Cirkulære nr. 123 af 14.august 1987
( Kirkebogsreformcirkulæret )
Cirkulære om folkekirkens og de anerkendte
Trossamfunds ministerialbøger
Efter forhandling med Ministeriet for Kulturelle Anliggende fastsættes følgende :
Almindelige bestemmelser
§ 1. I folkekirken, herunder valgmenighederne og døvemenighederne, og i de anerkendte trossamfund føres der ministerialbøger ( kirkebøger ) efter bestemmelserne i dette cirkulære.
§ 2. I folkekirken føres der ministerialbøger for hvert sogn samt for hver valgmenighed og døvemenighed.
Stk. 2. I de anerkendte trossamfund føres der ministerialbøger for hver anerkendt menighed.
§ 3. I ministerialbøgerne registreres :
1. Fødsler, forældreforhold, navngivelser og navneændringer samt dødsfald, alt i henhold til lovgivningen om anmeldelse af fødsler og dødsfald og børns retsstilling samt om adoption og personnavne. Dette gælder dog ikke i de sønderjyske landsdele.
2. Vielser inden for folkekirken og de anerkendte trossamfund, herunder antagelse og ændring af giftenavn, i henhold til ægteskabslovgivningen og personnavnelovgivningen.
3. Optagelser i og udtrædelser af folkekirken i henhold til lovgivningen om medlemsskab af folkekirken.
4. Kirkelige handlinger efter de regler, der er fastsat herom.
Ministerialbøgernes førelse m.v.
§ 4. Ministerialbøgerne føres i to eksemplarer, der benævnes henholdsvis hovedministerialbogen og kontraministerialbogen. For valgmenighederne og døvemenighederne føres der dog kun kontraministerialbøger over konfirmationer.
§ 5. I folkekirken føres hovedministerialbøgerne af sognepræsten. I sogne, hvor der er ansat to eller flere præster, føres hovedministerialbøgerne af den sognepræst, til hvis stilling forpligtelsen som ministerialbogsfører (kirkebogsfører) er knyttet.
Stk. 2. Til førelse af kontraministerialbøgerne beskikkes en egnet person, der varetager sit hverv under ansvar over for den kirkebogsførende sognepræst. Beskikkelsen foretages af menighedsrådet med tilslutning fra den kirkebogsførende sognepræst. Omfatter et pastorat to eller flere sogne, kan der beskikkes en fælles kontraministerialbogsfører for de pågældende sogne.
Stk. 3. Er der ansat kordegn i sognet, varetager denne førelsen af kontraministerialbøgerne. Såfremt den kirkebogsførende sognepræst ønsker det, varetager kordegnen tillige førelsen af hovedministerialbøgerne. Bestemmelse herom optages i kordegnens regulativ.
Stk. 4. Valgmenighederne og døvemenighedernes ministerialbøger føres af menighedens præst. Ministerialbøgerne ved De Døves Kirke i København føres af menighedens førstepræst.
§ 6. I de anerkendte trossamfund føres hovedministerialbøgerne af menighedens anerkendte præst. Er der to eller flere anerkendte præster for menigheden, føres hovedministerialbøgerne af den anerkendte præst, til hvis stilling forpligtelsen som ministerialbogsfører ( kirkebogsfører ) er knyttet.
Stk. 2. Til førelse af kontraministerialbøgerne beskikkes en egnet person, der varetager sit hverv under ansvar over for den kirkebogsførende anerkendte præst.
§ 7. Som ministerialbøger skal anvendes protokoller dannet af skemaer, der er godkendt af Kirkeministeriet. Bladene i hoved- og kontra-ministerialbogen skal have samme fortløbende nummerering og være gennemtrukket med en snor. Indbindingen skal være af solid kvalitet og bindet være forsynet med påtrykt ( ikke påklæbet ) rygtitel.
§ 8. Inden en ministerialbog tages i brug, skal den autoriseres. Autorisation meddeles for så vidt angår folkekirken – herunder døve-menighedernes og valgmenighedernes – ministerialbøger af provsterne og for så vidt angår de anerkendte trossamfunds ministerialbøger af landsarkiverne.
§ 9. Til førelse af ministerialbøgerne skal anvendes fyldepen eller kuglepen. Der må kun benyttes blæk og kuglepenne, som er godkendt af Kirkeministeriet. Ændringer og rettelser sker ved overstregning og anmærkning. Der må ikke raderes eller anvendes kemiske midler.
§ 10. Den kirkebogsførende præst/kordegn skal efterkomme de forskrifter, der fastsættes om afgivelse af indberetninger til borgerlige myndigheder og om afgivelse af meddelelser ( tilbagemeldinger ) til andre ministerialbogsførere.
§ 11. Hovedministerialbøgerne og kontraministerialbøgerne skal konfereres med hinanden mindst hvert år. I sogne med over 1.500 indbyggere og i menigheder med over 1.500 medlemmer skal konferering af ministerialbøger dog ske mindst hvert halve år. Efter stedfunden konferering forsyner den kirkebogsførende præst begge eksemplarer af ministerialbøgerne med påtegning herom.
