Cirkulærskrivelse nr. 11488 af 29.maj 2000

Cirkulærskrivelse om særlige feriedage

Til kirke- og kirkegårdsfunktionærer

( Til menighedsrådene )

Finansministeriet har i cirkulære af 17.marts 2000 om administration af aftalen om særlige feriedage ændret administrationen af reglerne om de særlige feriefridage, der blev aftalt ved OK 99 .

Den ændrede administration gælder i relation til kravet om uafbrudt beskæftigelse, idet kravet i praksis har vist sig uhensigtsmæssig i følgende tilfælde :

† i forbindelse med afvikling af ferie uden løn for ansatte, som benytter adgangen til at fravælge retten til ferie med løn til fordel for 12 pct. Feriegodtgørelse,

† hvor tillidsrepræsentanter har tjenestefrihed uden løn på enkeltdage med henblik på varetagelse af organisationsarbejde,

† for nyansatte, hvis ferieafvikling fordeles over et større antal måneder.

Ændringerne er indarbejdet i nedenstående cirkulærskrivelse. Endvidere er der foretaget visse redaktionelle ændringer. Ændringerne er markeret med en lodret streg i marginen.

Aftalen om særlige feriefridage gælder for tjenestemænd, tjenestemandslignende ansatte samt overenskomstansatte, der har ret til fuld løn under sygdom. Aftalen gælder både fuldtids- og deltidsansatte. På folkekirkens område gælder aftalen således for lønrammelønnede kordegne, kordegneassistenter, organister, organistassistenter, kirketjenere, sognemedhjælpere, kirkegårdsledere, kirkegårdsassistenter, gravere samt månedslønnede gartnere og gartneriarbejdere under SIDs forhandlingsområde.

Aftalen gælder ikke for timelønnede gartnere og gartneriarbejdere under SIDs forhandlingsområde, gravermedhjælpere, øvrig medhjælp, honorarlønnede eller vikarer.

Særligt for de timelønnede gartnere og gartneriarbejdere bemærkes dog, at disse fra overgangstidspunktet omfattes af aftalen, når de efter 8 måneders ansættelse ved samme arbejdsgiver overgår til månedslønning.

De særlige feriefridage indføres gradvis i overenskomstperioden 1.april 1999 til 31.marts 2002 med én dag i første år, to dage i andet år og tre dage i tredje år.

De særlige feriefridage er ikke omfattet af ferieaftalen/ferielovens bestemmelser.

De særlige feriefridage optjenes i form af særlige feriefritimer, ligesom der afregnes i timer ved afviklingen af de særlige feriefridage. En feriefridag svarer til 7,4 feriefritimer for fuldtidsansatte, mens timetallet reduceres forholdsmæssigt for deltidsansatte.

Nedenfor beskrives de nærmere regler om optjening og afvikling.

1. Optjening.

I perioden 1.oktober 1998 31.december 1999 optjener fuldtidsansatte kirke- og kirke-gårdsfunktionærer 1,233 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudte ansættelse, svarende til 1 hel feriefridag pr. 6 måneders ansættelse. Der kan dog maksimalt optjenes 7,4 feriefritimer, svarende til 1 hel feriefridag.

I perioden 1.januar 2000 31.december 2000 optjener fuldtidsansatte kirke- og kirke-gårdsfunktionærer ligeledes 1,233 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudte ansættelse, dog maksimalt 14,8 feriefritimer svarende til 2 hele feriefridage.

I perioden 1.januar 2001 31.december 2001 optjener fuldtidsansatte kirke- og kirke-gårdsfunktionærer 1,850 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudte ansættelse, dog maksimalt 22,2 feriefritimer svarende til 3 hele feriefridage.

For deltidsansatte kirke- og kirkegårdsfunktionærer nedsættes timeoptjening og timemaksimum forholdsmæssigt i forhold til kvoten.

Det betyder, at en kirke- eller kirkegårdsfunktionær på kvote 75 optjener 1,233 x 0,75 = 0,925 særlige feriefritimer pr. fulde kalendermåneds uafbrudt beskæftigelse i de første to optjeningsperioder ( 1.oktober 1998 31.december 2000 ), mens vedkommende optjener 1,850 x 0,75 = 1,388 særlige feriefritimer pr. fulde kalendermåneds uafbrudt beskæftigelse i den sidste optjeningsperiode ( 1.januar 2001 31.december 2001 ). Vedkommende kan dog maksimalt optjene henholdsvis 5,55, 11,10 og 16,65 feriefritimer i de 3 overenskomstår ( 75 % af hhv. 7,4, 14,8 og 22,2 ).

Ved kvoteændringer i et bestående ansættelsesforhold reguleres timeoptjening og timemaksimum forholdsmæssigt i forhold til den nye kvote fra den 1. i måneden efter kvoteændringen, hvis ikke denne sker til den 1. i en måned.

