture.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes non rubriqués.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes rubriqués.
Le notaire a l’obligation
de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que celle de la
balance.
4.4.2. Contrôle annuel (article 20 de l’ AR DU 10.01.2002)
·
Chaque étude est contrôlée une fois l’an par un
expert.
·
Le calendrier est fixé par la Commission de
contrôle des comptabilités. Le règlement arrêté par la Chambre Nationale le 29
janvier 2002 prévoit que le Président de la commission ou le membre de la
commission délègue informe par écrit le notaire de la date à laquelle la
situation comptable de l’étude doit être arrêtée pour le prochain contrôle, que
ce dernier ait lieu sur base de documents à fournir ou en l’étude du notaire.
(article 5 § 1 alinéa 1). Le contrôle doit en tout cas permettre d’éviter qu’un
notaire contracte un crédit de caisse pour couvrir son volant de sécurité.
·
Le contrôle, selon décision de la Commission de
contrôle, se fait soit sur place soit sur envoi des documents désignés par la
Chambre nationale en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de ventôse.
L’article 91 prévoit que la Chambre Nationale
établit les documents à compléter en cas de contrôle n’ayant pas lieu
sur place. Le contrôle sur envoi des documents doit rester l’exception, et le
contrôle sur place, la règle.[17]
Le notaire doit envoyer au préalable (c’est à
dire avant le contrôle annuel) au Président de la Commission de contrôle des
comptabilités :
a)
les documents paraphés et signés par le notaire, visés à l’article 17 du
règlement pour l’organisation de la comptabilité (règlement du 9 octobre 2001),
savoir :
Ø
un relevé de la situation comptable de l’étude
selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre
2001).
Ø
la balance des comptes généraux, conforme aux
critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention
que les comptes sont définitifs.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes non rubriqués.
Ø
La liste des clients créditeurs et débiteurs des
comptes rubriqués.
b)
les attestations, paraphées et signées par le notaire, visées au formulaire
annexé au règlement du 29 janvier 2002, savoir :
Ø
attestation contenant engagements des institutions
financières de renoncer à l’unicité des
comptes, etc…)
Ø
Attestation des soldes bancaires (comptes rubriqués
et non rubriqués) fournis par les organismes financiers
Ø
Attestations des contrôleurs et receveurs des
contributions
Ø
Attestation du secrétariat social
Ø
Attestation des organismes financiers (professionnels) établissant
l’inexistence des comptes débiteurs.
Ø
Attestation des organismes financiers pour dépôt
des titres.
·
En cas de contrôle sur place, quatre
précisions :
a)
le
Président de la Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué
par la Commission doit prendre les convenance du notaire concerné pour fixer la
date. (art 5 § 2 du règlement du 29.1.2002.
b)
la date du contrôle doit figurer sur chacun des
documents et formulaires. (article 6 § 2 du règlement du 29.1.2002)
c)
L’expert et le cas échéant, le ou les membres de la
Commission de contrôle qui assistent l’expert peuvent prendre connaissance sur
place des livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de
toute nature dont ils jugent la représentation utile (article 24 alinéa
1 AR du 10 janvier 2002) demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un
extrait des comptes financiers
d)
L’expert et le ou les membres de la Commission
peuvent demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un extrait des
comptes financiers, demande à émettre dans
le respect du secret professionnel (article 31 de l’ AR du 10 janvier
2002).
·
Si le contrôle s’est fait sur base des documents et
attestations envoyées par le notaire à la Commission de contrôle , donc sans
déplacement à l’Etude de l’expert ou des membres de la commission, toutes les
pièces doivent être paraphées et signées par l’expert. (article 6 § 1 du
règlement du 29.1.2002)[18]
·
L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport
de ses activités et constatations. Il l’envoie dans les huit jours au président
de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire
dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la
Commission de contrôle des comptabilités
qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation
conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.
Si l’expert constate lors
d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :
- le syndic de la Chambre provinciale.
- Le Président de la commission de contrôle.
