Vejledning nr. 12055 af 30.september 1997

Vejledning om ferierettigheder for ansatte

ved kirker og kirkegårde

( Til stiftsøvrighederne ).

Ved lov nr. 1199 af 27.december 1996 er der gennemført forskellige ændringer i lov om ferie, jf. lovbekendtgørelse nr. 167 af 24.februar 1997.

Den 2.maj 1997 er der indgået aftale om ferie mellem Finansministeriet og Central-organisationerne.

Aftalen erstatter aftale af 10.april 1989 om de for folkekirkens tjenestemænd gældende ferieregler, cirkulære af 2.maj 1989 og cirkulære af 12.juli 1994.

Aftalen har virkning fra optjeningsåret 1996 og ferieåret 1997/1998. Enkelte bestemmelser har dog først virkning fra 1.oktober 1997.

1. Tjenestemænd

For tjenestemænd indebærer aftalen følgende ændringer i forhold til tidligere.

a. Optjening af ferie.

Bestemmelsen om, at tjenestemænd optjener ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn, hvis tjenestefriheden er af en sammenhængende periode på højst 6 måneder, ændres fra 1.oktober 1997, således at der for tjenestefrihedsperioder, der påbegyndes på eller efter denne dato optjenes ret til ferie med løn i de første 6 måneder af tjeneste-frihedsperioden, uanset dennes længde.

b. Omlægning af ferie.

Omlægges planlagt ferie uden tjenestemandens samtykke med et varsel på mindre end 3 måneder for så vidt angår hovedferien og 1 måned for så vidt angår restferien, ydes der som kompensation herfor tjenestemanden 1 ½ times betalt frihed for hver omlagt feriedag.

Sker omlægningen efter feriens påbegyndelse, ydes kompensation med 3 timers betalt frihed pr. omlagt feriedag.

c. Sygdom under ferie.

Bliver tjenestemanden syg under afvikling af ferie, kan ferien efter menighedsrådet skøn suspenderes helt eller delvis, når særlige omstændigheder taler derfor. Sygdommen kan kræves dokumenteret ved en lægeerklæring.

d. Ferieforhold i forbindelse med pensionering og forudgående sygefravær.

Med virkning fra 1.oktober 1997 gælder der ikke længere særregler, når tjenestemanden afskediges med egenpension eller rådighedsløn/ventepenge. Tjenestemænd skal således ikke som hidtil afvikle al optjent ferie, inden de fratræder, men får udbetalt feriegodtgørelse for ikke afviklet ferie.

I forbindelse med længerevarende sygdom umiddelbart forud for afskedigelsen bortfalder retten til al feriegodtgørelse, bortset fra feriegodtgørelse vedrørende eventuel opsparet ferie, hvis tjenestemanden fratræder 2.maj 1997 eller senere.

e. Udskydelse af feriedage.

Menighedsrådets adgang til at udskyde en tjenestemands feriedage til det følgende ferieår på grund af ganske særlige tjenstlige forhold er endvidere begrænset til 6 dage.

f. Opsparing af feriedage.

Adgangen til at opspare ferie er begrænset til 1 uge pr. ferieår. Det er nu kun de feriedage, der ligger ud over 24 , der kan opspares. Samtidig er 3 års reglen bortfaldet. Der skal nu foreligge en aftale om de nærmere vilkår for afviklingen af den opsparede ferie samtidig med, at aftalen om opsparing indgås.

g. Placering af ferien.

Reglerne om kompensation for placering af en tjenestemands hovedferie på 18 dage helt eller delvis uden for perioden, hvis tjenstlige forhold gør det nødvendigt, er ændret, således at der ydes kompensation med 1 ½ times betalt frihed for hver feriedag, der placeres uden for ferieperioden.

2. Tjenestemandslignende ansatte.

For tjenestemandslignende ansatte indebærer aftalen følgende ændringer i forhold til tidligere :

a. Løn under ferie.

