Gerencia
de Proyectos: Cómo hacerlo mejor
Resumen del Curso
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Por
qué USted necesita una excelente Gestión de Proyectos
Por supuesto, la Gestión de Proyectos es
escencial para la conclusión exitosa de los grandes proyectos.
Los megaproyectos con grandes inversiones muchas veces reunen varios
equipos de gerentes de proyectos. Sin embargo, la gestión de
proyectos también es necesaria en proyectos pequeños--aún
los proyectos personales que nada tienen que ver con el trabajo.
Todo el mundo necesita las habilidades para completar
un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, sin comprometer las
metas de calidad. Si usted trata con clientes y no enfrenta la administación
de proyectos con un completo arsenal de habilidades, estará
actuando con una desventaja competitiva. Hoy en día los clientes
quieren todo rápido, bueno y barato. Y los clientes educados
de hoy en día no perdonan, ni aceptan excusas y sencillamente
le comprará a quien le proporcione lo que quiere, cuando quiera
y al precio que está dispuesto a pagar. Esto no le ocurría
a los gerentes de proyectos antes de la Era de la Información,
pero es la realidad actual.
Escasez
de buenos gerentes de proyectos
Usted puede pensar que la gerencia de proyectos
se puede contratar externamente. Buena suerte. Toda clase de personas
aseguran que saben gerenciar proyectos. Inclusive pueden sobresalir
en algún aspecto de la gerencia de proyectos, y sin embargo
no poseen las habilidades para entregar un proyecto dentro de los
requerimientos. Tienen experiencia y han recibido entrenamiento en
gerencia de proyectos, pero no se han actualizado para tratar con
los requerimientos de la gerencia de proyectos moderna. Generalmente,
usted tendrá que realizar su propia gerencia de proyectos o
contratar y entrenar a sus propios gerentes de proyectos internos.
Si logra encontrar una buena fuente de gerentes de proye, trátelos
muy, pero muy bien.
Si usted construye su propio equipo de gestión
de proyectos podrá hacer una integración vertical. Sin
importar su industria, tener la capacidad de entregar una solución
llave en mano a un cliente representa una ventaja definitiva de mercadeo
y ventas. Pero para estar en capacidad de acometer proyectos verticalemnte
integrados, necesitará gente que sepa hacer más que
tablas, esquemas y algo de "cheerleading".
Algunos
elementos clave de la gestión de proyectos
Hoy en día todo
gerente de proyecto deberá dominar un nuevo conjunto de condiciones,
aunque muchas de las habiliddes tradicionales aún sigan siendo
vitales para el éxito. Estas son algunas áreas de conocimiento
claves que requieren ser dominadas:
Básicas
- Las bases de la gestión exitosa de proyectos: incluso la
mayoría de los profesionales no las dominan. Más a
menudo, son tomadores de órdenes/manejdores de documentos
que solo tienen experiencia de 6 meses, multiplicada por 40 y aseguran
tener 20 años de experiencia. Puede que sepan algunas bases,
pero no todas. Y logran sobreaguar.
- Definir el alcance de un proyecto: Cómo prometer lo que
podrá hacer y cumplir lo que prometió. La mayoría
de los gerentes de proyectos son solo tomadores de órdenes.
Ignoran cómo usar el conjunto de técnicas de los hemisferios
izquierdo y derecho del cerebro para mantener un proyecto viable.
Elevan tanto la barra de la cantidad que descuidan la barra de la
calidad.
- Organizar y priorizar: Cómo controlar el trabajo en lugar
que el trabajo lo controle a usted. Aquí es donde todos quieren
tomar atajos. Esta actividad no requiere una planificación
laboriosa, pero sí requiere entender las técnicas
rápidas necesarias para filtrar y clasificar las actividades
de un proyecto en la secuencia correcta. La mayoría de lagente
no sabe cómo hacer esto.
- Secretos de la administración del tiempo: Cómo realizar
el trabajo de 72 horas en 8 horas. Si, usted puede realizar 72 horas
de trabajo en 8 horas. Se sorpredndería del impacto que la
adecuada administración del tiempo puede tener. Cómo
tratar las interrupciones, llamadas telefónicas, conversaciones,
etc. Cómo indetificar pérdidas de tiempo. Cómo
automatizar las cosas que otros hacer del modo complicado. Usted
debe saber estas cosas para sobresalir--a lo mejor para sobrevivir,
mientras otros obtienen este conocimiento.
Usando las herramientas
- Método de la Ruta Crítica: Qué es y qué
errores evitar. No solo es producir un diagrama con el programa
de actividades y esperar que otras personas puedan trabajar con
él. Hay formas de emplear este método para hacer más
que programas de trabajo. el análisis de CPM (siglas en inglés)
que se presenta con los términos de referencia puede hacer
la diferencia entre una ganancia espectacular o una estruendosa
pérdida en un compromiso.
- PERT: Qué es y cómo usarlo efectivamente. La misma
situación que el CPM. Sin embargo, pocos gerentes de proyectos
aprovechan completamente el PERT, excepto como una forma de refinamiento
de sus análisis CPM analysis. Gran error.
- Diagramas Gant: Consejos, trucos y secretos exitosos para usarlos
efectivamente. ¿Ya está viendo un patrón aquí?
Los diagrams de Gant deben servir para mucho más que para
colgarlos de alguna pared. Usted se sorprendería de las cosas
que los gerentes de proyectos experimentados pueden hacer con ellos.