2. Afvikling

Fuldtidsansatte kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der har været ansat siden 1.oktober 1998 kan afvikle 7,4 særlige ferietimer fra tidspunktet for udsendelsen af denne cirkulærskrivelse.

Deltidsansatte kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der har været ansat siden 1.oktober 1998 kan afvikle det til deres kvote svarende antal særlige ferietimer fra tidspunktet for udsendelsen af denne cirkulærskrivelse.

Fuldtidsansatte kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der er ansat efter 1.oktober 1998 kan afvikle 7,4 særlige ferietimer fra det tidspunkt, hvor der er optjent timer nok. På tidspunktet for denne cirkulærskrivelses udsendelse vil alle fuldtidsansatte kirke- og kirkegårds-funktionærer ansat senest den 1.maj 1999 være berettiget til 7,4 ferietimer.

Deltidsansatte kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der er ansat efter 1.oktober 1998 kan afvikle det til deres kvote svarende antal særlige ferietimer fra det tidspunkt, hvor der er optjent timer nok.

I andet overenskomstår kan fuldtidsansatte afholde 1. hele feriefridag den 1.juli 2000 eller senere og 2. hele feriefridag den 1.januar 2001 eller senere. Deltidsansatte kan afvikle de pågældende feriefritimer fra det tidspunkt, hvor der er optjent timer nok.

I tredje overenskomstår kan fuldtidsansatte afholde 1. hele feriefridag den 1.maj 2001 eller senere, den 2. hele feriefridag den 1.september 2001 eller senere og 3. hele feriefridag den 1.januar 2002 eller senere. Deltidsansatte kan afvikle de pågældende feriefritimer fra det tidspunkt, hvor der er optjent timer nok.

Frister for afvikling.

Menighedsrådet og medarbejderrepræsentanten skal aftale en frist for, hvornår de særlige feriefritimer skal være afviklet. Fristen bør være ens for samtlige stillingskategorier ved den pågældende kirke/kirkegård. Hvis man ikke kan blive enige om andet, fastsættes afviklingsfristen til udløbet af det kalenderår, der følger efter det kalenderår, hvor retten til de særlige ferietimer er opnået.

Hvis den ansatte ikke har afviklet de særlige ferietimer inden fristens udløb, overføres timerne til den følgende afviklingsperiode. Menighedsrådet kan dog vælge at indgå aftale med den enkelte medarbejder om, at der i stedet udbetales en kontant godtgørelse for de ikke afholdte ferietimer.

Godtgørelsen beregnes pr. ikke-afviklet ferietime ( oprundet til 1 decimal ) med et beløb svarende til nettotimelønnen ( ekskl. Eget- og arbejdsgiverpensionsbidraget ) samt evt. fast påregnelige ydelser, på grundlag af den pågældendes løntrin på tidspunktet for udbetalingen.

I det tilfælde, hvor særlige feriefritimer, der er overført til den følgende afviklingsperiode, ikke er afviklet inden dennes udløb, skal der udbetales en kontant godtgørelse, der beregnes som ovenfor anført. Menighedsrådet kan dog med den ansatte i det konkrete tilfælde indgå aftale om yderligere udskydelse.

3. Generelle regler.

Opgørelsen af, hvor meget den enkelte kirke- eller kirkegårdsfunktionær har optjent af feriefridage/-timer foretages af menighedsrådet på baggrund af oplysninger om den pågældendes ansættelse( r ) siden 1.oktober 1998.

Hovedreglen er, at man skal have været ansat hele kalendermåneden for at optjene ovennævnte særlige feriefritimer, dvs. fra f.eks. 1.januar til 31.januar. En kirke- eller kirkegårdsfunktionær, hvis ansættelse begynder eller udløber f.eks. den 15. i en måned, vil således ikke optjene særlige feriefritimer i den pågældende måned.

En kirke- eller kirkegårdsfunktionær, der skifter stilling, får dog ved umiddelbar overgang til det nye ansættelsesforhold medregnet dele af en kalendermåned, der ikke har udløst særlige feriefritimer, i optjeningen i det nye ansættelsesforhold. Det er dog en forudsætning, at det nye ansættelsesforhold er omfattet af aftalen.

Ved umiddelbar overgang forstås, at der ikke tidsmæssigt må være en mellemliggende periode mellem de to ansættelser.

Man optjener særlige feriefritimer, når man oppebærer fuld eller delvis løn. Perioder med tjenestefrihed med løn, sygefravær, barsels- eller adoptionsorlov, suspension/tjeneste-fritagelse etc. medregnes således fuldt ud i optjeningen.