Med virkning fra ferieåret 1997/98 ydes løn under ferie med samme brøkdel, som tjenesten i optjeningsåret gennemsnitligt har udgjort.

b. Optjening af ferie

Tjenestemandslignende ansatte optjener ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn på samme måde som tjenestemænd.

Bestemmelsen om, at der optjenes ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn, hvis tjenestefriheden er af en sammenhængende periode på højst 6 måneder, ændres fra 1.oktober 1997, således at der for tjenestefrihedsperioder, der påbegyndes på eller efter denne dato optjenes ret til ferie med løn i de første 6 måneder af tjenestefrihedsperioden, uanset dennes længde.

c. Omlægning af ferie.

Omlægges planlagt ferie uden den ansattes samtykke med et varsel på mindre end 3 måneder for så vidt angår hovedferien og 1 måned for så vidt angår restferien, ydes der som kompensation herfor den ansatte 1 ½ times betalt frihed for hver omlagt feriedag.

Sker omlægningen efter feriens påbegyndelse, ydes kompensation med 3 timers betalt frihed pr. omlagt feriedag.

d. Sygdom under ferie.

Bliver den ansatte syg under afvikling af ferie, kan ferien efter menighedsrådets skøn suspenderes helt eller delvis, når særlige omstændigheder taler derfor. Sygdommen kan kræves dokumenteret ved en lægeerklæring.

3. Overenskomstansatte ( gartnere, gartneriarbejdere og HK-personale )

For overenskomstansatte indebærer aftalen følgende ændringer i forhold til tidligere:

a. Løn under ferie.

Med virkning fra ferieåret 1997/98 ydes løn under ferie med samme brøkdel, som tjenesten i optjeningsåret gennemsnitligt har udgjort.

b. Optjening af ferie.

Overenskomstansatte optjener ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn på samme måde som tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte.

c. Omlægning af ferie.

Sker omlægningen efter feriens begyndelse, ydes kompensation med 3 timers betalt frihed pr. omlagt feriedag.

d. Sygdom under ferie.

4. Overenskomstansatte ( gartnere, gartneriarbejdere og HK-personale)

For overenskomstansatte indebærer aftalen følgende ændringer i forhold til tidligere:

a. Løn under ferie.

Med virkning fra ferieåret 1997/98 ydes løn under ferie med samme brøkdel, som tjenesten i optjeningsåret gennemsnitligt har udgjort.

b. Optjening af ferie.

Overenskomstansatte optjener ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn på samme måde som tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte.

Bestemmelsen om, at der optjenes ferie med løn under tjenestefrihed uden løn, hvis tjenestefriheden er af en sammenhængende periode på højst 6 måneder, ændres fra 1.oktober 1997, således at der for tjenestefrihedsperioder, der påbegyndes på eller efter denne dato optjenes ret til ferie med løn i de første 6 måneder af tjenestefrihedsperioden, uanset dennes længde.

c. Omlægning af ferie.

Sker omlægningen efter feriens påbegyndelse, ydes kompensation med 3 timers betalt frihed pr. omlagt feriedag.

d. Sygdom under ferie.

e. Manglende afvikling af ferie.

Ferie, som ikke har kunnet afvikles på grund af den ansattes forhold ( værnepligt, sygdom, barsel, adoptionsorlov m.v. ), overføres til det følgende ferieår.

Efter aftale med menighedsrådet kan den ansatte i stedet få udbetalt et beløb, der svarer til den løn, der skulle have været udbetalt under afholdelse af den tilgodehavende ferie.

4. Almindelige bestemmelser. Feriens længde og placering.

A. Feriens længde.

Ferie optjenes med 2 ½ dag for hver måneds beskæftigelse. Tilgodehavende ferie beregnes på grundlag af den samlede beskæftigelse i folkekirken i det forudgående kalenderår ( »optjeningsåret« ). Har den ansatte været beskæftiget i folkekirken i hele optjeningsåret, udgør ferien 30 dage ( 5 uger ).