¿Puede pensar en tres cosas? ¿Cuatro? Si no, usted
no ha alcanzado aún su máximo nivel de competitividad
en gerencia de proyectos.
- La hoja de trabajo mágica: Cómo usar las hojas de
trabajo para volver picadillo a su competencia. Si usted no ha pasado
horas entrenándose en los usos de las hojas de trabajo (electrónicas
u otras), no se ha entrenado para ser un gerente de proyectos a
prueba de tiburones. Usted debe ser un mago con las hojas de trabajo
si quiere ser un gerente de proyectos campeón. Eso no significa
que deberá conocer cada función de Microsoft Excel.
No, significa que deberá saber dónde el análisis
de filas y columnas hace la diferencia.
Intermedio
- Métodos de informar y compartir datos: Lo bueno, lo malo
y lo feo. ¿Sabe cómo presentarle la información
correcta a las personas correctas en el tiempo correcto? ¿Sabe
cómo lograr que su equipo de proyecto haga lo mismo con usted?
- Tratar con desviaciones del programa: Cómo hacer a todos
felices(o por lo menos, crean que lo están). No siempre podrá
evitar los retrasos, no importa qué tan bien programado u
organizado esté. Las cosas suceden. Tener la capacidad de
girar las cosas en el modo correcto de una forma ética es
un gran activo. Como lo es la capacidad de compensar desviaciones
del programa en un modo gana-gana. Usted debe saber cómo
y cuando hacer cada una de estas cosas.
- Evitando el síndrome de "9 hombres dentro de un Volkswagen":
Cómo tratar con los problemas de recursos sin quedar como
un idiota. Muy a menudo, los gerentes de proyectos fracasan en la
asignación adecuada de recursos a lo largo del ciclo de un
proyecto y al final le asignan demasiada gente. ¿Sabe cómo
evitar esto? ¿Sabe cómo reconocer las señales?
¿Sabe reconocer la diferencia entre baja asignación
de recursos, bajo desempeño y escasez de herramientas de
trabajo? Usted debe estar en capacidad de reconocer la diferencia
si quiere se un buen jefe o gerente de proyectos.
- Los secretos de la documentación a prueba de bala: Su documentación
se le puede devolver para espantarlo--o puede ser su gracia salvadora.
¿Recuerda el testimonio de Bill Gates testimony, cuando los
e-mails internois lo hicieron quedar mal? También habrá
escuchado de personas que han perdido dinero importante por no haber
podido sustentar esto o aquello. La documentación sirve no
solo para ayudarle a ganar en situaciones controversiales, sino
para prevenir tales situaciones, en primer lugar. ¿Sabe cómo
hacerlo?
Avanzadas
- Obtención de fondos para un proyecto: Los secretos para
evitar tener un proyecto con deficiencia de fondos o cancelado.
¿Sabe cuáles son? ¿Sabe donde encontrar los
botones que debe pulsar y cómo pulsarlos? Tratar de administrar
un proyecto mal presupuestado es un esfuerzo inútil. Tendrá
que comprometer o la calidad o el tiempo de entrega y despedazará
a su equipo en el proceso. Usted puede obtener los fondos necesarios
para su proyecto, pero deberá saber más que solo llenar
un formulario de requerimiento de fondos de capitalización
. Las palabras que escriba en el papel deben persuadir a quienes
asignan los fondos para que los proporcionen, no solo limitarse
a pedirlos. ¿Sabe cómo hacer exactamente eso sin provocar
dificultades?
- Manejar a un cliente difícil--y convertirlo en su mayor
apoyo.¿Cómo puede usted lograr que un cliente disgustado
fuerce a su jefe a promoverlo? Cómo hacer para que un cliente
furioso le traiga nuevos clientes ansiosos a su puerta.
- Manejar a un socio complicado: Cómo manejar jefes y compañeros
de trabajo maipuladores, hipócritas que claven al cuchillo
por la espalda o incompetentes. ¿Cómo administra usted
el asilo de locos que es el sitio de trabajo? El conflicto es en
general inevitable, pero hay formas de reducirlo--¿sabe cuáles
son? Cuando sucede el conflicto, ¿sabe usted manejarlo de
modo que no se empeore? ¿Sabe cómo menejarlo de modo
que lo proteja de mayores abusos? Debería.
- Trucos que no lo morderán a usted posteriormente: La forma
apropiada de minimizar el impacto de los errores y otros "te
cogí", para no quedar expuesto a la responsabilidad.
Algunas disculpas y medidas de evasión son peores que no
tomar ninguna medida. Sin embargo, no tomar ninguna medida es una
forma peligrosa de vivir. ¿Sabe cómo manejar lo inesperado?
¿Sabe cuando hacer qué y a quién dirigirse
dónde? Si no, eventualmente fracasará--a lo mejor
estrepitosamente.
Maestría
Maestría de la gestión de proyectos: cómo apalancar
su éxito para obtener un mejor trabajo o promocionar su carrera.
Usted debe saber usar su conjunto de habilidades actuales y en desarrollo
junto con su experiencia para moverse hacia arriba. Usted podrá
estar contento con lo que está haciendo pero si su jefe se
va, seguirá usted satisfecho trabajando para un jefe incompetente?
¿Por qué no obtener la promoción usted mismo?
De hecho, por qué no pasar por encima de su jefe hacia mejores
posiciones? O influya--moverse hacia arriba no siempre es tan importante
como tener influencia en la organización Entre más comprenda
cómo ganarse y mantener el respeto de otros, mejor le irá
en su carrera.
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