Stk. 2. Valgmenighedspræsterne og døvepræsterne skal mindst hvert år foretage et kontrolgennemsyn af de skete ministerialbogstilførsler. Efter foretaget gennemsyn forsyner præsten ministerialbogen med påtegning herom.
§ 12. Fejl i ministerialbøgerne, der opdages under indskrivningen eller senest ved den i § 11, stk. 1, omtalte konferering eller det i § 11, stk. 2, omtalte gennemsyn kan berigtiges af ministerialbogsføreren under forudsætning af, at fejlen er klart dokumenteret. I alle andre tilfælde kan rettelse kun ske med tilladelse fra Kirkeministeriet.
§ 13. Udgiften til anskaffelse af ministerialbøger afholdes af menighedens midler.
Stk. 2. Udgifterne til fremstilling og distribution af anmeldelsesformularer og attestblanketter afholdes af statskassen.
Opbevaring af ministerialbøgerne
§ 14. Hovedministerialbøgerne, herunder valgmenighedernes og døvemenighedernes ministerialbøger, jf. dog stk. 2, opbevares i muret brandsikker boks eller et brandsikkert skab.
Stk. 2. Kontraministerialbøgerne, herunder valgmenighedernes og døvemenighedernes kontraministerialbøger over konfirmationer, må ikke om natten opbevares under samme tag som hovedministerialbøgerne, med mindre tilsynet, jf. § 16, stk. 1, og § 17, stk. 1, tillader det.
§ 15. Ødelægges eller bortkommer en ministerialbog, må ministerialbogsføreren omgående indberette dette til tilsynet og sørge for, at ministerialbogen snarest muligt rekonstrueres. Udgiften hertil afholdes af menighedens midler.
Tilsynet med ministerialbøgerne
§ 16. Udførelsen af hvervet som ministerialbogsfører i folkekirken, herunder valgmenighederne og døvemenighederne, står under tilsyn af provsten og under overtilsyn af biskoppen.
Stk. 2. Provsten skal foretage eftersyn af sognemenighedernes ministerialbøger mindst hvert andet år og af valgmenighedernes og døvemenighedernes ministerialbøger mindst hvert femte år.
Stk. 3. I hvert års januar måned afgiver provsten indberetning til biskoppen om de eftersyn, der er foretaget i det foregående år. I tilfælde, hvor omstændighederne taler derfor, skal indberetning dog afgives straks.
§ 17. Udførelsen af hvervet som ministerialbogsfører i de anerkendte trossamfund står under tilsyn af landsarkivet og under overopsyn af Rigsarkivet.
Stk. 2. Landsarkivet skal foretage eftersyn af ministerialbøgerne mindst hvert femte år.
Stk. 3. I hvert års januar måned afgiver landsarkivet indberetning til Rigsarkivet om de eftersyn, der er foretaget i det foregående år. I tilfælde, hvor omstændighederne taler derfor, skal indberetning dog afgives straks.
§ 18. Ved eftersynet påses det, om ministerialbøgerne er ført i overensstemmelse med gældende regler og opbevares under forsvarlige forhold, samt om kirkebogsarkivalier er anbragt på hensigtsmæssig og betryggende måde.
Aflevering af ministerialbøger
§ 19. Hovedministerialbøgerne, herunder valgmenighedernes og døvemenighedernes ministerialbøger, jf. dog stk. 2, afleveres til landsarkivet, når der er forløbet 100 år, efter at de er udskrevet.
Stk. 2. Folkekirkens kontraministerialbøger samt valgmenighedernes og døvemenighedernes kontraministerialbøger over konfirmationer afleveres til landsarkivet, når der er forløbet 30 år, efter at de er udskrevet.
Stk. 3. De anerkendte trossamfunds kontraministerialbøger afleveres til landsarkivet, så snart de er udskrevet.
§ 20. Kontraministerialbøgerne skal inden afleveringen til landsarkivet omhyggeligt konfereres med hovedministerialbøgerne for så vidt angår alle rettelser og supplerende tilførsler, der er foretaget i tiden efter den almindelige konferering, jf. § 11, stk. 1. Når den afsluttende konferering har fundet sted, forsyner den kirkebogsførende præst begge eksemplarer af ministerialbøgerne med påtegning herom.
§ 21. Kassation og aflevering af kirkebogsarkivalier sker efter de regler, der er fastsat herom.
§ 22. Tilbagekaldes en valgmenigheds anerkendelse, afleveres dens ministerialbøger med arkivmateriale til den kirkebogsførende præst i det sogn, hvor menigheden har haft sit hjemsted.
Stk. 2. Opløses en menighed inden for et anerkendt trossamfund, afleveres dens hoved- og kontra-ministerialbøger straks til landsarkivet tillige med de kirkebogsarkivalier, som ikke må kasseres.
Udfærdigelse af attester og udskrifter
§ 23. Attester efter ministerialbøgerne skal udfærdiges på blanketter, som er godkendt af Kirkeministeriet, og med det til enhver tid foreskrevne indhold. Attester udstedes i almindelighed på grundlag af hovedministerialbogen.