Månedslønnede ansatte optjener ret til ferie med løn under fravær som følge af tjenestefrihed uden løn i sammenhængende perioder af højst 1 års varighed, hvor den ansatte gennemgår en uddannelse, der efter menighedsrådets skøn er af betydning for den pågældendes beskæftigelse, eller militærtjeneste af højst 1 måneds varighed. Derudover optjenes ret til ferie med løn under fravær som følge af tjenestefrihed uden løn i sammenhængende perioder af højst 6 måneders varighed, dog således at der med virkning fra 1.oktober 1997 optjenes ferie – uanset tjenestefrihedsperiodens længde – i de første 6 måneder af en tjenestefrihedsperiode. Det er en forudsætning, at den ansatte genindtræder i tjenesten inden udløbet af det ferieår, hvori ferien skal være afholdt, og at ferien afvikles inden udløbet af det pågældende ferieår, medmindre afviklingen udsættes i henhold til andre bestemmelser i ferieaftalen.

Under samme betingelser som ovenfor anført optjener månedslønnede ansatte ret til ferie med løn under orlov til uddannelse, børnepasning og sabbat. Timelønnede ansatte optjener efter ferieloven ikke ferie under orlov.

Har en lønmodtager ikke optjent ret til 30 dages ferie med feriegodtgørelse eller løn, har lønmodtageren ret til at få antallet af feriedag suppleret op til 30 dage, uden at der hertil er knyttet ret til feriegodtgørelse eller løn ( ferielovens § 6a ). En lønmodtager kan dog højst kræve 12 dages ferie uden feriegodtgørelse eller løn efter ferieperiodens udløb den 30.september.

B. Feriens placering.

Optjent ferie skal holdes i det efter optjeningsåret følgende år, der går fra 2.maj til 1.maj (»ferieåret«) (ferielovens § 8).

Af ferien skal mindst 18 dage ( 3 uger ) gives i sammenhæng i tiden mellem den 2.maj og den 30.september (»ferieperioden«). For tjenestemænds vedkommende kan menighedsrådet bestemme, at hovedferien på 18 dage helt eller delvis skal placeres uden for ferieperioden, hvis tjenstlige forhold gør det nødvendigt. Der ydes den ansatte kompensation med 1 ½ times betalt frihed for hver feriedag, der placeres uden for ferieperioden ( ferieaftalen § 12 ).

Er feriedagenes antal under 18, skal hele ferien gives i sammenhæng i ferieperioden.

Resterende feriedage skal også gives i sammenhæng, men kan lægges uden for ferieperioden. Hvor hensynet til arbejdets udførelse gør det ønskeligt, kan denne del af ferien dog gives i form af enkelte feriedage.

Aftale om anden placering af ferien kan træffes med den ansatte. Dog skal i alle tilfælde mindst 12 dage ( 2 uger ) af ferien gives i sammenhæng i eller uden for ferieperioden.

For ansatte med en 5-dages arbejdsuge tæller hver feriedag med 6/5.

Menighedsrådet fastsætter efter forhandling med de ansatte ved kirken og kirkegården, hvornår disse skal have ferie. Menighedsrådet skal imødekomme de ansattes ønsker om feriens placering, såfremt dette er foreneligt med arbejdets udførelse ( ferielovens § 10 ). Menighedsrådet skal give de ansatte meddelelse om feriens placering så tidligt som muligt og senest 3 måneder før feriens begyndelse for den ferie, der skal gives i sammenhæng i ferieperioden ( ferielovens § 9, stk. 1 ) og senest 1 måned før ferien begynder for resterende feriedage ( ferielovens § 9, stk. 2 ), medmindre særlige omstændigheder hindrer dette.

Tjenestemænd kan aftale med menighedsrådet, at feriedage ud over 24 pr. år opspares med henblik på afholdelse efter ferieårets udløb. Samtidig aftales de nærmere vilkår for afviklingen af den således opsparede ferie.

For månedslønnede gælder, at hvis planlagt ferie omlægges uden den ansattes samtykke med et varsel på mindre end 3 måneder ( fsva. Hovedferie ), henholdsvis 1 måned ( fsva. Restferie ), ydes der som kompensation herfor den ansatte 1 ½ times betalt frihed for hver omlagt feriedag.