Tjenestefrihed uden løn og andre ulønnede perioder indgår ikke i optjeningen. Særligt for børnepasningsorlov gælder dog, at den del af orloven, den ansatte har ret til, indgår i optjeningen, mens optjeningen afbrydes ved overgang til en eventuel aftalebaseret orlovs-periode til børnepasning. Med virkning fra 1.april 2001 indgår aftalebaserede orlovsperioder til børnepasning også i optjeningen.

Betingelsen om uafbrudt beskæftigelse anses dog for opfyldt for den enkelte kalendermåned, uanset om der i den pågældende måned forekommer ulønnede perioder, som skyldes afvikling af ferie uden løn. Det er i den forbindelse uden betydning, om løntrækket skyldes, at den ansatte har valgt 12 pct. Feriegodtgørelse i stedet for ferie med løn, eller at den ansatte endnu ikke har optjent ret til ferie med løn i ansættelsesforholdet.

Endvidere ses der i relation til kravet om uafbrudt beskæftigelse bort fra op til 24 dages tjenestefrihed uden løn pr. kalenderår i tilfælde, hvor tjenestefriheden gives med henblik på en tillidsrepræsentants varetagelse af organisationsarbejde.

Menighedsrådet kan i øvrigt i forbindelse med kortvarige tjenestefrihedsperioder uanset formålet med disse efter en konkret vurdering tillade, at der ses bort herfra i forbindelse med feriefritimeoptjeningen.

Den ansatte har ret til sædvanlig løn under afviklingen af de særlige feriefridage. Ved sædvanlig løn forstås den løn ( inkl. Eget- og arbejdsgiverpensionsbidrag ), som den pågældende på afviklingstidspunktet har ret til i forbindelse med sygefravær.

De særlige feriefritimer afvikles efter aftale med menighedsrådet. Afviklingen finder i det omfang, det er foreneligt med tjenesten sted i overensstemmelse med den ansattes ønsker. Den ansatte skal så tidligt som muligt inden afholdelsen meddele, hvornår feriefritimerne ønskes afviklet.

De særlige feriefritimer skal som udgangspunkt afvikles som hele fridage. Efter aftale med menighedsrådet kan afviklingen dog ske i form af halve dage eller som enkeltstående timer, hvad der især kan blive aktuelt for deltidsansatte kirke- og kirkegårds-funktionærer.

Hvis en ansat bliver syg før afviklingen af varslede feriefritimer er påbegyndt, og fortsat er syg på afviklingstidspunktet, betragtes feriefritimerne som ikke afviklet. Ved sygdom, der opstår efter påbegyndt afvikling, betragtes feriefritimerne som afviklet.

Stillingsskift.

Ved en kirke- eller kirkegårdsfunktionærs umiddelbare overgang til et nyt ansættelsesforhold i folkekirken overføres optjente, tilgodehavende feriefritimer til optjeningen i det nye ansættelsesforhold. Det er dog en forudsætning, at det nye ansættelsesforhold er omfattet af aftalen.

Menighedsrådet udfærdiger en opgørelse over den ansattes optjeningsperioder samt eventuelle tilgodehavende særlige ferietimer, som skal overføres til det nye ansættelsesforhold.

Ved umiddelbar overgang forstås, at der ikke tidsmæssigt må være en mellemliggende periode mellem de to ansættelser. I modsat fald er der tale om fratræden, jf. nedenfor.

Fratræden.

Ved fratræden ( uden at der sker umiddelbar overgang til en anden ansættelse ) udbetales kontant godtgørelse. Godtgørelsen beregnes som ovenfor anført pr. ikke-afviklet feriefritime ( oprundet til 1 decimal ) med et beløb svarende til nettotimelønnen ( ekskl. eget- og arbejdsgiverpensionsbidrag ) samt evt. fast påregnelige ydelser, på grundlag af den pågældendes løntrin på tidspunktet for udbetalingen.

4. Særlige bestemmelser.

Cirkulærskrivelsen har virkning fra 1.januar 2000 . Kirkeministeriets cirkulærskrivelse af 29. november 1999 om særlige feriefridage til kirke- og kirkegårdsfunktionærer ophæves med virkning fra samme dato.

Kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der er fratrådt i perioden mellem 1.april 1999 og indtil dato er berettiget til udbetaling af kontant godtgørelse for særlige feriefridage optjent under ansættelse( r ) i perioden fra 1.oktober 1998 og indtil fratrædelsen. Det er menighedsrådets ansvar, at de kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der er berettiget hertil, får udbetalt godtgørelsen.

Hvis den pågældende efter fratrædelsen på ny har fået ansættelse som kirke- og kirkegårdsfunktionær overføres optjeningen dog til dette ansættelsesforhold.

Kirkeministeriet, den 29.maj 2000

Steffen Brunes\kt.chef