RESPONSABILITE : L’expert assume la responsabilité financière
d’un contrôle. La responsabilité du suivi d’un contrôle, par contre, incombe au
premier syndic de la chambre.[19]
4.4.3. Contrôle trisannuel (article 21 de l’ AR
DU 10.01.2002)
Une fois tous les trois ans, lors d’un contrôle annuel,
l’expert examine l’activité professionnelle du notaire et dans quelle mesure le fonctionnement et
l’organisation de l’étude notariale influencent la situation comptable de
l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de celle-ci. Il
évalue également la concordance des pièces comptables avec cette situation.
L’expert
dresse, après ce contrôle également, un rapport répondant aux mêmes conditions
que lors d’un contrôle annuel (cf 4.4.2.). Il l’envoie dans les 8 jours au
président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également
envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux
membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient
l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16
de l’ AR DU 10.01.2002.
Si
l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou
réglementaires, il doit en aviser :
·
le syndic de la Chambre provinciale.
·
Le Président de la commission de contrôle.
4.4.4. Contrôle supplémentaire (article 20 de
l’ AR DU 10.01.2002).
·
Un contrôle supplémentaire peut être requis par le
Procureur du Roi, le président de la Chambre ou la Commission de contrôle des
comptabilités
·
Ce contrôle s’effectue sur place ou sur envoi des
documents désignés par la CNN en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de
ventôse. (cf la liste 4.4.2.)
4.4.5. Contrôle supplémentaire en cas de cession
d’étude (article 22 de l’ AR DU 10.01.2002) dans les cas suivants :
·
dans le mois suivant le décès, la destitution ou
l’annulation de la nomination du notaire (sauf si un contrôle annuel a eu lieu
dans les trois mois précédant l’événement)
·
dans le courant du deuxième mois qui précède la
date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des
dispositions de l’article 2, alinéa 1er de la loi contenant
organisation du notariat (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans le
cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date en question)
·
dans le mois après que la Chambre des notaires ait
été avisée de l’intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à
l’article 2, alinéa 2 de la loi contenant organisation du notariat (sauf si un
contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant la date à laquelle la
Chambre a été avisée).
·
dans les trente jours calendriers suivant la
prestation de serment du cessionnaire (sauf si le contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois
précédant la prestation).
4.4.6. Contrôle pour le fonds notarial. (article
7 du règlement du 29 janvier 2002)
Le président de la Commission de contrôle des comptabilités
peut inviter les membres de sa commission désignés conformément à l’article 16
de l’ AR du 10 janvier 2002, à vérifier si le notaire dont la comptabilité est
contrôlée à respecter les règles relatives au Fonds notarial. Un formulaire
adhoc, établi par le Comité de direction de la Chambre nationale, est complété
et renvoyé au Fonds notarial par le Président de la Commission de contrôle
(article 7 du Règlement du 20 janvier 2002). Ce contrôle peut s’effectuer par
sondages. Il ne s’agit donc pas d’un contrôle systématique de toutes les
opérations ayant justifiés l’intervention du Fonds notarial.
4.5.
Production des documents comptables (article 24 de
l’ AR DU 10.01.2002)
Le notaire contrôlé doit
remettre à l’expert, et aux membres de la Commission de contrôle des
comptabilités s’il en est, lors du contrôle, les livres, registres, titres et
valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont les experts et
membres jugent la production utile.
·
En cas de refus du notaire à la demande de
l’expert, ce dernier en avise dans les quatre jours ouvrables le Président de
la Commission de contrôle des comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le
syndic de la Chambre provinciale. (article 4 §1 alinéa 3 du RPC du 29.1.2002)
·
En cas de refus du notaire à la demande des membres
de la Commission de contrôle des comptabilités, ce ou ces derniers en avisent
dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle des
comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le syndic de la Chambre provinciale.
(article 4 §2 alinéa 2 du RPC du 29.1.2002)
Les pièces comptables et
justificatives des entrées et sorties
sont présentées dans l’ordre des écritures.
L’expert et le président
de la Commission de contrôle des comptabilités peuvent en exiger la remise
totale ou partielle d’une copie ainsi qu’un extrait des comptes financiers.
4.6.
Communication de renseignements particuliers à l’expert ( article 4 § du
Règlement CNN du 29.1.2002)
Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de l’arrêté
royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré par
l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation
comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements
qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.