Tilgodehavende ferie, som ikke har kunnet afvikles som følge af aftjening af værnepligt, sygdom, barsel, adoptionsorlov m.v., overføres til det følgende ferieår ( ferieloven § 6 ). Efter aftale med menighedsrådet kan den ansatte i stedet få udbetalt et beløb, der svarer til den løn, der skulle have været udbetalt under afholdelse af den tilgodehavende ferie. Menighedsrådet bør så vidt muligt tage hensyn til den ansattes ønsker.

I øvrigt kan indtil 6 feriedage overføres til det følgende ferieår, hvis særlige tjenstlige forhold har bevirket, at den fulde ferie ikke har kunnet afvikles i det pågældende ferieår.

Man henleder opmærksomheden på Kirkeministeriets bekendtgørelse af 13.december 1994 om medarbejdermøder i folkekirken m.v. § 4, stk. 1, nr. 6, hvorefter der skal orienteres om ferietilrettelæggelse på et medarbejdermøde.

C. Sygdom under ferie.

Hvis en ansat bliver syg under afvikling af ferie, kan ferien – efter menighedsrådets skøn – suspenderes helt eller delvis, når særlige omstændigheder taler derfor ( ferieaftalens § 10 ). Der skal tages hensyn til, om sygdommen er af længere varighed, om den er af alvorligere karakter, om den hindrer den ansatte i at udnytte ferien på en rimelig måde, eller om den skyldes tilskadekomst under tjenesten før feriens påbegyndelse. Menighedsrådet kan kræve sygdommen dokumenteret ved lægeerklæring. I sager, der giver anledning til tvivl, kan menighedsrådet mod gebyr indhente en lægelig erklæring fra Helbredsnævnet.

Tidspunktet for erstatningsferien fastsættes af menighedsrådet.

5. Ferie med løn.

A. Berettigede til ferie med løn.

Ansatte, der er antaget månedsvis eller for længere tid og således, at der ikke sker fradrag i lønnen for søgnehelligdage, sygedage og lign., er berettigede til ferie med løn ( ferieloven § 14 ).

Ret til ferie med løn har herefter tjenestemænd, ansatte med tjenestemandslignende ansættelsesvilkår og ansatte, der er omfattet af funktionærlovens regler. Derimod er f.eks. medlemmer af kirkekor og rengøringspersonale ikke berettiget til ferie med løn.

Ansatte, der er berettiget til ferie med løn, kan forud for et optjeningsårs begyndelse kræve feriegodtgørelse af lønnen i dette optjeningsår i stedet for ferie med løn i det efterfølgende optjeningsår. Feriegodtgørelse udbetales i sådanne tilfælde med 12 % ( ferielovens § 14, stk. 2 ).

B. Ferielønnen. Kontant ferietillæg.

Ansatte, der ved feriens afholdelse har anden arbejdstid end i optjeningsåret, aflønnes under ferien med samme brøkdel af lønnen, som tjenesten i optjeningsåret gennemsnitligt har udgjort. ( ferieaftalens § 7 ).

En ansat, der f.eks. i optjeningsåret har været ansat med en beskæftigelsesgrad ( lønkvota ) på 60 %, men hvis lønkvota inden feriens afholdelse er forhøjet til 80 %, er således berettiget til løn under ferien beregnet med en lønkvota på 60 %, hvis han i hele optjeningsåret har været aflønnet med denne kvota.

Deltidsansatte, der har udført tjeneste ud over den fastsatte beskæftigelsesgrad, uden at dette er blevet aflønnet som overarbejde, har krav på almindelig feriegodtgørelse på 12 ½ % af merarbejdsgodtgørelsen. Der kan i dette tilfælde ikke samtidig ydes særlig feriegodtgørelse.