Stk. 2. I de sønderjyske landsdele, hvor kun ministerialbogstilførsler om vielser har borgerlig gyldighed, skal der til attestation af dåb benyttes en særlig blanket.
§ 24. Udskrifter af ministerialbøgerne skal indeholde en bogstavret afskrift af hele tilførslen. Udskrifter til offentlig brug skal tillige angive stedfundne rettelser i tilførslen. I stedet for en udskrift kan såvel offentlig som privat brug udfærdiges en attesteret fotokopi af tilførslen.
§ 25. Attester og udskrifter underskrives af den kirkebogsførende præst, jf. § 5, stk. 1 og 4, og § 6, stk. 1, og forsynes med embedsstempel.
Stk. 2. I de sogne i folkekirken, hvor der er ansat kordegn, kan den kirkebogsførende sognepræst bemyndige denne til på sine vegne at underskrive attester og udskrifter.
Kapitel 7
Rekvisition af attester og udskrifter
§ 26. De ministerialbøger, der beror hos ministerialbogsføreren, jf. § 19, er ikke offentligt tilgængelige.
§ 27. Enhver kan rekvirere attester efter eller udskrifter af tilførsler vedrørende personer, som på tidspunktet for rekvisitionen er eller ville være fyldt 110 år. For så vidt angår tilførsler om vielser regnes fristen fra den yngste af parternes fødsel.
§ 28. Attester efter eller udskrifter af tilførsler vedrørende personer, som ikke er eller ikke ville være fyldt 110 år, må kun udstedes, når begæring herom er fremsat af :
1. En offentlig myndighed.
2. Den, hvem tilførslen angår. For ugifte personer under 18 år kan begæringen fremsættes af en forældrene. Er den, hvem tilførslen angår, umyndig, kan begæringen tillige fremsættes af værgen. Er den pågældende afgået ved døden, kan begæringen fremsættes af en ægtefælle, forældre eller efterkommere, der er over 18 år, samt af den, der som indehaver af forældremyndigheden over eller værge for efterkommere varetager disses interesser. Er den, hvem tilførslen angår, umyndig, må en begæring fra den pågældende selv efterkommes, når han/hun må antages at være i besiddelse af den fornødne modenhed til at blive bekendt med indholdet af tilførslen. Spørgsmålet om den fornødne modenhed vil især være af betydning, hvor rekvirenten er født uden for ægteskab eller er adopteret. I sådanne og lignende tilfælde bør den pågældende til belysning af, om begæringen bør efterkommes, afkræves en nærmere forklaring om, hvorfor der ønskes kendskab til tilførslen. Attest eller udskrift vedrørende et barn, der er bortadopteret, kan ikke rekvireres af barnets biologiske forældre.
3.Den, der har fuldmagt til at rekvirere den pågældende attest eller udskrift fra en person, som i henhold til de under pkt. 2 nævnte regler er berettiget til at rekvirere attesten eller udskriften. En fuldmagt må for at betragtes som fyldestgørende indeholde en nøje angivelse af, hvilke attester m.v. der kan rekvireres.
4. En advokat, der ved fremlæggelse af bevilling eller beskikkelse legitimerer sig som executor testamenti, medhjælper for skifteretten eller som beskikket til udførelse af en offentlig eller beneficeret sag, samt endvidere en advokat, der skriftligt erklærer at have den fornødne bemyndigelse til at indhente attesten eller udskriften fra en med navn og adresse betegnet person, som er rette vedkommende.
5. Den, der ønsker attester eller udskrifter til retlig brug, herunder navneforandring og navnerettelse. Rekvirenten må nærmere redegøre for, at han/hun har en retlig interesse i at erhverve de ønskede attester eller udskrifter.
6. Den, der har opnået Kirkeministeriets tilladelse til at rekvirere attesten eller udskriften.
Stk. 2. Den, der ved personlig henvendelse fremsætter begæring om attester eller underskrifter, skal legitimere sig, med mindre vedkommende er ministerialbogsføreren personlig bekendt.
Stk. 3. Tvivlsspørgsmål med hensyn til rekvisition af attester og udskrifter forelægges Kirkeministeriet til afgørelse.
§ 29. Ministerialbogsføreren kan give skriftlig eller mundtlig oplysning om indholdet af en tilførsel, som den pågældende rekvirent efter reglerne i §§ 27 og 28 har ret til at få attest efter eller udskrift af.
§ 30. Angående attestudstedelse m.v. efter de ministerialbøger, der opbevares i landsarkiverne, samt om disse ministerialbøgers tilgængelighed henvises til de bestemmelser herom, som er fastsat af Ministeriet for Kulturelle Anliggender, jf. cirkulære nr. 47 af 10.marts 1976, der er aftrykt som bilag til dette cirkulære.
Ikrafttrædelse m.v.
§ 31. Cirkulæret træder i kraft den 1.januar 1988.
Stk. 2. Følgende bestemmelser ophæves :
Kirkeministeriet
Bilag 1
Ministeriet for Kulturelle Anliggenders cirkulære nr. 47 af 10.marts 1976 om attestudstedelse m.v. efter de i landsarkiverne opbevarede ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger samt om disses tilgængelighed.
(udelades her)