En cas de refus du notaire, l’expert doit en aviser dans les 4
jours ouvrables, le Président de la commission de contrôle, qui en avisera s’il
y a lieu , le syndic de la Chambre des notaires.
4.7.
Les rapports.
Les experts et les
membres de la commission de contrôle ont des missions différentes et, dès lors,
doivent assumer des responsabilités différentes.
4.7.1. Des rapports différents sont dressés par
les experts et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités, dans
les limites de leur mission respective, lors de chaque contrôle, conformément
aux modèles arrêtés par la Chambre Nationale. (article 25 de l’ AR DU
10.01.2002). Ces modèles sont annexés au règlement arrêté par la Chambre
nationale le 29 janvier 2002.
4.7.2. Responsabilité de l’expert (article 26
alinéa 1 de l’ AR DU 10.01.2002) : Les experts, qui sont des
professionnels, assument la responsabilité financière du contrôle. Si l’expert constate lors d’un contrôle une
infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :
·
le syndic de la Chambre provinciale.
·
Le Président de la commission de contrôle.
4.7. 3. Responsabilité du membre de la commission de
contrôle (article 26 alinéa 2 de l’ AR DU 10.01.2002) : si un membre
de la Commission de contrôle des comptabilités , lors d’un contrôle, constate
une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer :
·
le syndic de la chambre provinciale.
4.7.4. Rapport de l’expert (article 27 de
l’ AR DU 10.01.2002) :
L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses
activités et constatations. Il l’envoie dans les 8 jours au président de la
commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire
dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui
accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément
à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.
4.7.5. Rapport de la commission de contrôle des
comptabilités (articles 28 et 29 de
l’ AR DU 10.01.2002)
·
La Commission de contrôle des comptabilités doit
dresser, avant fin mars de chaque année un rapport des contrôles effectués au
cours de l’année précédente.
·
Elle doit y formuler les propositions jugées
convenables.
·
Ce rapport est transmis à la Chambre des notaires
dans les plus brefs délais.
·
La Chambre des notaires dresse alors un rapport de
synthèse.
·
Le rapport de synthèse est transmis :
a)
Intégralement à la Chambre nationale.
b)
Par extrait, pour les contrôles qui le concerne au
vu de sa compétence territoriale, au Procureur du Roi.
4.8.
Le
secrétariat et les frais. (article 30 de l’ AR DU 10.01.2002)
·
Le secrétariat de la Commission de contrôle des
comptabilités est assuré par la
compagnie
·
Les frais des contrôles sont à charge :
a)
Contrôle annuel : de la compagnie.
b)
Contrôle supplémentaire à la demande de la
Commission de contrôle des comptabilités, chambre provinciale ou procureur du
roi : notaire contrôlé.
c)
Contrôle lors de cession d’étude : cédant.
·
Les membres de la Commission de contrôle des
comptabilités sont uniquement
remboursés de leurs débours.
4.9. Le secret
professionnel (article 31 de l’ AR DU 10.01.2002).
L’expert et les membres
de la Commission de contrôle des comptabilités sont soumis au secret
professionnel.
4.10.
Application par analogie des règles de la procédure de contrôle aux sociétés
professionnelles de notaires (article 32 de l’ AR DU 10.01.2002 et article 1 du
Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001, modifié le 22 octobre
2002)
© Robert Meunier Notaire
à Seraing:Texte mis à jour par l'auteur pour la dernière fois le 20 mars 2004
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
1. Conventions collectives
2. Accès à d'autres textes notariaux.
1.
Nouvelle classification de fonctions VOIR NOTARIUS 2/2005 :
2.
6 DECEMBRE 2005 (
M.B. 17/02/2006 ) Arrêté royal rendant obligatoire la convention collective de
travail du 25 janvier 2005, conclue au sein de la Commission paritaire pour les
employés occupés chez les notaires, déterminant la classification des fonctions
et les conditions de rémunération.
Texte complet è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2006-02-17&numac=2005012550
2.
Accès à
d'autres textes ..