I forbindelse med ferie med løn udbetales der et ( kontant ) ferietillæg eller særlig feriegodtgørelse. Særlig feriegodtgørelse udbetales med 1 ½ % af lønnen i det forudgående optjeningsår til tjenestemands- og tjenestemandslignende ansatte samt til månedslønnede ansatte omfattet af overenskomster indgået mellem de i ferieaftalens § 1 nævnte organisationer ( ferieaftalen § 9 ). Til ansatte på timeløn, f.eks. gravermedhjælpere, kirketjenermedhjælpere, rengøringshjælp o.l., udbetales der et kontant ferietillæg på 1 % af lønnen i optjeningsåret ( ferieloven § 14, stk. 1 ).

Ved beregningen af ferietillæg og særlig feriegodtgørelse medregnes kun indkomst-skattepligtige løndele, arbejdsmarkedsbidrag og ATP. Der bortses fra udbetalt løn under ferie og udbetalt ferietillæg/særlig feriegodtgørelse.

C. Retsstilling ved fratræden og genindtræden.

Ved fratræden ydes der ansatte, der har været berettiget til ferie med løn, feriegodtgørelse for det løbende optjeningsår samt for den del af tidligere optjeningsår, for hvilken lønmodtageren ved sin fratræden endnu ikke har holdt ferie ( ferielovens § 14, stk. 3 ) ( se under udbetalingsmåden nedenfor under pkt. 7 ).

Feriegodtgørelsen udbetales med 12 ½ % af udbetalte indkomstskattepligtige løndele, arbejdsmarkedsbidrag og ATP i perioden. Der bortses fra udbetalt løn under ferie og udbetalt særlig feriegodtgørelse eller ferietillæg.

Fra 1.oktober 1997 gælder dette også for tjenestemænd, der fratræder med egenpension eller rådighedsløn/ventepenge. Disse skal således ikke længere afvikle al optjent ferie, hvis fratræden sker på eller efter denne dato, men skal have udbetalt feriegodtgørelse. Optjent, ikke-afviklet ferie fra optjeningsåret 1996 eller tidligere kan afvikles inden fratrædelsen, men optjent ferie fra optjeningsåret 1997 skal udbetales i form af feriegodtgørelse.

En tjenestemand, der fratræder med pension pr. 30.september 1997 eller tidligere skal derimod som hidtil før fratrædelsen afvikle hele den indtil fratrædelsestidspunktet optjente ferie, medmindre særlige arbejdsmæssige forhold gør sig gældende eller anden aftale indgås. I så tilfælde kan der for den tilgodehavende ferie udbetales feriegodtgørelse.

Under en tjenestemands eventuelle sygefraværsperiode umiddelbart forud for afskedigelse med egenpension eller rådighedsløn/ventepenge optjenes der ikke ferieret, og løn m.v., der udbetales under sådant fravær, indgår ikke ved beregning af feriegodtgørelse. Er sygefraværsperioden på 6 måneder eller derover, bortfalder retten til feriegodtgørelse for ferie optjent i det pågældende samt de forudgående optjeningsår, bortset fra eventuel ferie, der er opsparet fra tidligere ferieår i henhold til ferieaftalens § 11, når tjenestemanden fratræder 2.maj 1997 eller senere. Særlig feriegodtgørelse, der allerede er udbetalt i fratrædelsesåret inden meddelelsen om afsked, bortfalder dog ikke.

En tjenestemand, der genindtræder i tjenesten efter afsked med ventepenge eller rådighedsløn eller efter afsked begrundet i helbredsbetinget utjenstdygtighed, har ret til at afholde fuld ferie med løn i det ferieår, der følger efter det ferieår, hvor genindtrædelse i tjenesten sker. I det løbende ferieår har den pågældende herudover ret til ferie med løn i 2 ½ dag for hver fulde måned, der på genindtrædelsestidspunktet resterer af kalenderåret, såfremt han genindtræder i perioden 2.maj – 31.december.

6. Ikke-berettigede til ferie med løn.

Feriegodtgørelse.

Der ydes ansatte, der ikke er berettiget til ferie med løn, jf. foran under pkt. 5.A, en feriegodtgørelse, der udgør 12 ½ % af lønnen ( ferieloven § 12 ). Feriegodtgørelsen indbetales kvartalsvis i løbet af optjeningsåret, jf. nærmere under pkt. 7.

Feriegodtgørelse ydes – uanset at der ikke udbetales løn under sygdom – under lønmodtagerens fravær af mere end 3 dages varighed på grund af sygdom eller tilskadekomst i tjenesten. Feriegodtgørelsen beregnes på grundlag af lønmodtagerens løn i de sidste 4 uger før fraværet. Det er dog en forudsætning, at lønmodtageren har været ansat i mindst 12 måneder i folkekirken inden for de sidste 2 år. Feriegodtgørelse under sygdom ydes højst for sammenlagt 4 måneder inden for et optjeningsår og for højst 4 måneder på grund af samme sygdom eller tilskadekomst ( ferieloven § 13 ).

Feriegodtgørelsen beregnes af samtlige indkomstskattepligtige løndele, arbejdsmarkeds-bidrag og ATP. Der bortses fra udbetalt feriegodtgørelse og udgiftsdækkende godtgørelser.

7. Udbetaling af feriegodtgørelse.

Feriegodtgørelse udbetales i alle tilfælde gennem Feriekontosystemet.

a. For lønmodtagere, der følgende optjener feriegodtgørelse, ( jf. pkt. 6 ), indbetaler menighedsrådet efter hvert kvartals udløb til FerieKonto den optjente feriegodtgørelse efter fradrag af beregnet A-skat og arbejdsmarkedsbidrag. Indbetalingen skal finde sted senest den 10. i måneden efter kvartalets udløb – dog for december kvartal senest den 17.januar. Indbetaling sker ved benyttelse af de særlige giroindbetalingskort, der tilsendes menighedsrådet fra FerieKonto.

Samtidig med den kvartalsvise indbetaling af feriegodtgørelsen, skal menighedsrådet på en særlig liste sende FerieKonto en redegørelse for den indbetalte feriegodtgørelse med oplysning for hver lønmodtagers navn, CPR-nr., antal optjente feriedage samt den for lønmodtageren indbetalte feriegodtgørelse.

b. For lønmodtagere, der er antaget månedsvis eller for længere tid, og som får løn under ferie, indbetales ved fratræden feriegodtgørelse efter fradrag af beregnet A-skat og arbejdsmarkedsbidrag for det løbende optjeningsår samt for den del af det forudgående optjeningsår, for hvilken lønmodtageren ved sin fratræden endnu ikke har holdt ferie ( jf. pkt. 5.C. ). Indbetalingen sker ved benyttelse af særligt giroindbetalingskort senest den 10. i måneden efter den pågældendes fratrædelse – dog senest 17.januar for ansatte, der er fratrådt i december måned. På bagsiden af indbetalingskortet gives oplysning om lønmodtagerens navn og CPR-nr. samt om antallet af optjente feriedage.

Såfremt en lønmodtager, der under sin hidtidige ansættelse i folkekirken har været berettiget til ferie med løn, overgår til anden ansættelse i folkekirken, under hvilken han eller hun ligeledes vil være berettiget til ferie med løn, skal der ikke ske indbetaling af feriegodtgørelse vedrørende den pågældende til FerieKonto. Der skal heller ikke ske overførsel af et til den optjente feriegodtgørelse svarende beløb fra det tidligere ansættelsessted til det nye ansættelsessted.

8. Forældelse.

Krav på feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg forældes, hvis det ikke af kirkefunktionæren er rejst over for menighedsrådet inden den 1.april i det ferieår, i hvilken ferien skal holdes ( ferieloven § 21 ). Krav på feriegodtgørelse, som er optjent i 1996, forældes således, hvis det ikke er gjort gældende inden 1.april 1998.

Denne vejledning træder i stedet for den af ministeriet udsendte vejledning af 30.marts 1982 om ferierettigheder for ansatte ved kirker og kirkegårde.

Kirkeministeriet, den 30.september 1997

Steffen Brunes

/ Isabel Melander