.ATTENTION : voyez D'ABORD le chapitre 1 :
un accès plus pratique, plus récent, etc
Les textes ci-après sont à chercher sur le site du M.B. http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl
Ouvrir le n° du M.B., puis en bas de page et au milieu: mettre la date ( inversée: ex. 2004-11-10 ), cliquez et parcourez ce Moniteur…
A.R. du 1er
SEPTEMBRE 2004 .M.B. 10/11/2004. rendant obligatoire la convention collective
de travail du 3 juillet 2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour
les employés occupés chez les notaires, relative aux mesures en faveur des
groupes à risque
A.R. du 4 JUILLET 2004.
M.B. 6/9/2004 .rendant obligatoire la convention collective de travail du 27
novembre 2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés
occupés chez les notaires, relative à l'évolution des salaires pour 2003-2004
et autres dispositions
A.R. du 19 MAI 2004. M.B.
6/9/2004.rendant obligatoire la convention collective de travail du 27 novembre
2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez
les notaires, relative à la prépension conventionnelle à temps plein
AUTRES
LEGISLATIONS NOTARIALES non reprises ci-dessus ,et telles que
reprises le 24 février 2003 du site du Ministère de la Justice http://www.juridat.be/loi/loi2.htm ( attention : site arrêté +- aux décisions
de 2006 – celles données ! –
Après voir le site – peu agréable à consulter ! - è http://jure.juridat.just.fgov.be/?lang=fr
Pour une
recherche des textes ci-dessous il suffit de remplir la
case MOT(s) Exemple : recherche sur le notariat en
rapport avec le blanchiment d'argent: première ligne : notaire; deuxième
ligne :blanchiment; troisième ligne : argent
Cliquez
alors en haut à gauche sur puis
sur et vous avez le texte ci-dessous; vous
cliquez alors sur ….
( notez qu'il y a plus rapide mais c'est moins simple )
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant le
mode de calcul de la contribution des sociétés
professionnelles de notaires au fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999
Source
JUSTICE
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal portant
organisation du contrôle du fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999
Source : JUSTICE
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les
règles de l'organisation et du fonctionnement de la
Chambre nationale des notaires.
Publié le : 31-12-1999
/ Source : JUSTICE
30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les annexes qui doivent être jointes à la candidature à une
nomination de candidat-notaire et à la candidature à une nomination de
notaire. Publié le : 08-01-2000 Source :
JUSTICE
30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal relatif au sceau des notaires associés.
Publié le : 08-01-2000 Source :
JUSTICE
25 NOVEMBRE 2000. - Règlement d'ordre intérieur des
commissions de nomination pour le notariat. Publié
le : 17-03-2001 Source : JUSTICE
9 MARS 2001. - Arrêté royal fixant les conditions
de reconnaissance de la représentativité des associations de licenciés en notariat
pour la présentation des candidats-notaires comme membres des comités d'avis
des notaires.
Publié le : 17-03-2001
Source : JUSTICE
9 MARS 2001. - Arrêté royal concernant le
fonctionnement des commissions de nomination pour le notariat et la nomination
de leurs membres, la désignation des membres externes des commissions
d'évaluation et l'organisation du concours pour le classement des
candidats-notaires. Publié le : 17-03-2001 Source :
JUSTICE
7 MAI 2001. - Arrêté royal fixant les normes uniformes
auxquelles doivent répondre les avis ayant trait à la capacité et à l'aptitude
des candidats à la nomination de candidat-notaire ou de notaire titulaire. Publié le : 12-05-2001
Source : JUSTICE
10 AOUT 2001. - Arrêté royal relatif à l'indemnité de reprise d'une étude notariale.
Publié le : 18-08-2001 Source :
JUSTICE
30 JUILLET 2001. - Arrêté
ministériel relatif à la communication de l'indemnité
de reprise d'une étude notariale. Publié
le : 18-08-2001 Source : JUSTICE
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
CHAPITRE 11: UNION EUROPEENNE
Code Européen de Déontologie
Notariale
Prise de position sur la communication de la
Commission européenne Espace de liberté, de sécurité et de justice: bilan du
programme Tampere et futures orientations“ (COM(2004) 401 final) Conférence des
Notariats de l’Union Européenne
http://europa.eu.int/comm/justice_home/news/consulting_public/tampere_ii/notariats_FR.pdf
UINL è http://www.uinl.org/ è
+ ? = è http://www.notaires.fr/notaires/notaires.nsf/V_TC_PUB/UNION-INTERNATIONALE-NOTARIAT-LATIN
è
LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
CHAPITRE 12:
Blanchiment d 'argent…
Consultez la page de ce
site consacré à cette matière ( un site en soi )
Le blanchiment
d'argent et le notariat belge
|
SITES DIVERS © DE L'AUTEUR
DU SITE |
la
liste complète de mes sites et de mes blogs
è http://leondochy.blogspot.com/
* * Deux
sites originaux et très fréquentés ! TOUS LES LIENS
EN UN COUP D'OEIL
et son équivalent en
néerlandais SNELLE
HYPERTEXT-VERBINDINGEN
Des sites et blogs
de 2007:
Insaisissabilité des domiciles des indépendants : http://nonsaisissabilite.blogspot.com/
L'échange d'informations
avec d'autres pays en matière de fiscalité immobilière
https://www.angelfire.com/co/Dochy/FISC.htm
Contrat de mariage.
Clause d’attribution de communauté et clause d’attribution optionnelle à titre
onéreux. Traitement fiscal. http://contratdemariage.blogspot.com/
REGIME LEGAL MATRIMONIAL
DANS LE MONDE, Ambassades & Consulats de Belgique, Chambres de
notaires & Droit civil – cohabitant inclus - à l'étranger ,
et beaucoup plus mais c'est un site du
" possible "
Sites se caractérisant
par un accès direct à de nombreux arrêts de la Cour de Cassation la plupart
tant FR que NL:
BAIL A FERME :
Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires, accès à des formulaires
et LES BAUX
COMMERCIAUX: Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires
2007:
BAIL DE RESIDENCE
PRINCIPALE
Le CWATUPE: l'urbanisme, etc., en région wallonne : beaucoup de documentations…
La réforme des droits de DONATION et de SUCCESSION en région wallonne : Très documenté également…
Un gain de temps : Obtenir " autrement " et une fois tous les derniers " PRIX COURANT "
LOIS NOTARIALES
( Textes légaux , Déontologie et Comptabilité: mise à jour incomplète… ) + Le blanchiment
d'argent
Et son équivalent en
néerlandais: NOTARIËLE
WETGEVING + WITWASSEN
VAN GELD
L'Administrateur
Provisoire des biens d'un majeur
Ne sont plus mis à jour ( date indiquée sur le site ) mais peuvent encore rendre service:
MANUEL D'AIDE A LA RECHERCHE NOTARIALE SUR INTERNET ( une " bible " avec ces défauts et qualités )
Assainissement des sols ( encore mis à jour pour ce qui est RECENT !
ASBL, AISBL, Fondations privées, Fondations d'utilité publique, etc. + le Formulaire
Les deux
sites ci-après sont condamnés à terme; ne vous étonnez pas s'ils ne s'ouvrent
plus…
Le Code du Logement en région flamande ( Texte FR)
Les x Droits de préemption en région flamande ( Texte FR )
Sites non juridiques :
Site de Lucie et Léon DOCHY à Pecq ( Belgique ) + Diaporama : Fleurs de Lucie + autres
Historique du chemin de fer vicinal à Pecq +Diaporama :le tram à Pecq
Historique du Canal
de l'Espierres + la situation de l’épuration des eaux du Canal + l'avenir du Canal
|
Auteur : Léon Dochy,
notaire à Pecq ( 1948-1988 ), notaire honoraire à Pecq |
pi1.
Nouveauté
Merci de faire part des
erreurs ou des compléments à apporter è leon.dochy@skynet.be
.
[1] Le montant de 100.000 francs a été adapté à l’euro par AR du 20 juillet 2000.
[2] AR du 10 janvier 2002, article 34.
[3] Vanden Eynde Pierre, 19.11.2003, Comptabilité Notariale – les nouvelles obligations des notaires, Vesprée du conseil francophone de la Fédération Royale du notariat belge, page 13.
[4] Pour les notaires exerçant en personne physique : 1 janvier 2004 ; pour les notaires exerçant en société, le premier jour de l’exercice qui suivra le 1 avril 2003.
[5] Ces livres et documents comptables peuvent être présentés sous forme informatique (Exposé oral de Pierre Vanden Eynde du 19 novembre 2003, op cit note 1.
[6] article 6 alinéa 4 Règlement Chambre nationale du 9.10.2001.
[7] Un dossier est considéré comme clôturé à dater du jour où plus aucun acte ne doit intervenir dans ce dossier, précise l’article 8 ; le mot « acte » vise tout acte juridique à l’exclusion de simples opérations comptables de clôture des frais de dossier.
[8] article 4 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001
[9] Vanden Eynde Pierre, 19 novembre 2003, exposé oral, op cit note 1.
[10] Vanden Eynde , op cit not 1, page 8.
[11] article 16 du Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001
[12] Cette disposition transitoire risque de poser des problèmes financiers dans certaines études, le délai de trois ans ne correspondant pas à la durée des engagements généralement pris dans cette matière, surtout lors des nominations récentes ou passage récent en société. Une solution à suggérer : Les Chambres provinciales, lorsqu’elles seront interrogées, pourront, après avoir constaté la situation parfaitement saine de l’étude, permettre le maintien du crédit en cours, déjà amorti, pour autant que la comptabilité de l’étude permette de constater à tout moment la présence de fonds en suffisance que pour rembourser immédiatement le solde du crédit. Dans certains cas qu’elle appréciera, la Chambre pourrait exiger que les fonds en question soient bloqués, sauf son autorisation.
[13]
Donc, la formule à compléter trimestriellement par le notaire,
intitulée « Relevé de la situation comptable arrêtée au … » impose de
renseigner toutes les ouvertures de crédit ou reprise d’encours professionnelles ayant
servi à l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de
l’étude. (crédits visés par l’article16 dit la formule ! ). Cette formule,
arrêtée par la Chambre nationale,
impose également d’indiquer expressément si le montant prélevé sur cette
ouverture de crédit ou reprise d’encours, se retrouve dans les actifs de
l’étude (en fait essentiellement les comptes bancaires, gonflant ainsi
artificiellement le disponible de l’étude). Le
cas échéant, pour le calcul du disponible et la vérification du volant de
sécurité, cette somme devra être déduite du disponible.
[14] Vanden Eynde Pierre, op cit not 1, 19 novembre 2003, exposé oral.
[15] Vanden Eynde Pierre, op cit, page 12.
[16] A la question de savoir si un membre de la Chambre peut être membre de la commission de contrôle, on répondra qu’aucun texte ne prévoit cette incompatibilité. Cependant, eu égard à l’application des règles de droit administratif, il y aura lieu d’être particulièrement attentif à l’intervention de ce membre dans la procédure diligentée devant une Chambre, afin d’éviter les motifs de nullité des décisions que la Chambre serait amenée à prendre.
[17] Vanden Eynde Pierre, op cit, 19 novembre 2003.
[18] Le contrôle annuel peut donc se concevoir sans déplacement en l’étude,
par production des documents ad hoc . L’on peut toutefois s’interroger dans ce
cas sur la façon dont le membre de la commission de contrôle pourra compléter
le formulaire de contrôle qui suit le rapport de l’expert, et répondre à
certaines questions. Ainsi « Les sommes supérieures à 2.500 euros
ont-elles été individualisées dans le délai légal (par sondage) ? Comment
sonder ?
Idem en ce qui
concerne l’application du règlement relatif au Fonds notarial. Encore que dans
ce cas, ce n’est que lorsque le Président de la commission de contrôle le
demande qu’un sondage doit être effectué par le notaire contrôleur (article 7
du Règlement de la CNN du 12 janvier 2002). Le formulaire ne doit donc pas être
complété systématiquement. S’il est complété, le Président de la Commission de
contrôle l’envoie au Fonds notarial.
Mais aussi
qu’en est-il du respect des règles déontologiques relatives à la comptabilité
et à la situation de l’étude ? Peut-on les appréhender sur base des
documents simplement fournis ?
[19] Vanden Eynde Pierre, op cit 19.11.2003.
